Beispiel
Der Jahresabschluss des Jahres 1999 wurde im August 2000 erstellt und beim Finanzamt eingereicht. In diesem Fall sieht die Berechnung für die zehnjährige Aufbewahrungspflicht wie folgt aus:
- Beginn der Aufbewahrungsfrist: 31.12.2000
- Aufbewahrungsverpflichtung: 10 Jahre
- Erlaubte Entsorgung der Unterlagen: 1.1.2011
Folgende steuerlich relevante Unterlagen können ab dem 1.1.2010 vernichtet werden, wenn
- bei der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist der letzte Eintrag in den Büchern oder die Aufstellung des Jahresabschlusses im Jahr 1999 erfolgte.
- bei der 6-jährigen Aufbewahrungspflicht der letzte Eintrag in den Büchern im Jahr 2003 vorgenommen wurde.
Art der Unterlagen | Aufbewahrungsfrist |
A | |
Abrechnungsunterlagen | 10 Jahre |
Abschlussbuchungsbelege | 10 Jahre |
Abschlusskonten | 10 Jahre |
Abschreibungsunterlagen | 10 Jahre |
Akkreditive | 6 Jahre |
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse | 6 Jahre |
Angestelltenversicherungsbelege | 10 Jahre |
Anlagenvermögensbücher- und Karteien | 10 Jahre |
Auftragsbestätigungen | 6 Jahre |
Auftragskostenbelege | 10 Jahre |
Auftragszettel | 10 Jahre |
Aufzeichnungen | 10 Jahre |
Ausgangsrechnungen | 10 Jahre |
Außendienstabrechnungen | 10 Jahre |
Auszahlungsbelege | 10 Jahre |
B | |
Bankbelege | 10 Jahre |
Bestandsermittlungen | 10 Jahre |
Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter) | 6 Jahre |
Betriebskostenrechnungen | 10 Jahre |
Bewirtungsunterlagen | 10 Jahre |
Bilanzen, (Jahresbilanzen) | 10 Jahre |
Buchungsbelege | 10 Jahre |
Buchungsprotokolle für die EDV | 10 Jahre |
Buchungsunterlagen | 10 Jahre |
C | |
Carnet-Zolldokumente | 6 Jahre |
Computerausdrucke mit Buchungsdaten | 10 Jahre |
D | |
Debitorenkonen und Debitorenlisten (Bilanzunterlagen) | 10 Jahre |
Devisenunterlagen | 6 Jahre |
Dubiosenbücher | 10 Jahre |
E | |
Eingangsrechnungen | 10 Jahre |
Einzahlungsbelege | 10 Jahre |
Erlösjournale | 10 Jahre |
Eröffnungsbilanzen | 10 Jahre |
F | |
Fahrtenbücher | 10 Jahre |
Fahrtkostenerstattungen | 10 Jahre |
Frachtbriefe | 6 Jahre |
G | |
Gehaltsabrechnungen und -bücher | 10 Jahre |
Gehaltslisten | 10 Jahre |
Geschäftsberichte | 10 Jahre |
Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
Gesellschaftsverträge | 10 Jahre |
Gewinn- und Verlustrechnung | 10 Jahre |
Grundbuchauszüge | 10 Jahre |
Gutschriftanzeigen | 10 Jahre |
H | |
Handelsbilanz | 10 Jahre |
Handelsbriefe | 6 Jahre |
Hypothekenpfandbriefe | 6 Jahre |
I | |
Importrechnungen | 10 Jahre |
Inventurunterlagen | 10 Jahre |
J | |
Jahresabschlüsse | 10 Jahre |
Jahreskontoblätter | 10 Jahre |
Journale | 10 Jahre |
Jubilarfeierunterlagen | 10 Jahre |
Jubiläumsunterlagen | 10 Jahre |
K | |
Kassenberichte | 10 Jahre |
Kassenbücher u. -blätter | 10 Jahre |
Kaufverträge | 6 Jahre |
Kontenpläne/Kontenplanänderungen | 10 Jahre |
Kontoauszüge | 10 Jahre |
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) | 10 Jahre |
Kreditorenkonten | 10 Jahre |
L | |
Leasingunterlagen | 6 Jahre |
Lohnbelege | 10 Jahre |
Lohnunterlagen | 6 Jahre |
M | |
Mahnbescheide, Mahnungen | 6 Jahre |
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 Jahre |
N | |
Nachnahmebelege | 10 Jahre |
Nebenbücher | 10 Jahre |
O | |
Obligationen | 6 Jahre |
Offene-Posten-Listen | 10 Jahre |
P | |
Pensionsrückstellungsunterlagen | 10 Jahre |
Pensionszahlungen | 10 Jahre |
Pfändungsunterlagen | 10 Jahre |
Portokassenbücher | 10 Jahre |
Postbankauszüge | 10 Jahre |
Postscheckbelege | 10 Jahre |
Privatentnahmebelege | 10 Jahre |
Provisionsabrechnungen | 10 Jahre |
Q | |
Quittungen | 10 Jahre |
R | |
Rechnungen | 10 Jahre |
Reisekostenabrechnungen | 10 Jahre |
Rückstellungsunterlagen | 10 Jahre |
S | |
Sachkonten | 10 Jahre |
Scheck- und Wechselunterlagen | 6 Jahre |
Schriftwechsel | 6 Jahre |
Sicherungsübereignungen | 6 Jahre |
Steuerbescheide und -erklärungen | 10 Jahre |
Stornobelege | 10 Jahre |
T | |
Telefonkostennachweise | 10 Jahre |
Transportschadenunterlagen | 6 Jahre |
Transportversicherungsanmeldungen | 6 Jahre |
U | |
Überweisungsbelege | 10 Jahre |
Umsatzsteuervergütungen | 10 Jahre |
Umsatzsteuervoranmeldungen | 10 Jahre |
V | |
Verbindlichkeiten | 10 Jahre |
Vermögensteuerunterlagen | 6 Jahre |
Vermögensverzeichnis | 10 Jahre |
Verrechnungskonten | 10 Jahre |
Versand- und Frachtunterlagen | 6 Jahre |
Versicherungspolicen | 6 Jahre |
Vertreterunterlagen | 6 Jahre |
Vollmachten (Urkunden) | 6 Jahre |
W | |
Währungsforderungen | 10 Jahre |
Wechsel | 10 Jahre |
Weihnachtsgratifikation | 10 Jahre |
Werbegeschenknachweise | 10 Jahre |
Wertberichtigungen | 10 Jahre |
Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen | 10 Jahre |
Z | |
Zahlungsanweisungen/-belege | 10 Jahre |
Zessionen | 6 Jahre |
Zinsabrechnungen | 10 Jahre |
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer | 10 Jahre |
Zwischenbilanzen | 10 Jahre |
Da Selbständige beim Betriebsausgabenabzug beziehungsweise beim Vorsteuerabzug in der Beweislast sind, sollte exakt nachgerechnet werden, wann welche Unterlagen frühestens entsorgt werden dürfen.
Tipp für das Aufbewahren im Archiv
Die Unterlagen werden meist in einem oder mehreren Räumen, die als Archiv bezeichnet werden, untergebracht.
Es empfiehlt sich, nach Jahren getrennt abzulegen und zu lagern
Um die Übersicht zu behalten, sollten in diesen Räumen keine anderen Geschäftspapiere oder Materialien gelagert werden. Da für die Geschäftsunterlagen eines jeden Geschäftsjahrs neue Aufbewahrungsfristen laufen, sollten die Unterlagen jedes Geschäftsjahrs gesondert abgelegt werden. Die Unterlagen sind daher zweckmäßigerweise zunächst nach sachlichen Gesichtspunkten in Ordnern abzuheften und dann nach Geschäftsjahren geordnet in Regalen in dem Archiv abzustellen.
Innerhalb eines Geschäftsjahrs sind die Unterlagen zweckmäßigerweise nach 10-jähriger und 6-jähriger Aufbewahrungsfrist zu unterteilen. Wie vorstehend ausgeführt, sind die meisten Unterlagen der Finanzbuchhaltung 10 Jahre lang aufzubewahren. Auch die Personalunterlagen sind zum großen Teil Belege für die Finanzbuchhaltung. Es werden daher meist nur die im Unterabschnitt "Sonstige Geschäftsunterlagen" genannten Schriftstücke unter die 6-jährige Aufbewahrungsfrist fallen.