Jeder Kaufmann ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dabei unterscheidet man Fristen von sechs und zehn Jahren. Für Steuerunterlagen sollten diese Aufbewahrungsfristen eigentlich verkürzt werden. Doch die Änderungen sind mit dem Jahressteuergesetz 2013 gescheitert.
Vorerst bleibt es also bei den bisherigen Regelungen.
Hierbei ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfristen stets mit Ablauf des Kalenderjahres beginnen, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handels- oder Geschäftsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind.
Folgende Unterlagen können ab 01.01.2014 vernichtet werden:
- Aufzeichnungen aus 2003 und früher
- Inventare, die bis zum 31.12.2003 aufgestellt worden sind
- Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2003 oder früher aufgestellt worden sind
- Buchungsbelege aus dem Jahre 2003 oder früher
- empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2007 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden
- Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2007 oder früher
Schriftgut / Geschäftsvorfall | Aufbewahrungsfrist (Jahre) |
A | |
Abrechnungsunterlagen | 10 |
Abschlagszahlungen | 10 |
Abschlussbuchungsbelege | 10 |
Abschlusskonten | 10 |
Abschlussrechnungen | 10 |
Abschreibungsunterlagen | 10 |
Abtretungserklärungen | 6 |
Akkreditive | 6 |
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse | 6 |
Angebote mit Auftragsfolge | 6 |
Angestelltenversicherungsbelege | 10 |
Anlagenvermögensbücher- und Karteien | 10 |
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 6 |
Auftragsbestätigungen | 6 |
Auftragsbücher | 6 |
Auftragskostenbelege | 10 |
Auftragszettel | 10 |
Aufzeichnungen | 10 |
Ausgangsrechnungen | 10 |
Außendienstabrechnungen | 10 |
Auszahlungsbelege | 10 |
B | |
Bankbelege | 10 |
Bankbürgschaften | 6 |
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb | 10 |
Bestandsermittlungen und -verzeichnisse | 10 |
Bestellungen | 6 |
Betriebskostenrechnungen | 10 |
Bewirtungsunterlagen | 10 |
Bilanzen, (Jahresbilanzen) Bilanzbücher, Bilanzkonten, Bilanzprotokolle für die EDV, Bilanzunterlagen | 10 |
Buchungsbelege | 10 |
Buchungsprotokolle für die EDV | 10 |
Buchungsunterlagen | 10 |
Bürgschaftsunterlagen | 6 |
C | |
Carnetunterlagen | 6 |
Clearing-Belege | 10 |
Computerausdrucke mit Buchungsdaten | 10 |
D | |
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) | 6 |
Dateien, Beschreibungen der | 10 |
Dateiverzeichnisse | 10 |
Debitorenkonen und Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) | 10 |
Depotauszüge (soweit nicht Inventare), Depotbestätigungen, Depotbücher | 10 |
Devisenunterlagen | 6 |
Dubiosenbücher | 10 |
E | |
Einfuhrunterlagen | 6 |
Eingangsrechnungen | 10 |
Einzahlungsbelege | 10 |
Erlösjournale | 10 |
Eröffnungsbilanzen | 10 |
Exportunterlagen | 6 |
F | |
Fahrtenbücher | 10 |
Fahrtkostenerstattungen | 10 |
Finanzberichte | 6 |
Frachtbriefe, Frachtunterlagen | 6 |
G | |
Gehaltsabrechnungen und -bücher | 10 |
Gehaltslisten | 10 |
Gehaltsquittungen | 10 |
Geschäftsberichte | 10 |
Geschäftsbriefe | 6 |
Geschenknachweise | 6 |
Gesellschaftsverträge | 10 |
Gewerbesteuerunterlagen | 6 |
Gewinn- und Verlustrechnung | 10 |
Grundbuchauszüge | 10 |
Gutschriftanzeigen | 10 |
H | |
Handelsbilanz | 10 |
Handelsbriefe | 6 |
Handelsregisterauszüge | 6 |
Hypothekenpfandbriefe | 6 |
I | |
Importrechnungen | 10 |
Inkassobücher | 10 |
Inventurunterlagen | 10 |
J | |
Jahresabschlüsse | 10 |
Jahreskontoblätter | 10 |
Journale | 10 |
Jubilarfeierunterlagen | 10 |
Jubiläumsunterlagen | 10 |
K | |
Kassenberichte | 10 |
Kassenbücher u. -blätter | 10 |
Kassenzettel (Buchungsunterlage) | 10 |
Kaufverträge | 6 |
Kilometergeldabrechnungen | 10 |
Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 |
Kontoauszüge | 10 |
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) | 10 |
Kostenvoranschläge | 6 |
Kreditorenkonten | 10 |
Kreditunterlagen | 6 |
L | |
Leasingunterlagen | 6 |
Lizenzunterlagen | 10 |
Lohnbelege | 10 |
Lohnunterlagen | 6 |
Luftfrachtbriefe | 6 |
M | |
Mahnbescheide, Mahnungen | 6 |
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 |
Montageversicherungsakten | 10 |
Nachnahmebelege | 10 |
Nebenbücher | 10 |
O | |
Obligationen | 6 |
Offene-Posten-Listen | 10 |
Orderpapiere | 6 |
P | |
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 |
Patentunterlagen | 6 |
Pensionsrückstellungsunterlagen | 10 |
Pensionszahlungen | 10 |
Pfändungsunterlagen | 10 |
Portokassenbücher | 10 |
Postbankauszüge, Postbankbelege, Postscheckbelege | 10 |
Privatentnahmebelege | 10 |
Proteste (Scheck, Wechsel) | 6 |
Provisionsabrechnungen | 10 |
Prozessakten | 10 |
Q | |
Quittungen | 10 |
R | |
Rechnungen | 10 |
Reisekostenabrechnungen | 10 |
Rentenversicherungsnachweise | 6 |
Rückstellungsunterlagen | 10 |
S | |
Sachkonten | 10 |
Schadensmeldungen und -unterlagen | 6 |
Scheck- und Wechselunterlagen | 6 |
Schriftwechsel | 6 |
Schuldtitel | 10 |
Sicherungsübereignungen | 6 |
Skontounterlagen | 10 |
Spendenbescheinigungen | 10 |
Steuerbescheide und -erklärungen | 10 |
Stornobelege | 10 |
T | |
Teilzahlungsbelege | 6 |
Telefonkostennachweise | 10 |
Transportschadenunterlagen | 6 |
Transportversicherungsanmeldungen | 6 |
Ü | |
Überweisungsbelege | 10 |
Umbuchungsbelege | 10 |
Umsatzsteuervergütungen | 10 |
Umsatzsteuervoranmeldungen | 10 |
Unfallversicherungsunterlagen | 6 |
V | |
Verbindlichkeiten | 10 |
Verfrachtungsaufträge | 6 |
Verkaufsbücher, -journale | 10 |
Vermögensteuerunterlagen | 6 |
Vermögensverzeichnis | 10 |
Verpfändungsunterlagen | 10 |
Verrechnungskonten | 10 |
Versand- und Frachtunterlagen | 6 |
Versicherungspolicen | 6 |
Verträge (Nach Vertragsende soweit handels- und steuerrechtlich relevant) | 10 |
Vertreterunterlagen | 6 |
Vollmachten (Urkunden) | 6 |
W | |
Währungsforderungen | 10 |
Warenbestandsaufnahmen | 10 |
Wechsel | 10 |
Weihnachtsgratifikation | 10 |
Werbegeschenknachweise | 10 |
Werbekosten, Belege über | 10 |
Werkstattabrechnungen | 10 |
Wertberichtigungen | 10 |
Wertpapieraufstellungen | 10 |
Z | |
Zahlungsanweisungen/-belege | 10 |
Zahlungsträger | 10 |
Zeichnungsvollmachten | 6 |
Zessionen | 6 |
Zinsabrechnungen | 10 |
Zollbelege | 6 |
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer | 10 |
Zwischenbilanzen | 10 |
Dabei sind jedoch die Fristen für die Steuerfestsetzungen zu beachten.
Nicht vernichtet werden dürfen Unterlagen, wenn sie von Bedeutung sind
- für eine begonnene Außenprüfung
- für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
- für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt
- bei vorläufigen Steuerfestsetzungen
Es ist darauf zu achten, dass auch elektronisch erstellte Daten für zehn Jahre vorgehalten werden müssen.;
Hiernach soll die Aufbewahrungsfrist in den Jahren 2013 und 2014 auf 8 Jahre, ab 2015 dann dauerhaft auf 7 Jahre für folgende Unterlagen verkürzt werden:
- Bücher, Aufzeichnungen und Inventare
- Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz
- zum Verständnis der vorgenannten Unterlagen erforderliche Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
- Buchungsbelege
- Unterlagen, die einer mit Datenverarbeitungsmitteln abzugebenden Zollmeldung beizufügen sind. Das gilt, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder die Belege nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben.
HINWEIS:
Der Bundesrat lehnt den Gesetzentwurf zur Verkürzung der Aufbewahrungsfristen grundsätzlich ab und hat den Vermittlungsausschuss angerufen. Insbesondere wird die Streichung der Regelungen zur Verkürzung der Aufbewahrungsfristen verlangt. In der Begründung heißt es, es sei falsch, die steuerlichen Aufbewahrungsfristen zu verkürzen. Sie sollten mindestens so lang sein wie die längste Festsetzungsfrist, damit die Finanzverwaltung nicht auf Schätzungen zurückgreifen müsse. Das Problem stelle sich besonders bei Steuerhinterziehung, bei der die Festsetzungsfrist zehn Jahre betrage. Nicht zuletzt angesichts der Fahndungsfälle in der jüngsten Vergangenheit müsse es ein vorrangiges Anliegen sein, „Steuerstraftaten wirkungsvoller als bisher zu ahnden und nicht die Aufklärung von Steuerstraftaten zu erschweren.
Ein Termin für die Behandlung im Vermittlungsausschuss steht noch nicht fest - derzeit gelten also die bisherigen Aufbewahrungsfristen.