Welche geschäftlichen Unterlagen können 2021 in den Reisswolf?

Unternehmer können ab 1.1.2021 wieder Platz schaffen und einen Teil ihrer Steuerbelege aus den Vorjahren schreddern.


Jeder Kaufmann ist allerdings verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dabei unterscheidet man Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren.

Folgende Unterlagen können ab 01.01.2021 vernichtet werden:

  • Aufzeichnungen aus 2010 und früher
  • Inventare, die bis zum 31.12.2010 aufgestellt worden sind
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2010 oder früher aufgestellt worden sind
  • Buchungsbelege aus dem Jahre 2010 oder früher
  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien abgesendeter Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2014 oder früher empfangen bzw. versandt wurden
  • Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2014 oder früher

Hierbei ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfristen nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen beginnen. Die Frist beginnt vielmehr erst nach Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung oder Änderung im betreffenden Dokument vorgenommen wurde. Klären Sie daher vorab den Zeitpunkt der letzen Eintragung bevor Sie Unterlagen dem Reiswolf zuführen. Hiernach addieren Sie die Aufbewahrungsfrist ab dem folgenden Kalenderjahr.

Beispiel: In der Buchführung 2018 wurden letztmals im März 2020 Umbuchungen vorgenommen. Wann endet die Aufbewahrungspflicht für diese Steuerunterlagen des Jahres 2018?

   6-jährige Aufbewahrungspflicht   10-jährige Aufbewahrungspflicht 
 Beginn der Frist  31.12.2020  31.12.2020
 Ende der Frist  31.12.2026  31.12.2030
 Erlaubte Entsorgung ab  01.01.2027  01.01.2031

Um böse Überraschungen bei einer späteren Betriebsprüfung auszuschließen, sollten Sie größere Aktenvernichtungen am besten immer vorab mit Ihrem Steuerberater besprechen.

Ab 01. Januar 2021 können die Unterlagen der folgenden Jahrgänge vernichtet werden ê       

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist ê       

 

A

 

Abbaumeldungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Abfallsammelmeldungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Abhängigkeitserklärungen 10 Jahre    2010 
Abkürzungsverzeichnis (erklärend) 10 Jahre    2010 
Ablaufdiagramme (wenn zur Buchführung erforderlich) 10 Jahre    2010 
Abrechnungsübersichten   0 Jahre  
Abrechnungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Abschlagszahlungen 10 Jahre    2010 
Abschlussbuchungsbelege 10 Jahre    2010 
Abschlusskonten 10 Jahre    2010 
Abschlussrechnungen 10 Jahre    2010 
Abschreibungsunterlagen 10 Jahre    2010 
Abtretungserklärungen (nach Erledigung)   6 Jahre    2014 
Abwertungsbelege 10 Jahre    2010 
Akkordunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Akkreditive   6 Jahre    2014 
Aktenregister (allgemein)   0 Jahre  
Aktenvermerke   6 Jahre    2014 
Aktenvermerke (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse   6 Jahre    2014 
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10 Jahre    2010 
Angebote (mit Folgeauftrag)   6 Jahre    2014 
Angebote (ohne Folgeauftrag)   0 Jahre  
Angestelltenversicherung Belege (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Anhang (zum Jahresabschluss) 10 Jahre    2010 
Anlageninventare 10 Jahre    2010 
Anlagenkartei 10 Jahre    2010 
Anlagenunterhaltungskosten (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Anlagenverzeichnis 10 Jahre    2010 
Anlagevermögensbücher und -karteien 10 Jahre    2010 
Anleihebücher 10 Jahre    2010 
Anleihen   6 Jahre    2014 
Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen   6 Jahre    2014 
Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich)   6 Jahre    2014 
Anzahlungsunterlagen   6 Jahre    2014 
Arbeitgeberzuschusskarten   6 Jahre    2014 
Arbeitnehmersparzulage (Verträge)   6 Jahre    2014 
Arbeitsaufträge   0 Jahre  
Arbeitsplatzbeschreibungen   0 Jahre  
Auftragsbestätigungen   6 Jahre    2014 
Auftragsbücher   6 Jahre    2014 
Auftragseingangs- und Bestandslisten   0 Jahre  
Auftragskostenbelege 10 Jahre    2010 
Auftragszettel 10 Jahre    2010 
Aufzeichnungen 10 Jahre    2010 
Ausfuhrunterlagen   6 Jahre    2014 
Ausgangsrechnungen 10 Jahre    2010 
Aushänge   0 Jahre  
Auskunftsunterlagen   0 Jahre  
Ausschusslisten (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Außendienstabrechnungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Außendienstabrechnungen (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2014 
Außenhandelsunterlagen   6 Jahre    2014 
Auszahlungsbelege 10 Jahre    2010 
B    
Bahnabrechnungen 10 Jahre    2010 
Bahnfrachtbriefe   6 Jahre    2014 
Bankbelege 10 Jahre    2010 
Bankbürgschaften   6 Jahre    2014 
Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen 10 Jahre    2010 
Bauantragskostenkostennachweise   6 Jahre    2014 
Baubeschreibungen   6 Jahre    2014 
Baubücher (Inventurunterlage) 10 Jahre    2010 
Baugenehmigungen   6 Jahre    2014 
Beförderungspapiere   6 Jahre    2014 
Beherrschungsverträge (nach Beendigung) 10 Jahre    2010 
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Belege, soweit Buchungsbeleg (Offene-Posten-Buchhaltung) 10 Jahre    2010 
Bestandsberichtigungen 10 Jahre    2010 
Bestandsermittlungen (Inventurunterlage) 10 Jahre    2010 
Bestandsverzeichnisse 10 Jahre    2010 
Bestellungen   6 Jahre    2014 
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen 10 Jahre    2010 
Betriebskostenabrechnung (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2014 
Betriebskostenrechnungen 10 Jahre    2010 
Betriebskrankenkasse (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Betriebsprüfungsberichte   6 Jahre    2014 
Betriebsratsangelegenheiten   0 Jahre  
Betriebsunfallunterlagen   6 Jahre    2014 
Bewertungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Bewirtungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Bilanzbücher 10 Jahre    2010 
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 Jahre    2010 
Bilanzkonten 10 Jahre    2010 
Bilanzprotokolle für die EDV 10 Jahre    2010 
Bilanzunterlagen 10 Jahre    2010 
Bons 10 Jahre    2010 
Börsenaufträge   6 Jahre    2014 
Bruttoerlösnachweise   6 Jahre    2014 
Bruttolohnlisten   6 Jahre    2014 
Bruttolohnsammelkarten   6 Jahre    2014 
Bruttolohnstreifen   6 Jahre    2014 
Buchführungsprogramme 10 Jahre    2010 
Buchführungsunterlagen 10 Jahre    2010 
Buchungsanweisungen 10 Jahre    2010 
Buchungsbelege 10 Jahre    2010 
Buchungsprotokolle für die EDV 10 Jahre    2010 
Buchungsunterlagen 10 Jahre    2010 
Budget und Budgetunterlagen   0 Jahre  
Bürgschaftsunterlagen   6 Jahre    2014 
C    
Carnet-Zolldokumente   6 Jahre    2014 
Clearingauszüge   6 Jahre    2014 
Clearing-Belege 10 Jahre    2010 
Code-Pläne zum Verständnis der Buchführung 10 Jahre    2010 
Codierungslisten 10 Jahre    2010 
Computerausdrucke mit Buchungsdaten 10 Jahre    2010 
COM-Verfahrensbeschreibungen 10 Jahre    2010 
CpD-Konto (Conto-pro-Diverse) 10 Jahre    2010 
D    
Darlehenskonto 10 Jahre    2010 
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)   6 Jahre    2014 
Darlehensverträge (nach Vertragsablauf)   6 Jahre    2014 
Datensicherungen 10 Jahre    2010 
Dauerauftragsunterlagen   6 Jahre    2014 
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) 10 Jahre    2010 
Dauervorschüsse 10 Jahre    2010 
Debitorenkonten 10 Jahre    2010 
Debitorenlisten (wenn Bilanzunterlage) 10 Jahre    2010 
Deklarationen (wenn Versandunterlage)   6 Jahre    2014 
Depotauszüge 10 Jahre    2010 
Depotbestätigungen 10 Jahre    2010 
Depotbücher 10 Jahre    2010 
Deputatunterlagen   6 Jahre    2014 
DIN-Blätter   0 Jahre  
Devisenunterlagen   6 Jahre    2014 
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV 10 Jahre    2010 
Doppelbesteuerungsunterlagen   6 Jahre    2014 
Dubiosenbücher 10 Jahre    2010 
E    
Edelmetallbestände 10 Jahre    2010 
Edelmetallumsätze 10 Jahre    2010 
EDV-Journal 10 Jahre    2010 
Effektenbuch 10 Jahre    2010 
Effektenkassenquittungen 10 Jahre    2010 
Eichaufnahmen   6 Jahre    2014 
Eidesstattliche Versicherungen   6 Jahre    2014 
Einfuhrunterlagen   6 Jahre    2014 
Eingangsrechnungen 10 Jahre    2010 
Eingangsüberweisungsträger   6 Jahre    2014 
Eingliederungsverträge 10 Jahre    2010 
Einheitswertunterlagen   6 Jahre    2014 
Einkaufsbücher 10 Jahre    2010 
Einnahmenüberschussrechnung 10 Jahre    2010 
Einzahlungsbelege 10 Jahre    2010 
Energieverbrauchsunterlagen   6 Jahre    2014 
Erlösjournale 10 Jahre    2010 
Erlösstatistiken   0 Jahre  
Eröffnungsbilanzen 10 Jahre    2010 
Ersatzkassenunterlagen   6 Jahre    2014 
Essensmarkenabrechnungen (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2014 
Eventualverbindlichkeiten 10 Jahre    2010 
Exportunterlagen   6 Jahre    2014 
Expressauslieferungsbücher 10 Jahre    2010 
F    
Fahrtenbücher 10 Jahre    2010 
Fahrtkostenerstattungen 10 Jahre    2010 
Fakturierjournale 10 Jahre    2010 
Fehlerjournale (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung 10 Jahre    2010 
Fernschreiben (Handelsbriefe)   6 Jahre    2014 
Feuerversicherungsunterlagen   6 Jahre    2014 
Finanzberichte   6 Jahre    2014 
Frachtbriefe   6 Jahre    2014 
Frachttarife   0 Jahre  
Frachtunterlagen   6 Jahre    2014 
Freistellungsauftrag für Kapitalerträge   6 Jahre    2014 
Freistempelabrechnungen 10 Jahre    2010 
Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) 10 Jahre    2010 
Fürsorgeunterlagen   6 Jahre    2014 
G    
Garantiekarten, Garantiescheine   0 Jahre  
Gebrauchsanweisungen   0 Jahre  
Gebrauchsmusterunterlagen   6 Jahre    2014 
Gehaltsabrechnungen und -bücher (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Gehaltskonten   6 Jahre    2014 
Gehaltslisten 10 Jahre    2010 
Gehaltsquittungen 10 Jahre    2010 
Gehaltsvorschusskonten 10 Jahre    2010 
Gemeinkostenverteilungsschlüssel   6 Jahre    2014 
Gemeinkostenzusammenstellungen   6 Jahre    2014 
Geschäftsberichte 10 Jahre    2010 
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen u. Gutschriften)   6 Jahre    2014 
Geschenknachweise   6 Jahre    2014 
Gesellschaftsverträge 10 Jahre    2010 
Gewährleistungsverpflichtungen   6 Jahre    2014 
Gewerbesteuerunterlagen   6 Jahre    2014 
Gewinn- und Verlustrechnung 10 Jahre    2010 
Gewinnabführungsverträge 10 Jahre    2010 
Gewinnfeststellungen   6 Jahre    2014 
Grundbuchauszüge 10 Jahre    2010 
Grundbücher 10 Jahre    2010 
Grundlohnlisten 10 Jahre    2010 
Grundstücksunterlagen   6 Jahre    2014 
Grundstücksverzeichnis (wenn Inventar) 10 Jahre    2010 
Gutschriftanzeigen, Gutschriften 10 Jahre    2010 
H    
Haftungsverhältnisunterlagen (Bilanzunterlagen) 10 Jahre    2010 
Handelsbilanz 10 Jahre    2010 
Handelsbriefe (außer Rechnungen u. Gutschriften)   6 Jahre    2014 
Handelsbücher 10 Jahre    2010 
Handelsregisterauszüge   6 Jahre    2014 
Hauptabschlussübersicht 10 Jahre    2010 
Hauptbücher und -karteien 10 Jahre    2010 
Hauptbuchkonten 10 Jahre    2010 
Hauptversammlung (z.B. Beschlüsse) 10 Jahre    2010 
Hinterlegungsanträge   6 Jahre    2014 
Hinterlegungsscheine   6 Jahre    2014 
Hypothekenbriefe   6 Jahre    2014 
Hypothekenpfandbriefe   6 Jahre    2014 
I    
Importrechnungen 10 Jahre    2010 
Importunterlagen (Einfuhrbelege)   6 Jahre    2014 
Inkassobücher 10 Jahre    2010 
Inkassokarteien   6 Jahre    2014 
Inkassoquittungen 10 Jahre    2010 
Interne Berichte   0 Jahre  
Inventare (Bilanzunterlagen) 10 Jahre    2010 
Inventurunterlagen 10 Jahre    2010 
Investitionsabrechnungen   6 Jahre    2014 
Investitionsanträge   0 Jahre  
Investitionszulagenunterlagen   6 Jahre    2014 
J    
Jahresabschlüsse 10 Jahre    2010 
Jahresabschlusserläuterungen 10 Jahre    2010 
Jahresabschlusslisten 10 Jahre    2010 
Jahreskontoblätter 10 Jahre    2010 
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Jubilarfeierunterlagen 10 Jahre    2010 
Jubiläumsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
K    
Kalkulationsunterlagen   6 Jahre    2014 
Kantinenunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Kapitalerhöhungsunterlagen   6 Jahre    2014 
Kapitalverkehrsteuerunterlagen   6 Jahre    2014 
Kassenberichte 10 Jahre    2010 
Kassenbücher u. -blätter 10 Jahre    2010 
Kassenstreifen   6 Jahre    2014 
Kassenzettel (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Kassenzettel (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2014 
Kaufverträge   6 Jahre    2014 
Kilometergeldabrechnungen 10 Jahre    2010 
Kommissionslisten   6 Jahre    2014 
Konnossemente   6 Jahre    2014 
Konsignationsunterlagen   6 Jahre    2014 
Kontenpläne / Kontenplanänderungen 10 Jahre    2010 
Kontenregister 10 Jahre    2010 
Kontenübersichten (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Kontoauszüge 10 Jahre    2010 
Kontokorrentbücher 10 Jahre    2010 
Konzernabschlüsse 10 Jahre    2010 
Kostenartenpläne 10 Jahre    2010 
Kostenstellenpläne   6 Jahre    2014 
Kostenstellenstatistiken   0 Jahre  
Kostenträgerrechnung   6 Jahre    2014 
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) 10 Jahre    2010 
Kostenvoranschläge   6 Jahre    2014 
Kreditorenkonten 10 Jahre    2010 
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf)   6 Jahre    2014 
Kreditunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Kurssicherungsunterlagen 10 Jahre    2010 
Kurzarbeitergeldanträge   6 Jahre    2014 
Kurzarbeitergeldlisten   6 Jahre    2014 
L    
Laborberichte   0 Jahre  
Ladescheine 10 Jahre    2010 
Lageberichte 10 Jahre    2010 
Lagerbuchführungen 10 Jahre    2010 
Lagerprotokolle   6 Jahre    2014 
Lastschriftanzeigen 10 Jahre    2010 
Leasingunterlagen   6 Jahre    2014 
Leasingverträge (nach Vertragsende)   6 Jahre    2014 
Leergutabrechnungen   6 Jahre    2014 
Lieferscheine (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) 10 Jahre    2010 
Lizenzunterlagen 10 Jahre    2010 
Lohnbelege 10 Jahre    2010 
Lohnkonto   6 Jahre    2014 
Lohnlisten 10 Jahre    2010 
Lohnsteuerjahresausgleichsunterlagen 10 Jahre    2010 
Lohnsteuerkonten 10 Jahre    2010 
Lohnsteuerpauschalierung   6 Jahre    2014 
Lohnsteuerunterlagen 10 Jahre    2010 
Lohnunterlagen   6 Jahre    2014 
Lohnvorschusskonten 10 Jahre    2010 
Luftfrachtbriefe   6 Jahre    2014 
M    
Magnetbänder (mit Buchfunktion) 10 Jahre    2010 
Mahnbescheide   6 Jahre    2014 
Mahnungen   6 Jahre    2014 
Maklerschlussnoten   6 Jahre    2014 
Marktberichte   0 Jahre  
Materialabrechnungen 10 Jahre    2010 
Materialbeanstandungen   6 Jahre    2014 
Materialentnahmescheine   6 Jahre    2014 
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)   6 Jahre    2014 
Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung 10 Jahre    2010 
Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen   6 Jahre    2014 
Mikrofilmverfahrensbeschreibungen 10 Jahre    2010 
Mineralölunterlagen 10 Jahre    2010 
Monatsinventuren   0 Jahre  
Montageversicherungsakten 10 Jahre    2010 
Mutterschaftsgeldunterlagen 10 Jahre    2010 
N    
Nachkalkulationen 10 Jahre    2010 
Nachnahmebelege (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Nachnahmebelege (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2014 
Nebenbücher 10 Jahre    2010 
Nettolohnlisten 10 Jahre    2010 
Normblätter   0 Jahre  
Normvorschriften   0 Jahre  
Nutzflächenermittlung 10 Jahre    2010 
O    
Obligationen   6 Jahre    2014 
Offene-Posten-Listen 10 Jahre    2010 
Orderlimitbücher   0 Jahre  
Orderpapiere   6 Jahre    2014 
Organisationsunterlagen der Buchführung 10 Jahre    2010 
Organschaftsabrechnungen 10 Jahre    2010 
Organschaftsverträge 10 Jahre    2010 
P    
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)   6 Jahre    2014 
Packzertifikate   6 Jahre    2014 
Patentunterlagen   6 Jahre    2014 
Pensionskassenunterlagen 10 Jahre    2010 
Pensionsrückstellungsunterlagen 10 Jahre    2010 
Pensionszahlungen 10 Jahre    2010 
Pfandleihbücher 10 Jahre    2010 
Pfändungsunterlagen 10 Jahre    2010 
Portokassenbücher 10 Jahre    2010 
Postaufträge   6 Jahre    2014 
Postbankauszüge 10 Jahre    2010 
Postbankbelege 10 Jahre    2010 
Postgebühren 10 Jahre    2010 
Postscheckbelege 10 Jahre    2010 
Preislisten   6 Jahre    2014 
Preisvereinbarungen   6 Jahre    2014 
Privatentnahmebelege 10 Jahre    2010 
Programmbeschreibung für EDV 10 Jahre    2010 
Proteste (Scheck, Wechsel)   6 Jahre    2014 
Protokolle (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Protokolle (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2014 
Provisionsabrechnungen 10 Jahre    2010 
Provisionsgutschriften 10 Jahre    2010 
Prozessakten 10 Jahre    2010 
Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) 10 Jahre    2010 
Q    
Qualitätsberichte   6 Jahre    2014 
Quartalsabschlüsse (freiwillig)   0 Jahre  
Quartalsabschlüsse (vorgeschrieben) 10 Jahre    2010 
Quittungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
R    
Rabattangelegenheiten 10 Jahre    2010 
Rechnungen 10 Jahre    2010 
Rechnungsabgrenzungsermittlung 10 Jahre    2010 
Registrierkassenstreifen (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2014 
Reisekostenabrechnungen 10 Jahre    2010 
Rentabilitätsberechnungen   0 Jahre  
Rentenversicherungsnachweise   6 Jahre    2014 
Repräsentationsaufwendungen 10 Jahre    2010 
Repräsentationskosten 10 Jahre    2010 
Rückscheine   6 Jahre    2014 
Rückstellungsunterlagen 10 Jahre    2010 
Rückwareneingangsjournale   6 Jahre    2014 
S    
Sachanlagevermögenskarteien 10 Jahre    2010 
Sachkonten 10 Jahre    2010 
Saldenbestätigungen 10 Jahre    2010 
Saldenbilanzen 10 Jahre    2010 
Schadensmeldungen   6 Jahre    2014 
Schadensunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Scheck- und Wechselunterlagen   6 Jahre    2014 
Scheckbestandsaufnahmen 10 Jahre    2010 
Schecks   6 Jahre    2014 
Schreiben (wenn Handelsgeschäft)   6 Jahre    2014 
Schriftwechsel   6 Jahre    2014 
Schuldscheine   6 Jahre    2014 
Schuldtitel 10 Jahre    2010 
Sicherungsübereignungen   6 Jahre    2014 
Skontounterlagen 10 Jahre    2010 
Sondergutschriften 10 Jahre    2010 
Sozialleistungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Sozialpläne   6 Jahre    2014 
Sozialversicherungsbeitragskonten   6 Jahre    2014 
Sparprämienanträge   6 Jahre    2014 
Sparurkunden   6 Jahre    2014 
Speditionsversicherungsscheine   6 Jahre    2014 
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 Jahre    2010 
Spendenbescheinigungen 10 Jahre    2010 
Steuerbescheide und -erklärungen 10 Jahre    2010 
Steuerrückstellungsberechnungen 10 Jahre    2010 
Steuerunterlagen   6 Jahre    2014 
Stornobelege 10 Jahre    2010 
Stundenlohnzettel (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
T    
Tätigkeitsberichte (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Tagebücher der Handelsmakler 10 Jahre    2010 
Teilzahlungsbelege   6 Jahre    2014 
Telefonkostennachweise 10 Jahre    2010 
Telefonkostennachweise (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2014 
Testate als Bilanzteil 10 Jahre    2010 
Transportschadenunterlagen   6 Jahre    2014 
Transportversicherungsanmeldungen   6 Jahre    2014 
Transportversicherungsaufträge   6 Jahre    2014 
Trennungsgeldermittlungen 10 Jahre    2010 
U    
Übereignungsverträge   6 Jahre    2014 
Übernahmebescheinigungen (Spediteur)   6 Jahre    2014 
Überstundenlisten   6 Jahre    2014 
Überweisungsbelege 10 Jahre    2010 
Umbuchungsbelege 10 Jahre    2010 
Umsatzsteuervergütungen 10 Jahre    2010 
Umsatzsteuervoranmeldungen 10 Jahre    2010 
Umwandlungsbilanzen 10 Jahre    2010 
Umwandlungsunterlagen   6 Jahre    2014 
Unfallverhütungsvorschriften   0 Jahre  
Unfallversicherungsunterlagen   6 Jahre    2014 
Unternehmerlohnverrechnungen   6 Jahre    2014 
Urlaubsanträge   0 Jahre  
Urlaubslisten für Rückstellungen 10 Jahre    2010 
V    
Valuta-Belege 10 Jahre    2010 
Verbindlichkeiten 10 Jahre    2010 
Verfrachtungsaufträge   6 Jahre    2014 
Verkaufsbelege 10 Jahre    2010 
Verkaufsbücher, -journale 10 Jahre    2010 
Vermögensteuerunterlagen   6 Jahre    2014 
Vermögensverzeichnis 10 Jahre    2010 
Vermögenswirksame Leistungen   6 Jahre    2014 
Verpfändungsunterlagen 10 Jahre    2010 
Verrechnungskonten 10 Jahre    2010 
Versandanmeldungen   6 Jahre    2014 
Verrechnungspreisunterlagen 10 Jahre    2010 
Versand- und Frachtunterlagen (wenn Buchungsbeleg)   6 Jahre    2014 
Verschiffungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Versicherungspolicen (wenn Buchungsbeleg)   6 Jahre    2014 
Versorgungsunterlagen 10 Jahre    2010 
Versteigerungsunterlagen   6 Jahre    2014 
Verträge   6 Jahre    2014 
Vertreterunterlagen   6 Jahre    2014 
Vertreterverzeichnisse   0 Jahre  
Verwahrungsbücher für Wertpapiere 10 Jahre    2010 
Verzugszinsbelastung   6 Jahre    2014 
Viehregister 10 Jahre    2010 
Vollmachten (Urkunden)   6 Jahre    2014 
Vollständigkeitserklärungen 10 Jahre    2010 
Vorauszahlungsbelege 10 Jahre    2010 
Vorschusskonten 10 Jahre    2010 
Vorschusslisten (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
VwL-Unterlagen 10 Jahre    2010 
W    
Währungsforderungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Warenabgabescheine   6 Jahre    2014 
Warenbestandsaufnahmen (Inventurunterlage) 10 Jahre    2010 
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 Jahre    2010 
Warenverkehrsbescheinigungen   6 Jahre    2014 
Wechsel   6 Jahre    2014 
Wechsel (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Wechselbuch 10 Jahre    2010 
Wechselobligation 10 Jahre    2010 
Weihnachtsgratifikation (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Werbegeschenknachweise 10 Jahre    2010 
Werbekosten (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Werksrentenanträge   6 Jahre    2014 
Werkstattabrechnungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Werkzeugkosten (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Werkzeugregister als Inventar 10 Jahre    2010 
Wertberichtigungen (Inventurunterlage) 10 Jahre    2010 
Wertpapieraufstellungen (Bilanzunterlage) 10 Jahre    2010 
Wertpapierkurse (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Wildhandelsbücher 10 Jahre    2010 
Wochenzettel (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Z    
Zahlungsanweisungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Zahlungsträger 10 Jahre    2010 
Zeichnungsvollmachten   6 Jahre    2014 
Zessionen   6 Jahre    2014 
Zinsabrechnungen 10 Jahre    2010 
Zinsberechnungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Zinsberechnungsunterlagen   6 Jahre    2014 
Zinsstaffeln   6 Jahre    2014 
Zollbelege   6 Jahre    2014 
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer 10 Jahre    2010 
Zugangsjournale   6 Jahre    2014 
Zuschüsse des Arbeitgebers (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2010 
Zustellungsquittungen   6 Jahre    2014 
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres) 10 Jahre    2010 
Zwischengewinnermittlung  (für vorgeschriebene Konzernabschlüsse)   6 Jahre    2014 

Verlängerte Aufbewahrungspflichten

Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist

Grundsätzlich beträgt die Festsetzungsfrist vier Jahre. Der Frist beginnt am 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde zu laufen. Die Festsetzungsfrist verlängert sich

  • auf fünf Jahre, wenn das Finanzbehörde eine "leichtfertige Steuerverkürzung" (Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO) ermittelt,
  • auf zehn Jahre, wenn das Finanzbehörde eine "Steuerhinterziehung" (Straftat nach § 370 AO) ermittelt.

Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann jedoch durch eine Reihe von Ereignissen auch gehemmt werden. Deshalb sind Unterlagen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:

  • für eine bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,
  • für ein schwebendes aufgrund einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung angestrebtes Rechtsbehelfsverfahren,
  • für anhängige steuerstrafrechtliche oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • zur Begründung von Steueranträgen des Steuerpflichtigen..
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