Inkasso-Glossar: Mahnung

Mahnung

Als Mahnung wird die Aufforderung eines Gläubigers an einen Schuldner verstanden, eine ausstehende Forderung zu begleichen. Dies ist meist mit der Absicht verbunden, den Kunden in Verzug zu setzen.

Die Mahnung unterliegt keinen formalen Voraussetzungen. Sie kann per Telefon, Fax, E-Mail, mündlich vor Ort oder schriftlich erfolgen. Um das Mahnen nachzuweisen, empfiehlt sich allerdings die Schriftform - in sehr wichtigen Fällen auch in Form eines Einschreibebriefs oder Einwurfeinschreibens, evtl. auch unter Zustellungshilfe eines Gerichtvollziehers. Inhalt, Zeitpunkt und Häufigkeit der Mahnung richtet sich in der Praxis erfahrungsgemäß nach der Bonität des Schuldners.

Ob Sie Ihr Schreiben dabei als "Mahnung", "Zahlungsaufforderung" oder "Zahlungserinnerung" bezeichnen, spielt rechtlich keine Rolle. Entscheidend ist die Nennung eines konkreten Zahlungstermins.

Den ganzen Mumpitz wie "ist sicher Ihrer Aufmerksamkeit entgangen" können Sie sich allerdings sparen. Sie wissen eh nicht, wie der Kunde gerade diese oder jene Formulierung aufnimmt.

Muster:

An
Herrn Max Mustermann
....

Zahlungserinnerung: Unsere Rechnung vom 11.11.2011
(Rechnungsnummer: ...)

Sehr geehrter Herr Mustermann,

gerne haben wir in Ihrem Auftrag am 11.11.2011 Ihre Heizungsanlage repariert.

Leider haben Sie bisher noch nicht unsere entsprechende Rechnung vom 11.11.2011, Rechnungsnummer ... , über einen Betrag von .... Euro beglichen.

Bitte überweisen den Betrag bis zum ... auf unser Konto ....

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Handelt es sich um einen Einmal- oder Neukunden, von dem Sie sich für die Zukunft nicht viel versprechen?  Dann können Sie die Mahnung noch etwas kürzer halten:

Muster:

An
Herrn Max Mustermann
....

Mahnung: Unsere Rechnung vom ...
(Rechnungsnummer: ...)


Sehr geehrter Herr Mustermann,

wir haben am 10.09.2011 die von Ihnen in Auftrag gegebene Leistung ordnungsgemäß erbracht.

Unsere Rechnung für diese Leistung vom 11.11.2011, Rechnungsnummer ..., über den Betrag von .... EUR haben Sie bisher nicht beglichen.

Überweisen Sie den genannten Betrag bitte bis zum ... auf unsere Konto ....

Mit freundlichen Grüßen
....

Hat der Kunde auf Ihre Zahlungserinnerung oder Mahnung nicht reagiert, sind Sie berechtigt rechtliche Schritte einzuleiten.

Das liegt aber nicht jedem Unternehmer. Wenn Sie dem Kunden noch eine zweite Chance geben wollen, sollten Sie ihm dies zumindest deutlich machen. Auf überflüssige Formulierungen, einen bettelnden Tonfall oder Beschuldigungen sollten Sie dabei verzichten.

Machen Sie dem Schuldner möglichst konkret klar, welche Schritte Sie einleiten werden, das beeindruckt mehr als ein vages "Sonst behalten wir uns weitere Schritte vor".

Muster:

An
 Herrn Max Mustermann ....

Letzte Mahnung: Unsere Rechnung vom ...
(Rechnungsnummer: ...)


Sehr geehrter Herr Mustermann,
wir haben am 11.11.2011 die von Ihnen in Auftrag gegebene Leistung ordnungsgemäß erbracht.

Sie haben bisher weder auf unsere Rechnung vom ...., Rechnungsnummer ..., reagiert, noch auf unsere Mahnung vom ....

Sollte der Rechnungsbetrag nicht bis zum ... auf unserem Konto eingegangen sein, dann werden wir den Betrag gerichtlich einklagen / die Rechnung an unser Inkassounternehmen weitergeben .... Dadurch entstehende zusätzliche Kosten gehen zu Ihren Lasten.

Eine weitere Mahnung erfolgt nicht.

Mit freundlichen Grüßen
...
Die Anzahl der erforderlichen Mahnschreiben ist nicht festgelegt.

Gesetzlich erforderlich ist grundsätzlich nur eine Mahnung.

Es ist ein verbreiteter Irrtum, dass ein Schuldner erst drei Mahnungen erhalten muss, bevor ein Gläubiger rechtliche Schritte einleiten darf.

Wenn der Gläubiger schon in der Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum angibt und mit einem Hinweis versieht, dass der Kunde mit dessen Ablauf in Verzug gerät, ist eine Mahnung rein rechtlich nicht mehr erforderlich.

Konkret ist dies so formulieren:
"Bitte überweisen Sie den vollständigen Betrag bis zum X.Y.2011. Wir weisen darauf hin, dass Sie dreißig Tage nach Zugang und Fälligkeit dieser Rechnung in Verzug geraten"

Falls einem eine solche Formulierung in der Rechnung zu direkt ist, kommt man zum Verzug um eine Mahnung nicht herum. Dann genügt aber eine einzige Mahnung.

Viele Betriebe schicken aus reiner Höflichkeit noch eine zweite oder sogar eine dritte Mahnung, eine rechtliche Bedeututung haben diese jedoch nicht.

Entscheidend ist bei der ersten Mahnung nur eines: Sie muss dem Schuldner nachweislich zugegangen sein.  Also im Zweifel per Einschreiben, durch einen Boten oder unter Zeugen überreicht.

Gemäß § 286 Abs. 2 BGB bedarf es keiner Mahnung, wenn:

 
  • Die Leistungszeit ist durch eine vertragliche Vereinbarung nach dem Kalender bestimmt (Beispiel: Lieferung am 01.10.2002).
  • Die Leistungszeit ist durch ein vorausgehendes Ereignis berechenbar und es wird eine angemessene Zeit zur Leistung eingeräumt.

    Zahlung zwei Wochen nach Lieferung

    Voraussetzung ist auch hier, dass eine vertragliche Vereinbarung vorliegt. Durch die einseitige Bestimmung der Leistungszeit (z.B. in der Rechnung) wird ohne Mahnung kein Verzug begründet.
     
  • Der Schuldner verweigert die Leistung ernsthaft und endgültig.
     
  • Aus besonderen Gründen ist unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzuges gerechtfertigt.
 

Daneben ist die Mahnung entbehrlich, wenn die Voraussetzungen des automatischen Verzugseintritts gemäß § 286 Abs. 3 BGB erfüllt sind. Wurde beispielsweise eine bestimmte Frist nach dem Kalender bestimmt oder hat der Schuldner die Gegenleistung endgültig und ernsthaft verweigert, ist die Mahnung nicht notwendig.

Durch das ab 1.5.2000 geltende Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen gerät der Schuldner 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug  (§ 286 Abs.3 BGB), so dass eine Mahnung hierfür theoretisch nicht nötig wäre. Allerdings muss ein Gläubiger damit rechnen, dass der Kunde den Erhalt der Rechnung bestreitet, so dass ein nachweisbarer und rechtlich gültiger Verzugszeitpunkt nicht besteht. Insofern kommt der Mahnung weiterhin eine wichtige Bedeutung zu, zumal insgesamt in der Wirtschaft mehr als ein Drittel der Kunden nicht vereinbarungsgemäß zahlt.

Wenn der Schuldner auch nach der 2. oder 3. Mahnung nicht zahlt, sollte man versuchen, mit Hilfe eines Anwalts oder eines Inkassounternehmens eine außergerichtliche Einigung herbeizuführen. Häufig lässt sich dann ein Gerichtsverfahren vermeiden. Die Kosten dieser Hilfe zählen in der Regel zum Verzugsschaden, so dass sie vom Schuldner zu tragen sind.

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