Rechner zur Ermittlung Ihrer Aufbewahrungsfristen
Grundsätzlich ist jeder Gewerbetreibende bzw. Kaufmann zur Buchführung verpflichtet. Dazu gehören Einzelkaufleute, aber auch OHGs, KGs und GmbHs.
Sie müssen in der Lage sein, ihre Geschäftsunterlagen jederzeit verfügbar zu halten sowie zur Einsicht bereitstellen zu können. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um die Rechnung für eine neue Druckerpatrone oder einen Tankzettel handelt – jedes Dokument ist aufzubewahren. Welche Aufbewahrungsfristen gibt es?
Mit unserem gratis Rechner für Aufbewahrungsfristen können Sie ganz leicht prüfen, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen.
Welche Aufbewahrungsfristen gibt es?
Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für folgende Dokumente:
- Buchungsbeleg (u. a. Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Schecks, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuerbescheide, Lieferscheine)
- Eröffnungsbilanzen
- Handelsbücher (Grundbuch/Journal, Haupt- und Nebenbücher)
- Inventare (physische und wertmäßige Erfassung sämtlicher Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten)
- Jahresabschlüsse und jährliche LageberichteKonzernabschlüsse und Konzernlageberichte
- Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte
Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren ist für folgende Dokumente vorgesehen:
- Handels- und Geschäftsbriefe
- Korrespondenz
- Bankbürgschaften
- Zollbelege
- Betriebsprüfungsberichte
- Darlehensunterlagen
In einigen Fällen sind aber auch längere Fristen möglich. So müssen bestimmte Unterlagen im klinischen Bereich, Prozessakten und Urteile 30 Jahre lang vorgehalten werden.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer zum Ende des Kalenderjahres, in dem die entsprechenden Dokumente erstellt bzw. ausgefertigt wurden.
Beispiel: Für eine Rechnung, die am 10. Juni 2022 ausgestellt wurde, beginnt die Frist also am 31. Dezember 2021 und endet am 31. Dezember 2031, 24 Uhr.
Dies gilt auch für alle Eröffnungsbilanzen, Geschäftsbriefe, Handelsbücher, Inventare, Lageberichte und Jahresabschlüsse.
Beispiel: Wurde der Jahresabschluss für das Jahr 2019 von der Steuerberatungskanzlei im Oktober 2020 fertiggestellt, beginnt die Frist am 31. Dezember 2020 und endet am 31. Dezember 2030.
Welches Dateiformat sollte man nutzen?
Besonders bewährt ist das Dateiformat PDF/A das seit 2005 als offener ISO-Standard allen Branchen etabliert und komplett plattformunabhängig ist. Der PDF/A-Standard beinhaltet alle relevanten Informationen (Metadaten) zu einem Dokument, ist kompatibel zu den Metadaten anderer Formate, unterstützt eine Volltextsuche, spart Speicherplatz und bietet zudem umfassenden Schutz vor Manipulationen – ein bedeutender Aspekt in Sachen revisionssicherer Aufbewahrung.
Was droht bei einer Missachtung der Aufbewahrungspflicht?
Die Aufbewahrungspflicht gilt als ein Teil einer ordnungsgemäßen Buchführung. Bei einer Verletzung drohen deshalb die gleichen Rechtsfolgen wie bei Verstößen gegen die Buchführungspflicht. So kann die Finanzbehörde etwa auf Grund fehlender Unterlagen eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durchführen und dazu vergleichbare Zahlen aus der Branche heranziehen. Je nach Schwere der Fälle können ordnungswidrigkeits- oder steuerstrafrechtliche Konsequenzen drohen.