Diese Geschäftsunterlagen können Anfang 2015 entsorgt werden

Trotz dem Trend zum papierlosen Büro gibt es immer noch hinreichend Geschäftsunterlagen, die für bestimmte Zeiträume aufbewart werden müssen. Dabei gelten für die Aufbewahrung von E-Mails dieselben Aufbewahrungsvorschriften wie für Unterlagen in Papierform. Entscheidend ist immer der Inhalt der E-Mails.

Für Sie als Steuerverantwortlichen sind im Wesentlichen zwei Aufbewahrungsfristen wichtig, die 6- und die 10-jährige Aufbewahrungsfrist.

6-jährige Aufbewahrungsfrist:

  • Empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben (Durchschriften/Kopien)
    der abgesandten Handelsbriefe (z. B. Angebote)
  • Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen (z. B. Preisverzeichnisse)
  • Lohnkonto nebst dazugehörigen Belegen
  • Lohnabrechnungsunterlagen und Lohnlisten

10-jährige Aufbewahrungsfrist:

  • Bilanzen
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnungen
  • Bücher
  • Aufzeichnungen
  • Aufzeichnungs- und Buchungsbelege
  • Unterlagen, die Zollerklärungen beizufügen waren
Art der UnterlagenIn 2015 zu entsorgende
Unterlagen aus dem Jahr:
A 
Abkürzungsverzeichnis (erklärend)2004
Abrechnungsunterlagen2004
Abschlagszahlungen2004
Abschlussbuchungsbelege2004
Abschlusskonten2004
Abschlussrechnungen2004
Abschreibungsunterlagen2004
Abtretungserklärungen2008
Akkordunterlagen2004
Akkreditive2008
Aktenvermerke2008
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse2008
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung2004
Angebote (erhaltene und Kopien versandter)2008
Angestelltenversicherung (Belege)2004
Anlageninventare2004
Anlagenkartei2004
Anlagenverzeichnis2004
Anleihen2008
Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen2008
Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich)2008
Arbeitnehmersparzulage (Verträge)2008
Arbeitsanweisungen2004
Auftragsbestätigungen2008
Auftragsbücher2008
Auftragskostenbelege2004
Auftragszettel2004
Aufzeichnungen2004
Ausfuhrunterlagen2008
Ausgangsrechnungen2004
Ausschusslisten als Buchungsbelege2004
Außendienstabrechnungen2004
Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege)2008
Außenhandelsunterlagen2008
Auszahlungsbelege2004
B 
Bahnabrechnungen2004
Bahnfrachtbriefe2008
Bankbelege2004
Bankbürgschaften2008
Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen2004
Bauakten2004
Baugenehmigungen2004
Beförderungspapiere2008
Beherrschungsverträge2004
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger2004
Belege2004
Bestandsberichtigungen2004
Bestandsverzeichnisse2004
Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter)2008
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen2004
Betriebskostenrechnungen2004
Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege)2004
Betriebsprüfungsberichte2008
Bewertungsunterlagen2004
Bewirtungsunterlagen2004
Bilanzbücher2004
Bilanzen (Jahresbilanzen)2004
Bilanzkonten2004
Bilanzunterlagen2004
Bons2004
Bruttolohnlisten2008
Bruttolohnsammelkarten2008
Buchführungsprogramme2004
Buchführungsunterlagen2004
Buchungsbelege2004
Buchungsprotokolle für die EDV2004
Buchungsunterlagen2004
Bürgschaftsunterlagen2008
C 
Carnet-Zolldokumente2008
Clearingauszüge2008
Clearing-Belege2004
Computerausdrucke mit Buchungsdaten2004
COM-Verfahrensbeschreibungen2004
D 
Darlehenskonto2004
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)2008
Datensicherungen2004
Dauerauftragsunterlagen2008
Dauervorschüsse2004
Debitorenkonten2004
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen)2004
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)2004
Depotbestätigungen2004
Depotbücher2004
Devisenunterlagen2008
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV2004
Dubiosenbücher2004
E 
EDV-Journal2004
Effektenbuch2004
Effektenkassenquittungen2004
Einfuhrunterlagen2008
Eingangsrechnungen2004
Eingangsüberweisungsträger2008
Einheitswertunterlagen2008
Einkaufsbücher2004
Einnahmenüberschussrechnung2004
Einzahlungsbelege2004
Energieverbrauchsunterlagen2008
Erlösjournale2004
Eröffnungsbilanzen2004
Ersatzkassenunterlagen2008
Exportunterlagen2008
Expressauslieferungsbücher2004
F 
Fahrtenbücher2004
Fahrtkostenerstattungen2004
Fakturierjournale2004
Fernschreiben (Handelsbriefe)2008
Feuerversicherungsunterlagen2008
Finanzberichte2004
Frachtbriefe2008
Frachtunterlagen2008
Freistemplerabrechnungen2004
Fürsorgeunterlagen2008
G 
Gebrauchsmusterunterlagen2008
Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg)2004
Gehaltskonten2008
Gehaltslisten2004
Gehaltsquittungen2004
Gehaltsvorschusskonten2004
Geschäftsberichte2004
Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften)2008
Geschenknachweise2008
Gesellschaftsverträge2004
Gewährleistungsverpflichtungen2008
Gewerbesteuerunterlagen2008
Gewinn- und Verlustrechnung2004
Gewinnabführungsverträge2004
Grundbuchauszüge2004
Grundlohnlisten2004
Gutschriftanzeigen2004
H 
Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen2004
Handelsbilanz2004
Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften)2008
Handelsbücher2004
Handelsregisterauszüge2008
Hauptabschlussübersicht2004
Hauptbücher und -karteien2004
Hypothekenpfandbriefe2008
I 
Importrechnungen2004
Importunterlagen2008
Inkassobücher2004
Inventare2004
Inventurunterlagen2004
Investitionsabrechnungen2008
J 
Jahresabschlüsse2004
Jahresabschlusslisten2004
Jahreskontoblätter2004
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent2004
Jubilarfeierunterlagen2004
Jubiläumsunterlagen2004
K 
Kalkulationsunterlagen2008
Kapitalerhöhungsunterlagen2008
Kapitalverkehrsteuerunterlagen2008
Kassenberichte2004
Kassenbücher u. -blätter2004
Kassenzettel (Buchungsunterlage)2004
Kaufverträge2008
Kilometergeldabrechnungen2004
Kommissionslisten2008
Konnossemente2008
Kontenpläne/Kontenplanänderungen2004
Kontenregister2004
Kontoauszüge2004
Kontokorrentbücher2004
Kostenartenpläne2004
Kostenstellenpläne2008
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage)2004
Kostenvoranschläge2008
Kreditorenkonten2004
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf)2008
Kurzarbeitergeldanträge2008
Kurzarbeitergeldlisten2008
L 
Ladescheine2004
Lageberichte2004
Lagerbuchführungen2004
Lagerprotokolle2008
Leasingunterlagen2008
Leergutabrechnungen2008
Lieferscheine2004
Lizenzunterlagen2004
Lohnbelege2004
Lohnlisten2004
Lohnsteuerunterlagen2004
Lohnunterlagen2008
Lohnvorschusskonten2004
Luftfrachtbriefe2008
M 
Magnetbänder (mit Buchfunktion)2004
Mahnbescheide2008
Mahnungen2008
Maklerschlussnoten2008
Materialabrechnungen2004
Materialentnahmescheine2008
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)2008
Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung2004
Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen2008
Montageversicherungsakten2004
Mutterschaftsgeldunterlagen2004
N 
Nachkalkulationen2004
Nachnahmebelege2004
Nebenbücher2004
Nettolohnlisten2004
Nutzflächenermittlung2004
O 
Obligationen2008
Offene-Posten-Listen2004
Orderpapiere2008
Organschaftsabrechnungen2004
Organschaftsverträge2004
P 
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)2008
Patentunterlagen2008
Pensionsrückstellungsunterlagen2004
Pensionszahlungen2004
Pfandleihbücher2004
Pfändungsunterlagen2004
Portokassenbücher2004
Postaufträge2008
Postbankauszüge2004
Postbankbelege2004
Postscheckbelege2004
Preislisten2008
Preisvereinbarungen2008
Privatentnahmebelege2004
Proteste (Scheck, Wechsel)2008
Protokolle2004
Provisionsabrechnungen2004
Prozessakten2004
Q 
Qualitätsberichte2008
Quittungen2004
R 
Rechnungen2004
Rechnungsabgrenzungsermittlung2004
Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer / für Unternehmer2004
Rentenversicherungsnachweise2008
Repräsentationskosten2004
Rückstellungsunterlagen2004
Rückwareneingangsjournale2008
S 
Sachanlagevermögenskarteien2004
Sachkonten2004
Saldenbestätigungen2004
Saldenbilanzen2004
Schadensmeldungen und -unterlagen2008
Scheck- und Wechselunterlagen2008
Scheckbestandsaufnahmen2004
Schecks2008
Schriftwechsel2008
Schuldtitel2004
Sicherungsübereignungen2008
Skontounterlagen2004
Sozialpläne2008
Sozialversicherungsbeitragskonten2004
Sparprämienanträge2008
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung2004
Spendenbescheinigungen2004
Steuerbescheide und -erklärungen2004
Steuerunterlagen2004
Stornobelege2004
T 
Teilzahlungsbelege2008
Telefonkostennachweise2004
Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege)2008
Testate als Bilanzteil2004
Transportschadenunterlagen2008
Transportversicherungsanmeldungen2008
U 
Überstundenlisten2008
Überweisungsbelege2004
Umbuchungsbelege2004
Umsatzsteuervergütungen2004
Umsatzsteuervoranmeldungen2004
Unfallversicherungsunterlagen2008
Unternehmerlohnverrechnungen2008
Urlaubslisten für Rückstellungen2004
V 
Valuta-Belege2004
Verbindlichkeiten2004
Verfrachtungsaufträge2008
Verkaufsbücher, -journale2004
Vermögensteuerunterlagen2008
Vermögensverzeichnis2004
Vermögenswirksame Leistungen2008
Verpfändungsunterlagen2004
Verrechnungskonten2004
Verrechnungspreisunterlagen2004
Versand- und Frachtunterlagen2008
Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege2004
Versicherungspolicen2008
Versteigerungsunterlagen2008
Verträge2008
Vertreterunterlagen2008
Verwahrungsbücher für Wertpapiere2004
Viehregister2004
Vollmachten (Urkunden)2008
Vollständigkeitserklärungen2004
Vorschusskonten2004
Vorschusslisten als Buchungsbelege2004
W 
Währungsforderungen2004
Warenbestandsaufnahmen2004
Wareneingangs- und -ausgangsbücher2004
Warenverkehrsbescheinigungen2008
Wechsel2008
Wechsel als Buchungsbeleg2004
Wechselbuch2004
Wechselobligation2004
Weihnachtsgratifikation2004
Werbegeschenknachweise2004
Werbekosten, Belege über2004
Werksrentenanträge2008
Werkstattabrechnungen2004
Werkzeugkosten, Belege über2004
Werkzeugregister als Inventar2004
Wertberichtigungen2004
Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen2004
Wertpapierkurse als Buchungsbelege2004
Wohnungsbauunterlagen2004
Z 
Zahlungsanweisungen/-belege2004
Zahlungsträger2004
Zeichnungsvollmachten2008
Zessionen2008
Zinsabrechnungen2004
Zinsberechnungen als Buchungsbeleg2004
Zinsberechnungsunterlagen2008
Zollbelege2008
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer2004
Zuschüsse des Arbeitgebers2004
Zustellungsquittungen2008
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres)2004

Wann die Aufbewahrungsfrist zu laufen beginnt
Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer am Ende des Kalenderjahrs, in dem sich der dokumentierte Geschäftsvorfall zugetragen hat. Dies bedeutet: Ab Januar 2015 können Sie an sich alle Geschäftsdokumente vernichten, die aus dem Jahr 2004 oder früher stammen.

Jedoch Vorsicht:
Ausschlaggebend ist der Ablauf des Jahres, in dem Sie beispielsweise die letzte Eintragung in den Geschäftsbüchern vorgenommen, die Bilanz erstellt, den Geschäfts- oder Handelsbrief empfangen haben oder sonstige Unterlagen entstanden sind.

Beispiel: Im März 2005 haben Sie die Bilanz für das Jahr 2004 erstellt. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist begann mit Ablauf des Jahres 2005. Die Bilanz für das Jahr 2004 dürfen Sie also frühestens 2016 entsorgen.

Wann dürfen Sie Geschäftsunterlagen überhaupt nicht vernichten
Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind

  • für eine bereits begonnene Außenprüfung,
  • für bereits anhängige Steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder
  • für die Begründung der Anträge an das Finanzamt,
  • für den Nachweis zu Anträgen bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.