Trotz dem Trend zum papierlosen Büro gibt es immer noch hinreichend Geschäftsunterlagen, die für bestimmte Zeiträume aufbewart werden müssen. Dabei gelten für die Aufbewahrung von E-Mails dieselben Aufbewahrungsvorschriften wie für Unterlagen in Papierform. Entscheidend ist immer der Inhalt der E-Mails.
Für Sie als Steuerverantwortlichen sind im Wesentlichen zwei Aufbewahrungsfristen wichtig, die 6- und die 10-jährige Aufbewahrungsfrist.
6-jährige Aufbewahrungsfrist:
- Empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben (Durchschriften/Kopien)
der abgesandten Handelsbriefe (z. B. Angebote) - Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen (z. B. Preisverzeichnisse)
- Lohnkonto nebst dazugehörigen Belegen
- Lohnabrechnungsunterlagen und Lohnlisten
10-jährige Aufbewahrungsfrist:
- Bilanzen
- Einnahmen-Überschuss-Rechnungen
- Bücher
- Aufzeichnungen
- Aufzeichnungs- und Buchungsbelege
- Unterlagen, die Zollerklärungen beizufügen waren
| Art der Unterlagen | In 2015 zu entsorgende Unterlagen aus dem Jahr: |
| A | |
| Abkürzungsverzeichnis (erklärend) | 2004 |
| Abrechnungsunterlagen | 2004 |
| Abschlagszahlungen | 2004 |
| Abschlussbuchungsbelege | 2004 |
| Abschlusskonten | 2004 |
| Abschlussrechnungen | 2004 |
| Abschreibungsunterlagen | 2004 |
| Abtretungserklärungen | 2008 |
| Akkordunterlagen | 2004 |
| Akkreditive | 2008 |
| Aktenvermerke | 2008 |
| An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse | 2008 |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 2004 |
| Angebote (erhaltene und Kopien versandter) | 2008 |
| Angestelltenversicherung (Belege) | 2004 |
| Anlageninventare | 2004 |
| Anlagenkartei | 2004 |
| Anlagenverzeichnis | 2004 |
| Anleihen | 2008 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen | 2008 |
| Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) | 2008 |
| Arbeitnehmersparzulage (Verträge) | 2008 |
| Arbeitsanweisungen | 2004 |
| Auftragsbestätigungen | 2008 |
| Auftragsbücher | 2008 |
| Auftragskostenbelege | 2004 |
| Auftragszettel | 2004 |
| Aufzeichnungen | 2004 |
| Ausfuhrunterlagen | 2008 |
| Ausgangsrechnungen | 2004 |
| Ausschusslisten als Buchungsbelege | 2004 |
| Außendienstabrechnungen | 2004 |
| Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) | 2008 |
| Außenhandelsunterlagen | 2008 |
| Auszahlungsbelege | 2004 |
| B | |
| Bahnabrechnungen | 2004 |
| Bahnfrachtbriefe | 2008 |
| Bankbelege | 2004 |
| Bankbürgschaften | 2008 |
| Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen | 2004 |
| Bauakten | 2004 |
| Baugenehmigungen | 2004 |
| Beförderungspapiere | 2008 |
| Beherrschungsverträge | 2004 |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 2004 |
| Belege | 2004 |
| Bestandsberichtigungen | 2004 |
| Bestandsverzeichnisse | 2004 |
| Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter) | 2008 |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen | 2004 |
| Betriebskostenrechnungen | 2004 |
| Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) | 2004 |
| Betriebsprüfungsberichte | 2008 |
| Bewertungsunterlagen | 2004 |
| Bewirtungsunterlagen | 2004 |
| Bilanzbücher | 2004 |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 2004 |
| Bilanzkonten | 2004 |
| Bilanzunterlagen | 2004 |
| Bons | 2004 |
| Bruttolohnlisten | 2008 |
| Bruttolohnsammelkarten | 2008 |
| Buchführungsprogramme | 2004 |
| Buchführungsunterlagen | 2004 |
| Buchungsbelege | 2004 |
| Buchungsprotokolle für die EDV | 2004 |
| Buchungsunterlagen | 2004 |
| Bürgschaftsunterlagen | 2008 |
| C | |
| Carnet-Zolldokumente | 2008 |
| Clearingauszüge | 2008 |
| Clearing-Belege | 2004 |
| Computerausdrucke mit Buchungsdaten | 2004 |
| COM-Verfahrensbeschreibungen | 2004 |
| D | |
| Darlehenskonto | 2004 |
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) | 2008 |
| Datensicherungen | 2004 |
| Dauerauftragsunterlagen | 2008 |
| Dauervorschüsse | 2004 |
| Debitorenkonten | 2004 |
| Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) | 2004 |
| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 2004 |
| Depotbestätigungen | 2004 |
| Depotbücher | 2004 |
| Devisenunterlagen | 2008 |
| Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV | 2004 |
| Dubiosenbücher | 2004 |
| E | |
| EDV-Journal | 2004 |
| Effektenbuch | 2004 |
| Effektenkassenquittungen | 2004 |
| Einfuhrunterlagen | 2008 |
| Eingangsrechnungen | 2004 |
| Eingangsüberweisungsträger | 2008 |
| Einheitswertunterlagen | 2008 |
| Einkaufsbücher | 2004 |
| Einnahmenüberschussrechnung | 2004 |
| Einzahlungsbelege | 2004 |
| Energieverbrauchsunterlagen | 2008 |
| Erlösjournale | 2004 |
| Eröffnungsbilanzen | 2004 |
| Ersatzkassenunterlagen | 2008 |
| Exportunterlagen | 2008 |
| Expressauslieferungsbücher | 2004 |
| F | |
| Fahrtenbücher | 2004 |
| Fahrtkostenerstattungen | 2004 |
| Fakturierjournale | 2004 |
| Fernschreiben (Handelsbriefe) | 2008 |
| Feuerversicherungsunterlagen | 2008 |
| Finanzberichte | 2004 |
| Frachtbriefe | 2008 |
| Frachtunterlagen | 2008 |
| Freistemplerabrechnungen | 2004 |
| Fürsorgeunterlagen | 2008 |
| G | |
| Gebrauchsmusterunterlagen | 2008 |
| Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) | 2004 |
| Gehaltskonten | 2008 |
| Gehaltslisten | 2004 |
| Gehaltsquittungen | 2004 |
| Gehaltsvorschusskonten | 2004 |
| Geschäftsberichte | 2004 |
| Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften) | 2008 |
| Geschenknachweise | 2008 |
| Gesellschaftsverträge | 2004 |
| Gewährleistungsverpflichtungen | 2008 |
| Gewerbesteuerunterlagen | 2008 |
| Gewinn- und Verlustrechnung | 2004 |
| Gewinnabführungsverträge | 2004 |
| Grundbuchauszüge | 2004 |
| Grundlohnlisten | 2004 |
| Gutschriftanzeigen | 2004 |
| H | |
| Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen | 2004 |
| Handelsbilanz | 2004 |
| Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) | 2008 |
| Handelsbücher | 2004 |
| Handelsregisterauszüge | 2008 |
| Hauptabschlussübersicht | 2004 |
| Hauptbücher und -karteien | 2004 |
| Hypothekenpfandbriefe | 2008 |
| I | |
| Importrechnungen | 2004 |
| Importunterlagen | 2008 |
| Inkassobücher | 2004 |
| Inventare | 2004 |
| Inventurunterlagen | 2004 |
| Investitionsabrechnungen | 2008 |
| J | |
| Jahresabschlüsse | 2004 |
| Jahresabschlusslisten | 2004 |
| Jahreskontoblätter | 2004 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 2004 |
| Jubilarfeierunterlagen | 2004 |
| Jubiläumsunterlagen | 2004 |
| K | |
| Kalkulationsunterlagen | 2008 |
| Kapitalerhöhungsunterlagen | 2008 |
| Kapitalverkehrsteuerunterlagen | 2008 |
| Kassenberichte | 2004 |
| Kassenbücher u. -blätter | 2004 |
| Kassenzettel (Buchungsunterlage) | 2004 |
| Kaufverträge | 2008 |
| Kilometergeldabrechnungen | 2004 |
| Kommissionslisten | 2008 |
| Konnossemente | 2008 |
| Kontenpläne/Kontenplanänderungen | 2004 |
| Kontenregister | 2004 |
| Kontoauszüge | 2004 |
| Kontokorrentbücher | 2004 |
| Kostenartenpläne | 2004 |
| Kostenstellenpläne | 2008 |
| Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) | 2004 |
| Kostenvoranschläge | 2008 |
| Kreditorenkonten | 2004 |
| Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) | 2008 |
| Kurzarbeitergeldanträge | 2008 |
| Kurzarbeitergeldlisten | 2008 |
| L | |
| Ladescheine | 2004 |
| Lageberichte | 2004 |
| Lagerbuchführungen | 2004 |
| Lagerprotokolle | 2008 |
| Leasingunterlagen | 2008 |
| Leergutabrechnungen | 2008 |
| Lieferscheine | 2004 |
| Lizenzunterlagen | 2004 |
| Lohnbelege | 2004 |
| Lohnlisten | 2004 |
| Lohnsteuerunterlagen | 2004 |
| Lohnunterlagen | 2008 |
| Lohnvorschusskonten | 2004 |
| Luftfrachtbriefe | 2008 |
| M | |
| Magnetbänder (mit Buchfunktion) | 2004 |
| Mahnbescheide | 2008 |
| Mahnungen | 2008 |
| Maklerschlussnoten | 2008 |
| Materialabrechnungen | 2004 |
| Materialentnahmescheine | 2008 |
| Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) | 2008 |
| Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung | 2004 |
| Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen | 2008 |
| Montageversicherungsakten | 2004 |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 2004 |
| N | |
| Nachkalkulationen | 2004 |
| Nachnahmebelege | 2004 |
| Nebenbücher | 2004 |
| Nettolohnlisten | 2004 |
| Nutzflächenermittlung | 2004 |
| O | |
| Obligationen | 2008 |
| Offene-Posten-Listen | 2004 |
| Orderpapiere | 2008 |
| Organschaftsabrechnungen | 2004 |
| Organschaftsverträge | 2004 |
| P | |
| Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) | 2008 |
| Patentunterlagen | 2008 |
| Pensionsrückstellungsunterlagen | 2004 |
| Pensionszahlungen | 2004 |
| Pfandleihbücher | 2004 |
| Pfändungsunterlagen | 2004 |
| Portokassenbücher | 2004 |
| Postaufträge | 2008 |
| Postbankauszüge | 2004 |
| Postbankbelege | 2004 |
| Postscheckbelege | 2004 |
| Preislisten | 2008 |
| Preisvereinbarungen | 2008 |
| Privatentnahmebelege | 2004 |
| Proteste (Scheck, Wechsel) | 2008 |
| Protokolle | 2004 |
| Provisionsabrechnungen | 2004 |
| Prozessakten | 2004 |
| Q | |
| Qualitätsberichte | 2008 |
| Quittungen | 2004 |
| R | |
| Rechnungen | 2004 |
| Rechnungsabgrenzungsermittlung | 2004 |
| Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer / für Unternehmer | 2004 |
| Rentenversicherungsnachweise | 2008 |
| Repräsentationskosten | 2004 |
| Rückstellungsunterlagen | 2004 |
| Rückwareneingangsjournale | 2008 |
| S | |
| Sachanlagevermögenskarteien | 2004 |
| Sachkonten | 2004 |
| Saldenbestätigungen | 2004 |
| Saldenbilanzen | 2004 |
| Schadensmeldungen und -unterlagen | 2008 |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 2008 |
| Scheckbestandsaufnahmen | 2004 |
| Schecks | 2008 |
| Schriftwechsel | 2008 |
| Schuldtitel | 2004 |
| Sicherungsübereignungen | 2008 |
| Skontounterlagen | 2004 |
| Sozialpläne | 2008 |
| Sozialversicherungsbeitragskonten | 2004 |
| Sparprämienanträge | 2008 |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 2004 |
| Spendenbescheinigungen | 2004 |
| Steuerbescheide und -erklärungen | 2004 |
| Steuerunterlagen | 2004 |
| Stornobelege | 2004 |
| T | |
| Teilzahlungsbelege | 2008 |
| Telefonkostennachweise | 2004 |
| Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege) | 2008 |
| Testate als Bilanzteil | 2004 |
| Transportschadenunterlagen | 2008 |
| Transportversicherungsanmeldungen | 2008 |
| U | |
| Überstundenlisten | 2008 |
| Überweisungsbelege | 2004 |
| Umbuchungsbelege | 2004 |
| Umsatzsteuervergütungen | 2004 |
| Umsatzsteuervoranmeldungen | 2004 |
| Unfallversicherungsunterlagen | 2008 |
| Unternehmerlohnverrechnungen | 2008 |
| Urlaubslisten für Rückstellungen | 2004 |
| V | |
| Valuta-Belege | 2004 |
| Verbindlichkeiten | 2004 |
| Verfrachtungsaufträge | 2008 |
| Verkaufsbücher, -journale | 2004 |
| Vermögensteuerunterlagen | 2008 |
| Vermögensverzeichnis | 2004 |
| Vermögenswirksame Leistungen | 2008 |
| Verpfändungsunterlagen | 2004 |
| Verrechnungskonten | 2004 |
| Verrechnungspreisunterlagen | 2004 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 2008 |
| Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege | 2004 |
| Versicherungspolicen | 2008 |
| Versteigerungsunterlagen | 2008 |
| Verträge | 2008 |
| Vertreterunterlagen | 2008 |
| Verwahrungsbücher für Wertpapiere | 2004 |
| Viehregister | 2004 |
| Vollmachten (Urkunden) | 2008 |
| Vollständigkeitserklärungen | 2004 |
| Vorschusskonten | 2004 |
| Vorschusslisten als Buchungsbelege | 2004 |
| W | |
| Währungsforderungen | 2004 |
| Warenbestandsaufnahmen | 2004 |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 2004 |
| Warenverkehrsbescheinigungen | 2008 |
| Wechsel | 2008 |
| Wechsel als Buchungsbeleg | 2004 |
| Wechselbuch | 2004 |
| Wechselobligation | 2004 |
| Weihnachtsgratifikation | 2004 |
| Werbegeschenknachweise | 2004 |
| Werbekosten, Belege über | 2004 |
| Werksrentenanträge | 2008 |
| Werkstattabrechnungen | 2004 |
| Werkzeugkosten, Belege über | 2004 |
| Werkzeugregister als Inventar | 2004 |
| Wertberichtigungen | 2004 |
| Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen | 2004 |
| Wertpapierkurse als Buchungsbelege | 2004 |
| Wohnungsbauunterlagen | 2004 |
| Z | |
| Zahlungsanweisungen/-belege | 2004 |
| Zahlungsträger | 2004 |
| Zeichnungsvollmachten | 2008 |
| Zessionen | 2008 |
| Zinsabrechnungen | 2004 |
| Zinsberechnungen als Buchungsbeleg | 2004 |
| Zinsberechnungsunterlagen | 2008 |
| Zollbelege | 2008 |
| Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer | 2004 |
| Zuschüsse des Arbeitgebers | 2004 |
| Zustellungsquittungen | 2008 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres) | 2004 |
Wann die Aufbewahrungsfrist zu laufen beginnt
Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer am Ende des Kalenderjahrs, in dem sich der dokumentierte Geschäftsvorfall zugetragen hat. Dies bedeutet: Ab Januar 2015 können Sie an sich alle Geschäftsdokumente vernichten, die aus dem Jahr 2004 oder früher stammen.
Jedoch Vorsicht:
Ausschlaggebend ist der Ablauf des Jahres, in dem Sie beispielsweise die letzte Eintragung in den Geschäftsbüchern vorgenommen, die Bilanz erstellt, den Geschäfts- oder Handelsbrief empfangen haben oder sonstige Unterlagen entstanden sind.
Beispiel: Im März 2005 haben Sie die Bilanz für das Jahr 2004 erstellt. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist begann mit Ablauf des Jahres 2005. Die Bilanz für das Jahr 2004 dürfen Sie also frühestens 2016 entsorgen.
Wann dürfen Sie Geschäftsunterlagen überhaupt nicht vernichten
Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind
- für eine bereits begonnene Außenprüfung,
- für bereits anhängige Steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
- für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder
- für die Begründung der Anträge an das Finanzamt,
- für den Nachweis zu Anträgen bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.