Welche geschäftlichen Unterlagen können 2019 in den Papierkorb?

Unternehmer können ab 1.1.2018 wieder Platz schaffen und endlich einen Teil ihrer Steuerbelege aus grauer Vorzeit schreddern.


Jeder Kaufmann ist allerdings verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dabei unterscheidet man Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren.

Folgende Unterlagen können ab 01.01.2019 vernichtet werden:

  • Aufzeichnungen aus 2008 und früher
  • Inventare, die bis zum 31.12.2008 aufgestellt worden sind
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2008 oder früher aufgestellt worden sind
  • Buchungsbelege aus dem Jahre 2008 oder früher
  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien abgesendeter Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2012 oder früher empfangen bzw. versandt wurden
  • Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2012 oder früher

Hierbei ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfristen nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen beginnen. Die Frist beginnt vielmehr erst nach Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung oder Änderung im betreffenden Dokument vorgenommen wurde. Klären Sie daher vorab den Zeitpunkt der letzen Eintragung bevor Sie Unterlagen dem Reiswolf zuführen. Hiernach addieren Sie die Aufbewahrungsfrist ab dem folgenden Kalenderjahr.

Beispiel: In der Buchführung 2016 wurden letztmals im März 2018 Umbuchungen vorgenommen. Wann endet die Aufbewahrungspflicht für diese Steuerunterlagen des Jahres 2016?

  6-jährige Aufbewahrungspflicht  10-jährige Aufbewahrungspflicht 
 Beginn der Frist 31.12.2018 31.12.2018
 Ende der Frist 31.12.2024 31.12.2028
 Erlaubte Entsorgung ab 01.01.2025 01.01.2029

Um böse Überraschungen bei einer späteren Betriebsprüfung auszuschließen, sollten Sie größere Aktenvernichtungen am besten immer vorab mit Ihrem Steuerberater besprechen.

Ab 01. Januar 2019 können die Unterlagen der folgenden Jahrgänge vernichtet werden ê       

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist ê       

 

A

 

Abbaumeldungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Abfallsammelmeldungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Abhängigkeitserklärungen10 Jahre   2008 
Abkürzungsverzeichnis (erklärend)10 Jahre   2008 
Ablaufdiagramme (wenn zur Buchführung erforderlich)10 Jahre   2008 
Abrechnungsübersichten  0 Jahre 
Abrechnungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Abschlagszahlungen10 Jahre   2008 
Abschlussbuchungsbelege10 Jahre   2008 
Abschlusskonten10 Jahre   2008 
Abschlussrechnungen10 Jahre   2008 
Abschreibungsunterlagen10 Jahre   2008 
Abtretungserklärungen (nach Erledigung)  6 Jahre   2012 
Abwertungsbelege10 Jahre   2008 
Akkordunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Akkreditive  6 Jahre   2012 
Aktenregister (allgemein)  0 Jahre 
Aktenvermerke  6 Jahre   2012 
Aktenvermerke (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse  6 Jahre   2012 
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung10 Jahre   2008 
Angebote (mit Folgeauftrag)  6 Jahre   2012 
Angebote (ohne Folgeauftrag)  0 Jahre 
Angestelltenversicherung Belege (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Anhang (zum Jahresabschluss)10 Jahre   2008 
Anlageninventare10 Jahre   2008 
Anlagenkartei10 Jahre   2008 
Anlagenunterhaltungskosten (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Anlagenverzeichnis10 Jahre   2008 
Anlagevermögensbücher und -karteien10 Jahre   2008 
Anleihebücher10 Jahre   2008 
Anleihen  6 Jahre   2012 
Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen  6 Jahre   2012 
Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich)  6 Jahre   2012 
Anzahlungsunterlagen  6 Jahre   2012 
Arbeitgeberzuschusskarten  6 Jahre   2012 
Arbeitnehmersparzulage (Verträge)  6 Jahre   2012 
Arbeitsaufträge  0 Jahre 
Arbeitsplatzbeschreibungen  0 Jahre 
Auftragsbestätigungen  6 Jahre   2012 
Auftragsbücher  6 Jahre   2012 
Auftragseingangs- und Bestandslisten  0 Jahre 
Auftragskostenbelege10 Jahre   2008 
Auftragszettel10 Jahre   2008 
Aufzeichnungen10 Jahre   2008 
Ausfuhrunterlagen  6 Jahre   2012 
Ausgangsrechnungen10 Jahre   2008 
Aushänge  0 Jahre 
Auskunftsunterlagen  0 Jahre 
Ausschusslisten (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Außendienstabrechnungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Außendienstabrechnungen (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2012 
Außenhandelsunterlagen  6 Jahre   2012 
Auszahlungsbelege10 Jahre   2008 
B  
Bahnabrechnungen10 Jahre   2008 
Bahnfrachtbriefe  6 Jahre   2012 
Bankbelege10 Jahre   2008 
Bankbürgschaften  6 Jahre   2012 
Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen10 Jahre   2008 
Bauantragskostenkostennachweise  6 Jahre   2012 
Baubeschreibungen  6 Jahre   2012 
Baubücher (Inventurunterlage)10 Jahre   2008 
Baugenehmigungen  6 Jahre   2012 
Beförderungspapiere  6 Jahre   2012 
Beherrschungsverträge (nach Beendigung)10 Jahre   2008 
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Belege, soweit Buchungsbeleg (Offene-Posten-Buchhaltung)10 Jahre   2008 
Bestandsberichtigungen10 Jahre   2008 
Bestandsermittlungen (Inventurunterlage)10 Jahre   2008 
Bestandsverzeichnisse10 Jahre   2008 
Bestellungen  6 Jahre   2012 
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen10 Jahre   2008 
Betriebskostenabrechnung (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2012 
Betriebskostenrechnungen10 Jahre   2008 
Betriebskrankenkasse (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Betriebsprüfungsberichte  6 Jahre   2012 
Betriebsratsangelegenheiten  0 Jahre 
Betriebsunfallunterlagen  6 Jahre   2012 
Bewertungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Bewirtungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Bilanzbücher10 Jahre   2008 
Bilanzen (Jahresbilanzen)10 Jahre   2008 
Bilanzkonten10 Jahre   2008 
Bilanzprotokolle für die EDV10 Jahre   2008 
Bilanzunterlagen10 Jahre   2008 
Bons10 Jahre   2008 
Börsenaufträge  6 Jahre   2012 
Bruttoerlösnachweise  6 Jahre   2012 
Bruttolohnlisten  6 Jahre   2012 
Bruttolohnsammelkarten  6 Jahre   2012 
Bruttolohnstreifen  6 Jahre   2012 
Buchführungsprogramme10 Jahre   2008 
Buchführungsunterlagen10 Jahre   2008 
Buchungsanweisungen10 Jahre   2008 
Buchungsbelege10 Jahre   2008 
Buchungsprotokolle für die EDV10 Jahre   2008 
Buchungsunterlagen10 Jahre   2008 
Budget und Budgetunterlagen  0 Jahre 
Bürgschaftsunterlagen  6 Jahre   2012 
C  
Carnet-Zolldokumente  6 Jahre   2012 
Clearingauszüge  6 Jahre   2012 
Clearing-Belege10 Jahre   2008 
Code-Pläne zum Verständnis der Buchführung10 Jahre   2008 
Codierungslisten10 Jahre   2008 
Computerausdrucke mit Buchungsdaten10 Jahre   2008 
COM-Verfahrensbeschreibungen10 Jahre   2008 
CpD-Konto (Conto-pro-Diverse)10 Jahre   2008 
D  
Darlehenskonto10 Jahre   2008 
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)  6 Jahre   2012 
Darlehensverträge (nach Vertragsablauf)  6 Jahre   2012 
Datensicherungen10 Jahre   2008 
Dauerauftragsunterlagen  6 Jahre   2012 
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf)10 Jahre   2008 
Dauervorschüsse10 Jahre   2008 
Debitorenkonten10 Jahre   2008 
Debitorenlisten (wenn Bilanzunterlage)10 Jahre   2008 
Deklarationen (wenn Versandunterlage)  6 Jahre   2012 
Depotauszüge10 Jahre   2008 
Depotbestätigungen10 Jahre   2008 
Depotbücher10 Jahre   2008 
Deputatunterlagen  6 Jahre   2012 
DIN-Blätter  0 Jahre 
Devisenunterlagen  6 Jahre   2012 
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV10 Jahre   2008 
Doppelbesteuerungsunterlagen  6 Jahre   2012 
Dubiosenbücher10 Jahre   2008 
E  
Edelmetallbestände10 Jahre   2008 
Edelmetallumsätze10 Jahre   2008 
EDV-Journal10 Jahre   2008 
Effektenbuch10 Jahre   2008 
Effektenkassenquittungen10 Jahre   2008 
Eichaufnahmen  6 Jahre   2012 
Eidesstattliche Versicherungen  6 Jahre   2012 
Einfuhrunterlagen  6 Jahre   2012 
Eingangsrechnungen10 Jahre   2008 
Eingangsüberweisungsträger  6 Jahre   2012 
Eingliederungsverträge10 Jahre   2008 
Einheitswertunterlagen  6 Jahre   2012 
Einkaufsbücher10 Jahre   2008 
Einnahmenüberschussrechnung10 Jahre   2008 
Einzahlungsbelege10 Jahre   2008 
Energieverbrauchsunterlagen  6 Jahre   2012 
Erlösjournale10 Jahre   2008 
Erlösstatistiken  0 Jahre 
Eröffnungsbilanzen10 Jahre   2008 
Ersatzkassenunterlagen  6 Jahre   2012 
Essensmarkenabrechnungen (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2012 
Eventualverbindlichkeiten10 Jahre   2008 
Exportunterlagen  6 Jahre   2012 
Expressauslieferungsbücher10 Jahre   2008 
F  
Fahrtenbücher10 Jahre   2008 
Fahrtkostenerstattungen10 Jahre   2008 
Fakturierjournale10 Jahre   2008 
Fehlerjournale (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung10 Jahre   2008 
Fernschreiben (Handelsbriefe)  6 Jahre   2012 
Feuerversicherungsunterlagen  6 Jahre   2012 
Finanzberichte  6 Jahre   2012 
Frachtbriefe  6 Jahre   2012 
Frachttarife  0 Jahre 
Frachtunterlagen  6 Jahre   2012 
Freistellungsauftrag für Kapitalerträge  6 Jahre   2012 
Freistempelabrechnungen10 Jahre   2008 
Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe)10 Jahre   2008 
Fürsorgeunterlagen  6 Jahre   2012 
G  
Garantiekarten, Garantiescheine  0 Jahre 
Gebrauchsanweisungen  0 Jahre 
Gebrauchsmusterunterlagen  6 Jahre   2012 
Gehaltsabrechnungen und -bücher (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Gehaltskonten  6 Jahre   2012 
Gehaltslisten10 Jahre   2008 
Gehaltsquittungen10 Jahre   2008 
Gehaltsvorschusskonten10 Jahre   2008 
Gemeinkostenverteilungsschlüssel  6 Jahre   2012 
Gemeinkostenzusammenstellungen  6 Jahre   2012 
Geschäftsberichte10 Jahre   2008 
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen u. Gutschriften)  6 Jahre   2012 
Geschenknachweise  6 Jahre   2012 
Gesellschaftsverträge10 Jahre   2008 
Gewährleistungsverpflichtungen  6 Jahre   2012 
Gewerbesteuerunterlagen  6 Jahre   2012 
Gewinn- und Verlustrechnung10 Jahre   2008 
Gewinnabführungsverträge10 Jahre   2008 
Gewinnfeststellungen  6 Jahre   2012 
Grundbuchauszüge10 Jahre   2008 
Grundbücher10 Jahre   2008 
Grundlohnlisten10 Jahre   2008 
Grundstücksunterlagen  6 Jahre   2012 
Grundstücksverzeichnis (wenn Inventar)10 Jahre   2008 
Gutschriftanzeigen, Gutschriften10 Jahre   2008 
H  
Haftungsverhältnisunterlagen (Bilanzunterlagen)10 Jahre   2008 
Handelsbilanz10 Jahre   2008 
Handelsbriefe (außer Rechnungen u. Gutschriften)  6 Jahre   2012 
Handelsbücher10 Jahre   2008 
Handelsregisterauszüge  6 Jahre   2012 
Hauptabschlussübersicht10 Jahre   2008 
Hauptbücher und -karteien10 Jahre   2008 
Hauptbuchkonten10 Jahre   2008 
Hauptversammlung (z.B. Beschlüsse)10 Jahre   2008 
Hinterlegungsanträge  6 Jahre   2012 
Hinterlegungsscheine  6 Jahre   2012 
Hypothekenbriefe  6 Jahre   2012 
Hypothekenpfandbriefe  6 Jahre   2012 
I  
Importrechnungen10 Jahre   2008 
Importunterlagen (Einfuhrbelege)  6 Jahre   2012 
Inkassobücher10 Jahre   2008 
Inkassokarteien  6 Jahre   2012 
Inkassoquittungen10 Jahre   2008 
Interne Berichte  0 Jahre 
Inventare (Bilanzunterlagen)10 Jahre   2008 
Inventurunterlagen10 Jahre   2008 
Investitionsabrechnungen  6 Jahre   2012 
Investitionsanträge  0 Jahre 
Investitionszulagenunterlagen  6 Jahre   2012 
J  
Jahresabschlüsse10 Jahre   2008 
Jahresabschlusserläuterungen10 Jahre   2008 
Jahresabschlusslisten10 Jahre   2008 
Jahreskontoblätter10 Jahre   2008 
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Jubilarfeierunterlagen10 Jahre   2008 
Jubiläumsunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
K  
Kalkulationsunterlagen  6 Jahre   2012 
Kantinenunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Kapitalerhöhungsunterlagen  6 Jahre   2012 
Kapitalverkehrsteuerunterlagen  6 Jahre   2012 
Kassenberichte10 Jahre   2008 
Kassenbücher u. -blätter10 Jahre   2008 
Kassenstreifen  6 Jahre   2012 
Kassenzettel (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Kassenzettel (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2012 
Kaufverträge  6 Jahre   2012 
Kilometergeldabrechnungen10 Jahre   2008 
Kommissionslisten  6 Jahre   2012 
Konnossemente  6 Jahre   2012 
Konsignationsunterlagen  6 Jahre   2012 
Kontenpläne / Kontenplanänderungen10 Jahre   2008 
Kontenregister10 Jahre   2008 
Kontenübersichten (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Kontoauszüge10 Jahre   2008 
Kontokorrentbücher10 Jahre   2008 
Konzernabschlüsse10 Jahre   2008 
Kostenartenpläne10 Jahre   2008 
Kostenstellenpläne  6 Jahre   2012 
Kostenstellenstatistiken  0 Jahre 
Kostenträgerrechnung  6 Jahre   2012 
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage)10 Jahre   2008 
Kostenvoranschläge  6 Jahre   2012 
Kreditorenkonten10 Jahre   2008 
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf)  6 Jahre   2012 
Kreditunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Kurssicherungsunterlagen10 Jahre   2008 
Kurzarbeitergeldanträge  6 Jahre   2012 
Kurzarbeitergeldlisten  6 Jahre   2012 
L  
Laborberichte  0 Jahre 
Ladescheine10 Jahre   2008 
Lageberichte10 Jahre   2008 
Lagerbuchführungen10 Jahre   2008 
Lagerprotokolle  6 Jahre   2012 
Lastschriftanzeigen10 Jahre   2008 
Leasingunterlagen  6 Jahre   2012 
Leasingverträge (nach Vertragsende)  6 Jahre   2012 
Leergutabrechnungen  6 Jahre   2012 
Lieferscheine (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften)10 Jahre   2008 
Lizenzunterlagen10 Jahre   2008 
Lohnbelege10 Jahre   2008 
Lohnkonto  6 Jahre   2012 
Lohnlisten10 Jahre   2008 
Lohnsteuerjahresausgleichsunterlagen10 Jahre   2008 
Lohnsteuerkonten10 Jahre   2008 
Lohnsteuerpauschalierung  6 Jahre   2012 
Lohnsteuerunterlagen10 Jahre   2008 
Lohnunterlagen  6 Jahre   2012 
Lohnvorschusskonten10 Jahre   2008 
Luftfrachtbriefe  6 Jahre   2012 
M  
Magnetbänder (mit Buchfunktion)10 Jahre   2008 
Mahnbescheide  6 Jahre   2012 
Mahnungen  6 Jahre   2012 
Maklerschlussnoten  6 Jahre   2012 
Marktberichte  0 Jahre 
Materialabrechnungen10 Jahre   2008 
Materialbeanstandungen  6 Jahre   2012 
Materialentnahmescheine  6 Jahre   2012 
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)  6 Jahre   2012 
Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung10 Jahre   2008 
Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen  6 Jahre   2012 
Mikrofilmverfahrensbeschreibungen10 Jahre   2008 
Mineralölunterlagen10 Jahre   2008 
Monatsinventuren  0 Jahre 
Montageversicherungsakten10 Jahre   2008 
Mutterschaftsgeldunterlagen10 Jahre   2008 
N  
Nachkalkulationen10 Jahre   2008 
Nachnahmebelege (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Nachnahmebelege (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2012 
Nebenbücher10 Jahre   2008 
Nettolohnlisten10 Jahre   2008 
Normblätter  0 Jahre 
Normvorschriften  0 Jahre 
Nutzflächenermittlung10 Jahre   2008 
O  
Obligationen  6 Jahre   2012 
Offene-Posten-Listen10 Jahre   2008 
Orderlimitbücher  0 Jahre 
Orderpapiere  6 Jahre   2012 
Organisationsunterlagen der Buchführung10 Jahre   2008 
Organschaftsabrechnungen10 Jahre   2008 
Organschaftsverträge10 Jahre   2008 
P  
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)  6 Jahre   2012 
Packzertifikate  6 Jahre   2012 
Patentunterlagen  6 Jahre   2012 
Pensionskassenunterlagen10 Jahre   2008 
Pensionsrückstellungsunterlagen10 Jahre   2008 
Pensionszahlungen10 Jahre   2008 
Pfandleihbücher10 Jahre   2008 
Pfändungsunterlagen10 Jahre   2008 
Portokassenbücher10 Jahre   2008 
Postaufträge  6 Jahre   2012 
Postbankauszüge10 Jahre   2008 
Postbankbelege10 Jahre   2008 
Postgebühren10 Jahre   2008 
Postscheckbelege10 Jahre   2008 
Preislisten  6 Jahre   2012 
Preisvereinbarungen  6 Jahre   2012 
Privatentnahmebelege10 Jahre   2008 
Programmbeschreibung für EDV10 Jahre   2008 
Proteste (Scheck, Wechsel)  6 Jahre   2012 
Protokolle (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Protokolle (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2012 
Provisionsabrechnungen10 Jahre   2008 
Provisionsgutschriften10 Jahre   2008 
Prozessakten10 Jahre   2008 
Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers)10 Jahre   2008 
Q  
Qualitätsberichte  6 Jahre   2012 
Quartalsabschlüsse (freiwillig)  0 Jahre 
Quartalsabschlüsse (vorgeschrieben)10 Jahre   2008 
Quittungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
R  
Rabattangelegenheiten10 Jahre   2008 
Rechnungen10 Jahre   2008 
Rechnungsabgrenzungsermittlung10 Jahre   2008 
Registrierkassenstreifen (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2012 
Reisekostenabrechnungen10 Jahre   2008 
Rentabilitätsberechnungen  0 Jahre 
Rentenversicherungsnachweise  6 Jahre   2012 
Repräsentationsaufwendungen10 Jahre   2008 
Repräsentationskosten10 Jahre   2008 
Rückscheine  6 Jahre   2012 
Rückstellungsunterlagen10 Jahre   2008 
Rückwareneingangsjournale  6 Jahre   2012 
S  
Sachanlagevermögenskarteien10 Jahre   2008 
Sachkonten10 Jahre   2008 
Saldenbestätigungen10 Jahre   2008 
Saldenbilanzen10 Jahre   2008 
Schadensmeldungen  6 Jahre   2012 
Schadensunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Scheck- und Wechselunterlagen  6 Jahre   2012 
Scheckbestandsaufnahmen10 Jahre   2008 
Schecks  6 Jahre   2012 
Schreiben (wenn Handelsgeschäft)  6 Jahre   2012 
Schriftwechsel  6 Jahre   2012 
Schuldscheine  6 Jahre   2012 
Schuldtitel10 Jahre   2008 
Sicherungsübereignungen  6 Jahre   2012 
Skontounterlagen10 Jahre   2008 
Sondergutschriften10 Jahre   2008 
Sozialleistungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Sozialpläne  6 Jahre   2012 
Sozialversicherungsbeitragskonten  6 Jahre   2012 
Sparprämienanträge  6 Jahre   2012 
Sparurkunden  6 Jahre   2012 
Speditionsversicherungsscheine  6 Jahre   2012 
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung10 Jahre   2008 
Spendenbescheinigungen10 Jahre   2008 
Steuerbescheide und -erklärungen10 Jahre   2008 
Steuerrückstellungsberechnungen10 Jahre   2008 
Steuerunterlagen  6 Jahre   2012 
Stornobelege10 Jahre   2008 
Stundenlohnzettel (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
T  
Tätigkeitsberichte (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Tagebücher der Handelsmakler10 Jahre   2008 
Teilzahlungsbelege  6 Jahre   2012 
Telefonkostennachweise10 Jahre   2008 
Telefonkostennachweise (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2012 
Testate als Bilanzteil10 Jahre   2008 
Transportschadenunterlagen  6 Jahre   2012 
Transportversicherungsanmeldungen  6 Jahre   2012 
Transportversicherungsaufträge  6 Jahre   2012 
Trennungsgeldermittlungen10 Jahre   2008 
U  
Übereignungsverträge  6 Jahre   2012 
Übernahmebescheinigungen (Spediteur)  6 Jahre   2012 
Überstundenlisten  6 Jahre   2012 
Überweisungsbelege10 Jahre   2008 
Umbuchungsbelege10 Jahre   2008 
Umsatzsteuervergütungen10 Jahre   2008 
Umsatzsteuervoranmeldungen10 Jahre   2008 
Umwandlungsbilanzen10 Jahre   2008 
Umwandlungsunterlagen  6 Jahre   2012 
Unfallverhütungsvorschriften  0 Jahre 
Unfallversicherungsunterlagen  6 Jahre   2012 
Unternehmerlohnverrechnungen  6 Jahre   2012 
Urlaubsanträge  0 Jahre 
Urlaubslisten für Rückstellungen10 Jahre   2008 
V  
Valuta-Belege10 Jahre   2008 
Verbindlichkeiten10 Jahre   2008 
Verfrachtungsaufträge  6 Jahre   2012 
Verkaufsbelege10 Jahre   2008 
Verkaufsbücher, -journale10 Jahre   2008 
Vermögensteuerunterlagen  6 Jahre   2012 
Vermögensverzeichnis10 Jahre   2008 
Vermögenswirksame Leistungen  6 Jahre   2012 
Verpfändungsunterlagen10 Jahre   2008 
Verrechnungskonten10 Jahre   2008 
Versandanmeldungen  6 Jahre   2012 
Verrechnungspreisunterlagen10 Jahre   2008 
Versand- und Frachtunterlagen (wenn Buchungsbeleg)  6 Jahre   2012 
Verschiffungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Versicherungspolicen (wenn Buchungsbeleg)  6 Jahre   2012 
Versorgungsunterlagen10 Jahre   2008 
Versteigerungsunterlagen  6 Jahre   2012 
Verträge  6 Jahre   2012 
Vertreterunterlagen  6 Jahre   2012 
Vertreterverzeichnisse  0 Jahre 
Verwahrungsbücher für Wertpapiere10 Jahre   2008 
Verzugszinsbelastung  6 Jahre   2012 
Viehregister10 Jahre   2008 
Vollmachten (Urkunden)  6 Jahre   2012 
Vollständigkeitserklärungen10 Jahre   2008 
Vorauszahlungsbelege10 Jahre   2008 
Vorschusskonten10 Jahre   2008 
Vorschusslisten (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
VwL-Unterlagen10 Jahre   2008 
W  
Währungsforderungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Warenabgabescheine  6 Jahre   2012 
Warenbestandsaufnahmen (Inventurunterlage)10 Jahre   2008 
Wareneingangs- und -ausgangsbücher10 Jahre   2008 
Warenverkehrsbescheinigungen  6 Jahre   2012 
Wechsel  6 Jahre   2012 
Wechsel (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Wechselbuch10 Jahre   2008 
Wechselobligation10 Jahre   2008 
Weihnachtsgratifikation (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Werbegeschenknachweise10 Jahre   2008 
Werbekosten (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Werksrentenanträge  6 Jahre   2012 
Werkstattabrechnungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Werkzeugkosten (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Werkzeugregister als Inventar10 Jahre   2008 
Wertberichtigungen (Inventurunterlage)10 Jahre   2008 
Wertpapieraufstellungen (Bilanzunterlage)10 Jahre   2008 
Wertpapierkurse (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Wildhandelsbücher10 Jahre   2008 
Wochenzettel (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Z  
Zahlungsanweisungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Zahlungsträger10 Jahre   2008 
Zeichnungsvollmachten  6 Jahre   2012 
Zessionen  6 Jahre   2012 
Zinsabrechnungen10 Jahre   2008 
Zinsberechnungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Zinsberechnungsunterlagen  6 Jahre   2012 
Zinsstaffeln  6 Jahre   2012 
Zollbelege  6 Jahre   2012 
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer10 Jahre   2008 
Zugangsjournale  6 Jahre   2012 
Zuschüsse des Arbeitgebers (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2008 
Zustellungsquittungen  6 Jahre   2012 
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres)10 Jahre   2008 
Zwischengewinnermittlung  (für vorgeschriebene Konzernabschlüsse)  6 Jahre   2012 

Verlängerte Aufbewahrungspflichten

Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist

Grundsätzlich beträgt die Festsetzungsfrist vier Jahre. Der Frist beginnt am 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde zu laufen. Die Festsetzungsfrist verlängert sich

  • auf fünf Jahre, wenn das Finanzbehörde eine "leichtfertige Steuerverkürzung" (Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO) ermittelt,
  • auf zehn Jahre, wenn das Finanzbehörde eine "Steuerhinterziehung" (Straftat nach § 370 AO) ermittelt.

Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann jedoch durch eine Reihe von Ereignissen auch gehemmt werden. Deshalb sind Unterlagen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:

  • für eine bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,
  • für ein schwebendes aufgrund einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung angestrebtes Rechtsbehelfsverfahren,
  • für anhängige steuerstrafrechtliche oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • zur Begründung von Steueranträgen des Steuerpflichtigen..
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