Aufbewahrungsfristen: Diese Geschäftsunterlagen können Sie 2014 vernichten

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dabei unterscheidet man Fristen von sechs und zehn Jahren. Für Steuerunterlagen sollten diese Aufbewahrungsfristen eigentlich verkürzt werden. Doch die Änderungen sind mit dem Jahressteuergesetz 2013 gescheitert. 

Vorerst bleibt es also bei den bisherigen Regelungen.


Hierbei ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfristen stets mit Ablauf des Kalenderjahres beginnen, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handels- oder Geschäftsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind.

Folgende Unterlagen können ab 01.01.2014 vernichtet werden:
 

  • Aufzeichnungen aus 2003 und früher
  • Inventare, die bis zum 31.12.2003 aufgestellt worden sind
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2003 oder früher aufgestellt worden sind
  • Buchungsbelege aus dem Jahre 2003 oder früher
  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2007 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden
  • Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2007 oder früher
Schriftgut / GeschäftsvorfallAufbewahrungsfrist
(Jahre)
A
Abrechnungsunterlagen10
Abschlagszahlungen10
Abschlussbuchungsbelege10
Abschlusskonten10
Abschlussrechnungen10
Abschreibungsunterlagen10
Abtretungserklärungen6
Akkreditive6
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse6
Angebote mit Auftragsfolge6
Angestelltenversicherungsbelege10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage6
Auftragsbestätigungen6
Auftragsbücher6
Auftragskostenbelege10
Auftragszettel10
Aufzeichnungen10
Ausgangsrechnungen10
Außendienstabrechnungen10
Auszahlungsbelege10
B
Bankbelege10
Bankbürgschaften6
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb10
Bestandsermittlungen und -verzeichnisse10
Bestellungen6
Betriebskostenrechnungen10
Bewirtungsunterlagen10
Bilanzen, (Jahresbilanzen) Bilanzbücher, Bilanzkonten, Bilanzprotokolle für die EDV, Bilanzunterlagen10
Buchungsbelege10
Buchungsprotokolle für die EDV10
Buchungsunterlagen10
Bürgschaftsunterlagen6
C
Carnetunterlagen6
Clearing-Belege10
Computerausdrucke mit Buchungsdaten10
D
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)6
Dateien, Beschreibungen der10
Dateiverzeichnisse10
Debitorenkonen und Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen)10
Depotauszüge (soweit nicht Inventare), Depotbestätigungen, Depotbücher10
Devisenunterlagen6
Dubiosenbücher10
E
Einfuhrunterlagen6
Eingangsrechnungen10
Einzahlungsbelege10
Erlösjournale10
Eröffnungsbilanzen10
Exportunterlagen6
F
Fahrtenbücher10
Fahrtkostenerstattungen10
Finanzberichte6
Frachtbriefe, Frachtunterlagen6
G
Gehaltsabrechnungen und -bücher10
Gehaltslisten10
Gehaltsquittungen10
Geschäftsberichte10
Geschäftsbriefe6
Geschenknachweise6
Gesellschaftsverträge10
Gewerbesteuerunterlagen6
Gewinn- und Verlustrechnung10
Grundbuchauszüge10
Gutschriftanzeigen10
H
Handelsbilanz10
Handelsbriefe6
Handelsregisterauszüge6
Hypothekenpfandbriefe6
I
Importrechnungen10
Inkassobücher10
Inventurunterlagen10
J
Jahresabschlüsse10
Jahreskontoblätter10
Journale10
Jubilarfeierunterlagen10
Jubiläumsunterlagen10
K
Kassenberichte10
Kassenbücher u. -blätter10
Kassenzettel (Buchungsunterlage)10
Kaufverträge6
Kilometergeldabrechnungen10
Kontenpläne und Kontenplanänderungen10
Kontoauszüge10
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage)10
Kostenvoranschläge6
Kreditorenkonten10
Kreditunterlagen6
L
Leasingunterlagen6
Lizenzunterlagen10
Lohnbelege10
Lohnunterlagen6
Luftfrachtbriefe6
M
Mahnbescheide, Mahnungen6
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)6
Montageversicherungsakten10
Nachnahmebelege10
Nebenbücher10
O
Obligationen6
Offene-Posten-Listen10
Orderpapiere6
P
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)6
Patentunterlagen6
Pensionsrückstellungsunterlagen10
Pensionszahlungen10
Pfändungsunterlagen10
Portokassenbücher10
Postbankauszüge, Postbankbelege, Postscheckbelege10
Privatentnahmebelege10
Proteste (Scheck, Wechsel)6
Provisionsabrechnungen10
Prozessakten10
Q
Quittungen10
R
Rechnungen10
Reisekostenabrechnungen10
Rentenversicherungsnachweise6
Rückstellungsunterlagen10
S
Sachkonten10
Schadensmeldungen und -unterlagen6
Scheck- und Wechselunterlagen6
Schriftwechsel6
Schuldtitel10
Sicherungsübereignungen6
Skontounterlagen10
Spendenbescheinigungen10
Steuerbescheide und -erklärungen10
Stornobelege10
T
Teilzahlungsbelege6
Telefonkostennachweise10
Transportschadenunterlagen6
Transportversicherungsanmeldungen6
Ü
Überweisungsbelege10
Umbuchungsbelege10
Umsatzsteuervergütungen10
Umsatzsteuervoranmeldungen10
Unfallversicherungsunterlagen6
V
Verbindlichkeiten10
Verfrachtungsaufträge6
Verkaufsbücher, -journale10
Vermögensteuerunterlagen6
Vermögensverzeichnis10
Verpfändungsunterlagen10
Verrechnungskonten10
Versand- und Frachtunterlagen6
Versicherungspolicen6
Verträge (Nach Vertragsende soweit handels- und steuerrechtlich relevant)10
Vertreterunterlagen6
Vollmachten (Urkunden)6
W
Währungsforderungen10
Warenbestandsaufnahmen10
Wechsel10
Weihnachtsgratifikation10
Werbegeschenknachweise10
Werbekosten, Belege über10
Werkstattabrechnungen10
Wertberichtigungen10
Wertpapieraufstellungen10
Z
Zahlungsanweisungen/-belege10
Zahlungsträger10
Zeichnungsvollmachten6
Zessionen6
Zinsabrechnungen10
Zollbelege6
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer10
Zwischenbilanzen10


Dabei sind jedoch die Fristen für die Steuerfestsetzungen zu beachten.


Nicht vernichtet werden dürfen Unterlagen, wenn sie von Bedeutung sind

  • für eine begonnene Außenprüfung
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt
  • bei vorläufigen Steuerfestsetzungen

Es ist darauf zu achten, dass auch elektronisch erstellte Daten für zehn Jahre vorgehalten werden müssen.;

Im Regierungsentwurf zum Jahressteuergesetz 2013 ist vorgesehen die Aufbewahrungsfristen zu verkürzen.

Hiernach soll die Aufbewahrungsfrist in den Jahren 2013 und 2014 auf 8 Jahre, ab 2015 dann dauerhaft auf 7 Jahre für folgende Unterlagen verkürzt werden:
 
  • Bücher, Aufzeichnungen und Inventare
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz
  • zum Verständnis der vorgenannten Unterlagen erforderliche Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege
  • Unterlagen, die einer mit Datenverarbeitungsmitteln abzugebenden Zollmeldung beizufügen sind. Das gilt, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder die Belege nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben.
Ansonsten bliebe es bei den bisherigen Aufbewahrungsfristen von 6 bzw. 10 Jahren.

HINWEIS:
Der Bundesrat lehnt den Gesetzentwurf zur Verkürzung der Aufbewahrungsfristen grundsätzlich ab und hat den Vermittlungsausschuss angerufen. Insbesondere wird die Streichung der Regelungen zur Verkürzung der Aufbewahrungsfristen verlangt. In der Begründung heißt es, es sei falsch, die steuerlichen Aufbewahrungsfristen zu verkürzen. Sie sollten mindestens so lang sein wie die längste Festsetzungsfrist, damit die Finanzverwaltung nicht auf Schätzungen zurückgreifen müsse. Das Problem stelle sich besonders bei Steuerhinterziehung, bei der die Festsetzungsfrist zehn Jahre betrage. Nicht zuletzt angesichts der Fahndungsfälle in der jüngsten Vergangenheit müsse es ein vorrangiges Anliegen sein, „Steuerstraftaten wirkungsvoller als bisher zu ahnden und nicht die Aufklärung von Steuerstraftaten zu erschweren.

Ein Termin für die Behandlung im Vermittlungsausschuss steht noch nicht fest - derzeit gelten also die bisherigen Aufbewahrungsfristen.