Geschäftsunterlagen: Was darf 2010 entsorgt werden?

Steuerbelege mit zehnjähriger Aufbewahrungspflicht des Geschäftsjahres 1999 beziehungsweise mit sechsjähriger Aufbewahrungspflicht des Geschäftsjahres 2003 dürfen nicht automatisch zum 1. Januar 2010 in den Schredder. Die zehnjährige Frist beginnt mit Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht wurden, oder zum Schluss des Jahres, in dem das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurden.

Beispiel

Der Jahresabschluss des Jahres 1999 wurde im August 2000 erstellt und beim Finanzamt eingereicht. In diesem Fall sieht die Berechnung für die zehnjährige Aufbewahrungspflicht wie folgt aus:

  • Beginn der Aufbewahrungsfrist: 31.12.2000
  • Aufbewahrungsverpflichtung: 10 Jahre
  • Erlaubte Entsorgung der Unterlagen: 1.1.2011
Praxis-Tipp

Folgende steuerlich relevante Unterlagen können ab dem 1.1.2010 vernichtet werden, wenn

  • bei der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist der letzte Eintrag in den Büchern oder die Aufstellung des Jahresabschlusses im Jahr 1999 erfolgte.
  • bei der 6-jährigen Aufbewahrungspflicht der letzte Eintrag in den Büchern im Jahr 2003 vorgenommen wurde.
Art der UnterlagenAufbewahrungsfrist
  
A
Abrechnungsunterlagen10 Jahre
Abschlussbuchungsbelege10 Jahre
Abschlusskonten10 Jahre
Abschreibungsunterlagen10 Jahre
Akkreditive6 Jahre
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse6 Jahre
Angestelltenversicherungsbelege10 Jahre
Anlagenvermögensbücher- und Karteien10 Jahre
Auftragsbestätigungen6 Jahre
Auftragskostenbelege10 Jahre
Auftragszettel10 Jahre
Aufzeichnungen10 Jahre
Ausgangsrechnungen10 Jahre
Außendienstabrechnungen10 Jahre
Auszahlungsbelege10 Jahre
B
Bankbelege10 Jahre
Bestandsermittlungen10 Jahre
Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter)6 Jahre
Betriebskostenrechnungen10 Jahre
Bewirtungsunterlagen10 Jahre
Bilanzen, (Jahresbilanzen)10 Jahre
Buchungsbelege10 Jahre
Buchungsprotokolle für die EDV10 Jahre
Buchungsunterlagen10 Jahre
C
Carnet-Zolldokumente6 Jahre
Computerausdrucke mit Buchungsdaten10 Jahre
D
Debitorenkonen und Debitorenlisten (Bilanzunterlagen)10 Jahre
Devisenunterlagen6 Jahre
Dubiosenbücher10 Jahre
E
Eingangsrechnungen10 Jahre
Einzahlungsbelege10 Jahre
Erlösjournale10 Jahre
Eröffnungsbilanzen10 Jahre
F
Fahrtenbücher10 Jahre
Fahrtkostenerstattungen10 Jahre
Frachtbriefe6 Jahre
G
Gehaltsabrechnungen und -bücher10 Jahre
Gehaltslisten10 Jahre
Geschäftsberichte10 Jahre
Geschäftsbriefe6 Jahre
Gesellschaftsverträge10 Jahre
Gewinn- und Verlustrechnung10 Jahre
Grundbuchauszüge10 Jahre
Gutschriftanzeigen10 Jahre
H
Handelsbilanz10 Jahre
Handelsbriefe6 Jahre
Hypothekenpfandbriefe6 Jahre
I
Importrechnungen10 Jahre
Inventurunterlagen10 Jahre
J
Jahresabschlüsse10 Jahre
Jahreskontoblätter10 Jahre
Journale10 Jahre
Jubilarfeierunterlagen10 Jahre
Jubiläumsunterlagen10 Jahre
K
Kassenberichte10 Jahre
Kassenbücher u. -blätter10 Jahre
Kaufverträge6 Jahre
Kontenpläne/Kontenplanänderungen10 Jahre
Kontoauszüge10 Jahre
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage)10 Jahre
Kreditorenkonten10 Jahre
L
Leasingunterlagen6 Jahre
Lohnbelege10 Jahre
Lohnunterlagen6 Jahre
M
Mahnbescheide, Mahnungen6 Jahre
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)6 Jahre
N
Nachnahmebelege10 Jahre
Nebenbücher10 Jahre
O
Obligationen6 Jahre
Offene-Posten-Listen10 Jahre
P
Pensionsrückstellungsunterlagen10 Jahre
Pensionszahlungen10 Jahre
Pfändungsunterlagen10 Jahre
Portokassenbücher10 Jahre
Postbankauszüge10 Jahre
Postscheckbelege10 Jahre
Privatentnahmebelege10 Jahre
Provisionsabrechnungen10 Jahre
Q
Quittungen10 Jahre
R
Rechnungen10 Jahre
Reisekostenabrechnungen10 Jahre
Rückstellungsunterlagen10 Jahre
S
Sachkonten10 Jahre
Scheck- und Wechselunterlagen6 Jahre
Schriftwechsel6 Jahre
Sicherungsübereignungen6 Jahre
Steuerbescheide und -erklärungen10 Jahre
Stornobelege10 Jahre
T
Telefonkostennachweise10 Jahre
Transportschadenunterlagen6 Jahre
Transportversicherungsanmeldungen6 Jahre
U
Überweisungsbelege10 Jahre
Umsatzsteuervergütungen10 Jahre
Umsatzsteuervoranmeldungen10 Jahre
V
Verbindlichkeiten10 Jahre
Vermögensteuerunterlagen6 Jahre
Vermögensverzeichnis10 Jahre
Verrechnungskonten10 Jahre
Versand- und Frachtunterlagen6 Jahre
Versicherungspolicen6 Jahre
Vertreterunterlagen6 Jahre
Vollmachten (Urkunden)6 Jahre
W
Währungsforderungen10 Jahre
Wechsel10 Jahre
Weihnachtsgratifikation10 Jahre
Werbegeschenknachweise10 Jahre
Wertberichtigungen10 Jahre
Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen10 Jahre
Z
Zahlungsanweisungen/-belege10 Jahre
Zessionen6 Jahre
Zinsabrechnungen10 Jahre
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer10 Jahre
Zwischenbilanzen10 Jahre


Da Selbständige beim Betriebsausgabenabzug beziehungsweise beim Vorsteuerabzug in der Beweislast sind, sollte exakt nachgerechnet werden, wann welche Unterlagen frühestens entsorgt werden dürfen.

Tipp für das Aufbewahren im Archiv

Die Unterlagen werden meist in einem oder mehreren Räumen, die als Archiv bezeichnet werden, untergebracht.

Es empfiehlt sich, nach Jahren getrennt abzulegen und zu lagern

Um die Übersicht zu behalten, sollten in diesen Räumen keine anderen Geschäftspapiere oder Materialien gelagert werden. Da für die Geschäftsunterlagen eines jeden Geschäftsjahrs neue Aufbewahrungsfristen laufen, sollten die Unterlagen jedes Geschäftsjahrs gesondert abgelegt werden. Die Unterlagen sind daher zweckmäßigerweise zunächst nach sachlichen Gesichtspunkten in Ordnern abzuheften und dann nach Geschäftsjahren geordnet in Regalen in dem Archiv abzustellen.

Innerhalb eines Geschäftsjahrs sind die Unterlagen zweckmäßigerweise nach 10-jähriger und 6-jähriger Aufbewahrungsfrist zu unterteilen. Wie vorstehend ausgeführt, sind die meisten Unterlagen der Finanzbuchhaltung 10 Jahre lang aufzubewahren. Auch die Personalunterlagen sind zum großen Teil Belege für die Finanzbuchhaltung. Es werden daher meist nur die im Unterabschnitt "Sonstige Geschäftsunterlagen" genannten Schriftstücke unter die 6-jährige Aufbewahrungsfrist fallen.