Welche geschäftlichen Unterlagen können 2018 in den Papierkorb?

Unternehmer können ab 1.1.2018 wieder Platz schaffen und endlich einen Teil ihrer Steuerbelege aus grauer Vorzeit schreddern.


Jeder Kaufmann ist allerdings verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dabei unterscheidet man Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren.

Folgende Unterlagen können ab 01.01.2018 vernichtet werden:

  • Aufzeichnungen aus 2007 und früher
  • Inventare, die bis zum 31.12.2007 aufgestellt worden sind
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2007 oder früher aufgestellt worden sind
  • Buchungsbelege aus dem Jahre 2007 oder früher
  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien abgesendeter Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2011 oder früher empfangen bzw. versandt wurden
  • Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2011 oder früher

Hierbei ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfristen nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen beginnen. Die Frist beginnt vielmehr erst nach Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung oder Änderung im betreffenden Dokument vorgenommen wurde. Klären Sie daher vorab den Zeitpunkt der letzen Eintragung bevor Sie Unterlagen dem Reiswolf zuführen. Hiernach addieren Sie die Aufbewahrungsfrist ab dem folgenden Kalenderjahr.

Beispiel: In der Buchführung 2015 wurden letztmals im März 2017 Umbuchungen vorgenommen. Wann endet die Aufbewahrungspflicht für diese Steuerunterlagen des Jahres 2015?

   6-jährige Aufbewahrungspflicht   10-jährige Aufbewahrungspflicht 
 Beginn der Frist  31.12.2017  31.12.2017
 Ende der Frist  31.12.2023  31.12.2027
 Erlaubte Entsorgung ab  01.01.2024  01.01.2028

Um böse Überraschungen bei einer späteren Betriebsprüfung auszuschließen, sollten Sie größere Aktenvernichtungen am besten immer vorab mit Ihrem Steuerberater besprechen.

Ab 01. Januar 2018 können die Unterlagen der folgenden Jahrgänge vernichtet werden ê       

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist ê       

 

A

 

Abbaumeldungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Abfallsammelmeldungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Abhängigkeitserklärungen 10 Jahre    2007 
Abkürzungsverzeichnis (erklärend) 10 Jahre    2007 
Ablaufdiagramme (wenn zur Buchführung erforderlich) 10 Jahre    2007 
Abrechnungsübersichten   0 Jahre  
Abrechnungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Abschlagszahlungen 10 Jahre    2007 
Abschlussbuchungsbelege 10 Jahre    2007 
Abschlusskonten 10 Jahre    2007 
Abschlussrechnungen 10 Jahre    2007 
Abschreibungsunterlagen 10 Jahre    2007 
Abtretungserklärungen (nach Erledigung)   6 Jahre    2011 
Abwertungsbelege 10 Jahre    2007 
Akkordunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Akkreditive   6 Jahre    2011 
Aktenregister (allgemein)   0 Jahre  
Aktenvermerke   6 Jahre    2011 
Aktenvermerke (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse   6 Jahre    2011 
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10 Jahre    2007 
Angebote (mit Folgeauftrag)   6 Jahre    2011 
Angebote (ohne Folgeauftrag)   0 Jahre  
Angestelltenversicherung Belege (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Anhang (zum Jahresabschluss) 10 Jahre    2007 
Anlageninventare 10 Jahre    2007 
Anlagenkartei 10 Jahre    2007 
Anlagenunterhaltungskosten (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Anlagenverzeichnis 10 Jahre    2007 
Anlagevermögensbücher und -karteien 10 Jahre    2007 
Anleihebücher 10 Jahre    2007 
Anleihen   6 Jahre    2011 
Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen   6 Jahre    2011 
Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich)   6 Jahre    2011 
Anzahlungsunterlagen   6 Jahre    2011 
Arbeitgeberzuschusskarten   6 Jahre    2011 
Arbeitnehmersparzulage (Verträge)   6 Jahre    2011 
Arbeitsaufträge   0 Jahre  
Arbeitsplatzbeschreibungen   0 Jahre  
Auftragsbestätigungen   6 Jahre    2011 
Auftragsbücher   6 Jahre    2011 
Auftragseingangs- und Bestandslisten   0 Jahre  
Auftragskostenbelege 10 Jahre    2007 
Auftragszettel 10 Jahre    2007 
Aufzeichnungen 10 Jahre    2007 
Ausfuhrunterlagen   6 Jahre    2011 
Ausgangsrechnungen 10 Jahre    2007 
Aushänge   0 Jahre  
Auskunftsunterlagen   0 Jahre  
Ausschusslisten (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Außendienstabrechnungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Außendienstabrechnungen (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2011 
Außenhandelsunterlagen   6 Jahre    2011 
Auszahlungsbelege 10 Jahre    2007 
B    
Bahnabrechnungen 10 Jahre    2007 
Bahnfrachtbriefe   6 Jahre    2011 
Bankbelege 10 Jahre    2007 
Bankbürgschaften   6 Jahre    2011 
Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen 10 Jahre    2007 
Bauantragskostenkostennachweise   6 Jahre    2011 
Baubeschreibungen   6 Jahre    2011 
Baubücher (Inventurunterlage) 10 Jahre    2007 
Baugenehmigungen   6 Jahre    2011 
Beförderungspapiere   6 Jahre    2011 
Beherrschungsverträge (nach Beendigung) 10 Jahre    2007 
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Belege, soweit Buchungsbeleg (Offene-Posten-Buchhaltung) 10 Jahre    2007 
Bestandsberichtigungen 10 Jahre    2007 
Bestandsermittlungen (Inventurunterlage) 10 Jahre    2007 
Bestandsverzeichnisse 10 Jahre    2007 
Bestellungen   6 Jahre    2011 
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen 10 Jahre    2007 
Betriebskostenabrechnung (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2011 
Betriebskostenrechnungen 10 Jahre    2007 
Betriebskrankenkasse (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Betriebsprüfungsberichte   6 Jahre    2011 
Betriebsratsangelegenheiten   0 Jahre  
Betriebsunfallunterlagen   6 Jahre    2011 
Bewertungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Bewirtungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Bilanzbücher 10 Jahre    2007 
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 Jahre    2007 
Bilanzkonten 10 Jahre    2007 
Bilanzprotokolle für die EDV 10 Jahre    2007 
Bilanzunterlagen 10 Jahre    2007 
Bons 10 Jahre    2007 
Börsenaufträge   6 Jahre    2011 
Bruttoerlösnachweise   6 Jahre    2011 
Bruttolohnlisten   6 Jahre    2011 
Bruttolohnsammelkarten   6 Jahre    2011 
Bruttolohnstreifen   6 Jahre    2011 
Buchführungsprogramme 10 Jahre    2007 
Buchführungsunterlagen 10 Jahre    2007 
Buchungsanweisungen 10 Jahre    2007 
Buchungsbelege 10 Jahre    2007 
Buchungsprotokolle für die EDV 10 Jahre    2007 
Buchungsunterlagen 10 Jahre    2007 
Budget und Budgetunterlagen   0 Jahre  
Bürgschaftsunterlagen   6 Jahre    2011 
C    
Carnet-Zolldokumente   6 Jahre    2011 
Clearingauszüge   6 Jahre    2011 
Clearing-Belege 10 Jahre    2007 
Code-Pläne zum Verständnis der Buchführung 10 Jahre    2007 
Codierungslisten 10 Jahre    2007 
Computerausdrucke mit Buchungsdaten 10 Jahre    2007 
COM-Verfahrensbeschreibungen 10 Jahre    2007 
CpD-Konto (Conto-pro-Diverse) 10 Jahre    2007 
D    
Darlehenskonto 10 Jahre    2007 
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)   6 Jahre    2011 
Darlehensverträge (nach Vertragsablauf)   6 Jahre    2011 
Datensicherungen 10 Jahre    2007 
Dauerauftragsunterlagen   6 Jahre    2011 
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) 10 Jahre    2007 
Dauervorschüsse 10 Jahre    2007 
Debitorenkonten 10 Jahre    2007 
Debitorenlisten (wenn Bilanzunterlage) 10 Jahre    2007 
Deklarationen (wenn Versandunterlage)   6 Jahre    2011 
Depotauszüge 10 Jahre    2007 
Depotbestätigungen 10 Jahre    2007 
Depotbücher 10 Jahre    2007 
Deputatunterlagen   6 Jahre    2011 
DIN-Blätter   0 Jahre  
Devisenunterlagen   6 Jahre    2011 
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV 10 Jahre    2007 
Doppelbesteuerungsunterlagen   6 Jahre    2011 
Dubiosenbücher 10 Jahre    2007 
E    
Edelmetallbestände 10 Jahre    2007 
Edelmetallumsätze 10 Jahre    2007 
EDV-Journal 10 Jahre    2007 
Effektenbuch 10 Jahre    2007 
Effektenkassenquittungen 10 Jahre    2007 
Eichaufnahmen   6 Jahre    2011 
Eidesstattliche Versicherungen   6 Jahre    2011 
Einfuhrunterlagen   6 Jahre    2011 
Eingangsrechnungen 10 Jahre    2007 
Eingangsüberweisungsträger   6 Jahre    2011 
Eingliederungsverträge 10 Jahre    2007 
Einheitswertunterlagen   6 Jahre    2011 
Einkaufsbücher 10 Jahre    2007 
Einnahmenüberschussrechnung 10 Jahre    2007 
Einzahlungsbelege 10 Jahre    2007 
Energieverbrauchsunterlagen   6 Jahre    2011 
Erlösjournale 10 Jahre    2007 
Erlösstatistiken   0 Jahre  
Eröffnungsbilanzen 10 Jahre    2007 
Ersatzkassenunterlagen   6 Jahre    2011 
Essensmarkenabrechnungen (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2011 
Eventualverbindlichkeiten 10 Jahre    2007 
Exportunterlagen   6 Jahre    2011 
Expressauslieferungsbücher 10 Jahre    2007 
F    
Fahrtenbücher 10 Jahre    2007 
Fahrtkostenerstattungen 10 Jahre    2007 
Fakturierjournale 10 Jahre    2007 
Fehlerjournale (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung 10 Jahre    2007 
Fernschreiben (Handelsbriefe)   6 Jahre    2011 
Feuerversicherungsunterlagen   6 Jahre    2011 
Finanzberichte   6 Jahre    2011 
Frachtbriefe   6 Jahre    2011 
Frachttarife   0 Jahre  
Frachtunterlagen   6 Jahre    2011 
Freistellungsauftrag für Kapitalerträge   6 Jahre    2011 
Freistempelabrechnungen 10 Jahre    2007 
Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) 10 Jahre    2007 
Fürsorgeunterlagen   6 Jahre    2011 
G    
Garantiekarten, Garantiescheine   0 Jahre  
Gebrauchsanweisungen   0 Jahre  
Gebrauchsmusterunterlagen   6 Jahre    2011 
Gehaltsabrechnungen und -bücher (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Gehaltskonten   6 Jahre    2011 
Gehaltslisten 10 Jahre    2007 
Gehaltsquittungen 10 Jahre    2007 
Gehaltsvorschusskonten 10 Jahre    2007 
Gemeinkostenverteilungsschlüssel   6 Jahre    2011 
Gemeinkostenzusammenstellungen   6 Jahre    2011 
Geschäftsberichte 10 Jahre    2007 
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen u. Gutschriften)   6 Jahre    2011 
Geschenknachweise   6 Jahre    2011 
Gesellschaftsverträge 10 Jahre    2007 
Gewährleistungsverpflichtungen   6 Jahre    2011 
Gewerbesteuerunterlagen   6 Jahre    2011 
Gewinn- und Verlustrechnung 10 Jahre    2007 
Gewinnabführungsverträge 10 Jahre    2007 
Gewinnfeststellungen   6 Jahre    2011 
Grundbuchauszüge 10 Jahre    2007 
Grundbücher 10 Jahre    2007 
Grundlohnlisten 10 Jahre    2007 
Grundstücksunterlagen   6 Jahre    2011 
Grundstücksverzeichnis (wenn Inventar) 10 Jahre    2007 
Gutschriftanzeigen, Gutschriften 10 Jahre    2007 
H    
Haftungsverhältnisunterlagen (Bilanzunterlagen) 10 Jahre    2007 
Handelsbilanz 10 Jahre    2007 
Handelsbriefe (außer Rechnungen u. Gutschriften)   6 Jahre    2011 
Handelsbücher 10 Jahre    2007 
Handelsregisterauszüge   6 Jahre    2011 
Hauptabschlussübersicht 10 Jahre    2007 
Hauptbücher und -karteien 10 Jahre    2007 
Hauptbuchkonten 10 Jahre    2007 
Hauptversammlung (z.B. Beschlüsse) 10 Jahre    2007 
Hinterlegungsanträge   6 Jahre    2011 
Hinterlegungsscheine   6 Jahre    2011 
Hypothekenbriefe   6 Jahre    2011 
Hypothekenpfandbriefe   6 Jahre    2011 
I    
Importrechnungen 10 Jahre    2007 
Importunterlagen (Einfuhrbelege)   6 Jahre    2011 
Inkassobücher 10 Jahre    2007 
Inkassokarteien   6 Jahre    2011 
Inkassoquittungen 10 Jahre    2007 
Interne Berichte   0 Jahre  
Inventare (Bilanzunterlagen) 10 Jahre    2007 
Inventurunterlagen 10 Jahre    2007 
Investitionsabrechnungen   6 Jahre    2011 
Investitionsanträge   0 Jahre  
Investitionszulagenunterlagen   6 Jahre    2011 
J    
Jahresabschlüsse 10 Jahre    2007 
Jahresabschlusserläuterungen 10 Jahre    2007 
Jahresabschlusslisten 10 Jahre    2007 
Jahreskontoblätter 10 Jahre    2007 
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Jubilarfeierunterlagen 10 Jahre    2007 
Jubiläumsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
K    
Kalkulationsunterlagen   6 Jahre    2011 
Kantinenunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Kapitalerhöhungsunterlagen   6 Jahre    2011 
Kapitalverkehrsteuerunterlagen   6 Jahre    2011 
Kassenberichte 10 Jahre    2007 
Kassenbücher u. -blätter 10 Jahre    2007 
Kassenstreifen   6 Jahre    2011 
Kassenzettel (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Kassenzettel (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2011 
Kaufverträge   6 Jahre    2011 
Kilometergeldabrechnungen 10 Jahre    2007 
Kommissionslisten   6 Jahre    2011 
Konnossemente   6 Jahre    2011 
Konsignationsunterlagen   6 Jahre    2011 
Kontenpläne / Kontenplanänderungen 10 Jahre    2007 
Kontenregister 10 Jahre    2007 
Kontenübersichten (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Kontoauszüge 10 Jahre    2007 
Kontokorrentbücher 10 Jahre    2007 
Konzernabschlüsse 10 Jahre    2007 
Kostenartenpläne 10 Jahre    2007 
Kostenstellenpläne   6 Jahre    2011 
Kostenstellenstatistiken   0 Jahre  
Kostenträgerrechnung   6 Jahre    2011 
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) 10 Jahre    2007 
Kostenvoranschläge   6 Jahre    2011 
Kreditorenkonten 10 Jahre    2007 
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf)   6 Jahre    2011 
Kreditunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Kurssicherungsunterlagen 10 Jahre    2007 
Kurzarbeitergeldanträge   6 Jahre    2011 
Kurzarbeitergeldlisten   6 Jahre    2011 
L    
Laborberichte   0 Jahre  
Ladescheine 10 Jahre    2007 
Lageberichte 10 Jahre    2007 
Lagerbuchführungen 10 Jahre    2007 
Lagerprotokolle   6 Jahre    2011 
Lastschriftanzeigen 10 Jahre    2007 
Leasingunterlagen   6 Jahre    2011 
Leasingverträge (nach Vertragsende)   6 Jahre    2011 
Leergutabrechnungen   6 Jahre    2011 
Lieferscheine (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) 10 Jahre    2007 
Lizenzunterlagen 10 Jahre    2007 
Lohnbelege 10 Jahre    2007 
Lohnkonto   6 Jahre    2011 
Lohnlisten 10 Jahre    2007 
Lohnsteuerjahresausgleichsunterlagen 10 Jahre    2007 
Lohnsteuerkonten 10 Jahre    2007 
Lohnsteuerpauschalierung   6 Jahre    2011 
Lohnsteuerunterlagen 10 Jahre    2007 
Lohnunterlagen   6 Jahre    2011 
Lohnvorschusskonten 10 Jahre    2007 
Luftfrachtbriefe   6 Jahre    2011 
M    
Magnetbänder (mit Buchfunktion) 10 Jahre    2007 
Mahnbescheide   6 Jahre    2011 
Mahnungen   6 Jahre    2011 
Maklerschlussnoten   6 Jahre    2011 
Marktberichte   0 Jahre  
Materialabrechnungen 10 Jahre    2007 
Materialbeanstandungen   6 Jahre    2011 
Materialentnahmescheine   6 Jahre    2011 
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)   6 Jahre    2011 
Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung 10 Jahre    2007 
Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen   6 Jahre    2011 
Mikrofilmverfahrensbeschreibungen 10 Jahre    2007 
Mineralölunterlagen 10 Jahre    2007 
Monatsinventuren   0 Jahre  
Montageversicherungsakten 10 Jahre    2007 
Mutterschaftsgeldunterlagen 10 Jahre    2007 
N    
Nachkalkulationen 10 Jahre    2007 
Nachnahmebelege (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Nachnahmebelege (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2011 
Nebenbücher 10 Jahre    2007 
Nettolohnlisten 10 Jahre    2007 
Normblätter   0 Jahre  
Normvorschriften   0 Jahre  
Nutzflächenermittlung 10 Jahre    2007 
O    
Obligationen   6 Jahre    2011 
Offene-Posten-Listen 10 Jahre    2007 
Orderlimitbücher   0 Jahre  
Orderpapiere   6 Jahre    2011 
Organisationsunterlagen der Buchführung 10 Jahre    2007 
Organschaftsabrechnungen 10 Jahre    2007 
Organschaftsverträge 10 Jahre    2007 
P    
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)   6 Jahre    2011 
Packzertifikate   6 Jahre    2011 
Patentunterlagen   6 Jahre    2011 
Pensionskassenunterlagen 10 Jahre    2007 
Pensionsrückstellungsunterlagen 10 Jahre    2007 
Pensionszahlungen 10 Jahre    2007 
Pfandleihbücher 10 Jahre    2007 
Pfändungsunterlagen 10 Jahre    2007 
Portokassenbücher 10 Jahre    2007 
Postaufträge   6 Jahre    2011 
Postbankauszüge 10 Jahre    2007 
Postbankbelege 10 Jahre    2007 
Postgebühren 10 Jahre    2007 
Postscheckbelege 10 Jahre    2007 
Preislisten   6 Jahre    2011 
Preisvereinbarungen   6 Jahre    2011 
Privatentnahmebelege 10 Jahre    2007 
Programmbeschreibung für EDV 10 Jahre    2007 
Proteste (Scheck, Wechsel)   6 Jahre    2011 
Protokolle (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Protokolle (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2011 
Provisionsabrechnungen 10 Jahre    2007 
Provisionsgutschriften 10 Jahre    2007 
Prozessakten 10 Jahre    2007 
Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) 10 Jahre    2007 
Q    
Qualitätsberichte   6 Jahre    2011 
Quartalsabschlüsse (freiwillig)   0 Jahre  
Quartalsabschlüsse (vorgeschrieben) 10 Jahre    2007 
Quittungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
R    
Rabattangelegenheiten 10 Jahre    2007 
Rechnungen 10 Jahre    2007 
Rechnungsabgrenzungsermittlung 10 Jahre    2007 
Registrierkassenstreifen (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2011 
Reisekostenabrechnungen 10 Jahre    2007 
Rentabilitätsberechnungen   0 Jahre  
Rentenversicherungsnachweise   6 Jahre    2011 
Repräsentationsaufwendungen 10 Jahre    2007 
Repräsentationskosten 10 Jahre    2007 
Rückscheine   6 Jahre    2011 
Rückstellungsunterlagen 10 Jahre    2007 
Rückwareneingangsjournale   6 Jahre    2011 
S    
Sachanlagevermögenskarteien 10 Jahre    2007 
Sachkonten 10 Jahre    2007 
Saldenbestätigungen 10 Jahre    2007 
Saldenbilanzen 10 Jahre    2007 
Schadensmeldungen   6 Jahre    2011 
Schadensunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Scheck- und Wechselunterlagen   6 Jahre    2011 
Scheckbestandsaufnahmen 10 Jahre    2007 
Schecks   6 Jahre    2011 
Schreiben (wenn Handelsgeschäft)   6 Jahre    2011 
Schriftwechsel   6 Jahre    2011 
Schuldscheine   6 Jahre    2011 
Schuldtitel 10 Jahre    2007 
Sicherungsübereignungen   6 Jahre    2011 
Skontounterlagen 10 Jahre    2007 
Sondergutschriften 10 Jahre    2007 
Sozialleistungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Sozialpläne   6 Jahre    2011 
Sozialversicherungsbeitragskonten   6 Jahre    2011 
Sparprämienanträge   6 Jahre    2011 
Sparurkunden   6 Jahre    2011 
Speditionsversicherungsscheine   6 Jahre    2011 
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 Jahre    2007 
Spendenbescheinigungen 10 Jahre    2007 
Steuerbescheide und -erklärungen 10 Jahre    2007 
Steuerrückstellungsberechnungen 10 Jahre    2007 
Steuerunterlagen   6 Jahre    2011 
Stornobelege 10 Jahre    2007 
Stundenlohnzettel (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
T    
Tätigkeitsberichte (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Tagebücher der Handelsmakler 10 Jahre    2007 
Teilzahlungsbelege   6 Jahre    2011 
Telefonkostennachweise 10 Jahre    2007 
Telefonkostennachweise (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2011 
Testate als Bilanzteil 10 Jahre    2007 
Transportschadenunterlagen   6 Jahre    2011 
Transportversicherungsanmeldungen   6 Jahre    2011 
Transportversicherungsaufträge   6 Jahre    2011 
Trennungsgeldermittlungen 10 Jahre    2007 
U    
Übereignungsverträge   6 Jahre    2011 
Übernahmebescheinigungen (Spediteur)   6 Jahre    2011 
Überstundenlisten   6 Jahre    2011 
Überweisungsbelege 10 Jahre    2007 
Umbuchungsbelege 10 Jahre    2007 
Umsatzsteuervergütungen 10 Jahre    2007 
Umsatzsteuervoranmeldungen 10 Jahre    2007 
Umwandlungsbilanzen 10 Jahre    2007 
Umwandlungsunterlagen   6 Jahre    2011 
Unfallverhütungsvorschriften   0 Jahre  
Unfallversicherungsunterlagen   6 Jahre    2011 
Unternehmerlohnverrechnungen   6 Jahre    2011 
Urlaubsanträge   0 Jahre  
Urlaubslisten für Rückstellungen 10 Jahre    2007 
V    
Valuta-Belege 10 Jahre    2007 
Verbindlichkeiten 10 Jahre    2007 
Verfrachtungsaufträge   6 Jahre    2011 
Verkaufsbelege 10 Jahre    2007 
Verkaufsbücher, -journale 10 Jahre    2007 
Vermögensteuerunterlagen   6 Jahre    2011 
Vermögensverzeichnis 10 Jahre    2007 
Vermögenswirksame Leistungen   6 Jahre    2011 
Verpfändungsunterlagen 10 Jahre    2007 
Verrechnungskonten 10 Jahre    2007 
Versandanmeldungen   6 Jahre    2011 
Verrechnungspreisunterlagen 10 Jahre    2007 
Versand- und Frachtunterlagen (wenn Buchungsbeleg)   6 Jahre    2011 
Verschiffungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Versicherungspolicen (wenn Buchungsbeleg)   6 Jahre    2011 
Versorgungsunterlagen 10 Jahre    2007 
Versteigerungsunterlagen   6 Jahre    2011 
Verträge   6 Jahre    2011 
Vertreterunterlagen   6 Jahre    2011 
Vertreterverzeichnisse   0 Jahre  
Verwahrungsbücher für Wertpapiere 10 Jahre    2007 
Verzugszinsbelastung   6 Jahre    2011 
Viehregister 10 Jahre    2007 
Vollmachten (Urkunden)   6 Jahre    2011 
Vollständigkeitserklärungen 10 Jahre    2007 
Vorauszahlungsbelege 10 Jahre    2007 
Vorschusskonten 10 Jahre    2007 
Vorschusslisten (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
VwL-Unterlagen 10 Jahre    2007 
W    
Währungsforderungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Warenabgabescheine   6 Jahre    2011 
Warenbestandsaufnahmen (Inventurunterlage) 10 Jahre    2007 
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 Jahre    2007 
Warenverkehrsbescheinigungen   6 Jahre    2011 
Wechsel   6 Jahre    2011 
Wechsel (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Wechselbuch 10 Jahre    2007 
Wechselobligation 10 Jahre    2007 
Weihnachtsgratifikation (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Werbegeschenknachweise 10 Jahre    2007 
Werbekosten (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Werksrentenanträge   6 Jahre    2011 
Werkstattabrechnungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Werkzeugkosten (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Werkzeugregister als Inventar 10 Jahre    2007 
Wertberichtigungen (Inventurunterlage) 10 Jahre    2007 
Wertpapieraufstellungen (Bilanzunterlage) 10 Jahre    2007 
Wertpapierkurse (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Wildhandelsbücher 10 Jahre    2007 
Wochenzettel (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Z    
Zahlungsanweisungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Zahlungsträger 10 Jahre    2007 
Zeichnungsvollmachten   6 Jahre    2011 
Zessionen   6 Jahre    2011 
Zinsabrechnungen 10 Jahre    2007 
Zinsberechnungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Zinsberechnungsunterlagen   6 Jahre    2011 
Zinsstaffeln   6 Jahre    2011 
Zollbelege   6 Jahre    2011 
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer 10 Jahre    2007 
Zugangsjournale   6 Jahre    2011 
Zuschüsse des Arbeitgebers (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2007 
Zustellungsquittungen   6 Jahre    2011 
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres) 10 Jahre    2007 
Zwischengewinnermittlung  (für vorgeschriebene Konzernabschlüsse)   6 Jahre    2011 

Verlängerte Aufbewahrungspflichten

Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist

Grundsätzlich beträgt die Festsetzungsfrist vier Jahre. Der Frist beginnt am 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde zu laufen. Die Festsetzungsfrist verlängert sich

  • auf fünf Jahre, wenn das Finanzbehörde eine "leichtfertige Steuerverkürzung" (Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO) ermittelt,
  • auf zehn Jahre, wenn das Finanzbehörde eine "Steuerhinterziehung" (Straftat nach § 370 AO) ermittelt.

Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann jedoch durch eine Reihe von Ereignissen auch gehemmt werden. Deshalb sind Unterlagen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:

  • für eine bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,
  • für ein schwebendes aufgrund einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung angestrebtes Rechtsbehelfsverfahren,
  • für anhängige steuerstrafrechtliche oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • zur Begründung von Steueranträgen des Steuerpflichtigen..
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