Welche geschäftlichen Unterlagen können 2022 in den Reisswolf?

Unternehmer können ab 1.1.2022 wieder Platz schaffen und einen Teil ihrer Steuerbelege aus den Vorjahren schreddern.

Jeder Kaufmann ist allerdings verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dabei unterscheidet man Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren.

Folgende Unterlagen können ab 01.01.2022 vernichtet werden:

  • Aufzeichnungen aus 2011 und früher
  • Inventare, die bis zum 31.12.2011 aufgestellt worden sind
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2011 oder früher aufgestellt worden sind
  • Buchungsbelege aus dem Jahre 2011 oder früher
  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien abgesendeter Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2015 oder früher empfangen bzw. versandt wurden
  • Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2015 oder früher

Hierbei ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfristen nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen beginnen. Die Frist beginnt vielmehr erst nach Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung oder Änderung im betreffenden Dokument vorgenommen wurde. Klären Sie daher vorab den Zeitpunkt der letzen Eintragung bevor Sie Unterlagen dem Reiswolf zuführen. Hiernach addieren Sie die Aufbewahrungsfrist ab dem folgenden Kalenderjahr.

Beispiel: In der Buchführung 2019 wurden letztmals im April 2021 Umbuchungen vorgenommen. Wann endet die Aufbewahrungspflicht für diese Steuerunterlagen des Jahres 2018?

  6-jährige Aufbewahrungspflicht  10-jährige Aufbewahrungspflicht 
 Beginn der Frist 31.12.2021 31.12.2021
 Ende der Frist 31.12.2027 31.12.2031
 Erlaubte Entsorgung ab 01.01.2028 01.01.2032

Um böse Überraschungen bei einer späteren Betriebsprüfung auszuschließen, sollten Sie größere Aktenvernichtungen am besten immer vorab mit Ihrem Steuerberater besprechen.

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III hat die Finanzverwaltung das Recht erhalten, von einem Steuerpflichtigen bei einer Außenprüfung die Einsicht in die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Steuerdaten sowie die Nutzung dieses Datenverarbeitungssystems zu verlangen. Der Prüfer kann zudem die maschinelle Auswertung dieser Daten fordern oder einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen verlangen. Die Datenverarbeitungssysteme mussten bisher sogar bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Datenauslagerung über die 10-jährige Aufbewahrungsfrist aufrecht erhalten werden. Künftig reicht es aus, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Dies wird in § 147 Abs. 6 S. 6 AO und im Einführungsgesetz zur Abgabenordnung Art. 97, § 19b Abs. 2 AGAO geregelt. Die Neuregelung gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1.1.2020 beginnt.

Ab 01. Januar 2022 können die Unterlagen der folgenden Jahrgänge vernichtet werden ê       

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist ê       

 

A
Abbaumeldungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Abfallsammelmeldungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Abhängigkeitserklärungen10 Jahre   2011 
Abkürzungsverzeichnis (erklärend)10 Jahre   2011 
Ablaufdiagramme (wenn zur Buchführung erforderlich)10 Jahre   2011 
Abrechnungsübersichten  0 Jahre  sofort
Abrechnungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Abschlagszahlungen10 Jahre   2011 
Abschlussbuchungsbelege10 Jahre   2011 
Abschlusskonten10 Jahre   2011 
Abschlussrechnungen10 Jahre   2011 
Abschreibungsunterlagen10 Jahre   2011 
Abtretungserklärungen (nach Erledigung)  6 Jahre   2015 
Abwertungsbelege10 Jahre   2011 
Akkordunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Akkreditive  6 Jahre   2015 
Aktenregister (allgemein)  0 Jahre  sofort
Aktenvermerke  6 Jahre   2015 
Aktenvermerke (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse  6 Jahre   2015 
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung10 Jahre   2011 
Angebote (mit Folgeauftrag)  6 Jahre   2015 
Angebote (ohne Folgeauftrag)  0 Jahre  sofort
Angestelltenversicherung Belege (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Anhang (zum Jahresabschluss)10 Jahre   2011 
Anlageninventare10 Jahre   2011 
Anlagenkartei10 Jahre   2011 
Anlagenunterhaltungskosten (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Anlagenverzeichnis10 Jahre   2011 
Anlagevermögensbücher und -karteien10 Jahre   2011 
Anleihebücher10 Jahre   2011 
Anleihen  6 Jahre   2015 
Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen  6 Jahre   2015 
Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich)  6 Jahre   2015 
Anzahlungsunterlagen  6 Jahre   2015 
Arbeitgeberzuschusskarten  6 Jahre   2015 
Arbeitnehmersparzulage (Verträge)  6 Jahre   2015 
Arbeitsaufträge  0 Jahre  sofort
Arbeitsplatzbeschreibungen  0 Jahre  sofort
Auftragsbestätigungen  6 Jahre   2015 
Auftragsbücher  6 Jahre   2015 
Auftragseingangs- und Bestandslisten  0 Jahre  sofort
Auftragskostenbelege10 Jahre   2011 
Auftragszettel10 Jahre   2011 
Aufzeichnungen10 Jahre   2011 
Ausfuhrunterlagen  6 Jahre   2015 
Ausgangsrechnungen10 Jahre   2011 
Aushänge  0 Jahre  sofort
Auskunftsunterlagen  0 Jahre  sofort
Ausschusslisten (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Außendienstabrechnungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Außendienstabrechnungen (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2015 
Außenhandelsunterlagen  6 Jahre   2015 
Auszahlungsbelege10 Jahre   2011 
B
Bahnabrechnungen10 Jahre   2011 
Bahnfrachtbriefe  6 Jahre   2015 
Bankbelege10 Jahre   2011 
Bankbürgschaften  6 Jahre   2015 
Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen10 Jahre   2011 
Bauantragskostenkostennachweise  6 Jahre   2015 
Baubeschreibungen  6 Jahre   2015 
Baubücher (Inventurunterlage)10 Jahre   2011 
Baugenehmigungen  6 Jahre   2015 
Beförderungspapiere  6 Jahre   2015 
Beherrschungsverträge (nach Beendigung)10 Jahre   2011 
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Belege, soweit Buchungsbeleg (Offene-Posten-Buchhaltung)10 Jahre   2011 
Bestandsberichtigungen10 Jahre   2011 
Bestandsermittlungen (Inventurunterlage)10 Jahre   2011 
Bestandsverzeichnisse10 Jahre   2011 
Bestellungen  6 Jahre   2015 
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen10 Jahre   2011 
Betriebskostenabrechnung (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2015 
Betriebskostenrechnungen10 Jahre   2011 
Betriebskrankenkasse (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Betriebsprüfungsberichte  6 Jahre   2015 
Betriebsratsangelegenheiten  0 Jahre  sofort
Betriebsunfallunterlagen  6 Jahre   2015 
Bewertungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Bewirtungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Bilanzbücher10 Jahre   2011 
Bilanzen (Jahresbilanzen)10 Jahre   2011 
Bilanzkonten10 Jahre   2011 
Bilanzprotokolle für die EDV10 Jahre   2011 
Bilanzunterlagen10 Jahre   2011 
Bons10 Jahre   2011 
Börsenaufträge  6 Jahre   2015 
Bruttoerlösnachweise  6 Jahre   2015 
Bruttolohnlisten  6 Jahre   2015 
Bruttolohnsammelkarten  6 Jahre   2015 
Bruttolohnstreifen  6 Jahre   2015 
Buchführungsprogramme10 Jahre   2011 
Buchführungsunterlagen10 Jahre   2011 
Buchungsanweisungen10 Jahre   2011 
Buchungsbelege10 Jahre   2011 
Buchungsprotokolle für die EDV10 Jahre   2011 
Buchungsunterlagen10 Jahre   2011 
Budget und Budgetunterlagen  0 Jahre  sofort
Bürgschaftsunterlagen  6 Jahre   2015 
C
Carnet-Zolldokumente  6 Jahre   2015 
Clearingauszüge  6 Jahre   2015 
Clearing-Belege10 Jahre   2011 
Code-Pläne zum Verständnis der Buchführung10 Jahre   2011 
Codierungslisten10 Jahre   2011 
Computerausdrucke mit Buchungsdaten10 Jahre   2011 
COM-Verfahrensbeschreibungen10 Jahre   2011 
CpD-Konto (Conto-pro-Diverse)10 Jahre   2011 
D
Darlehenskonto10 Jahre   2011 
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)  6 Jahre   2015 
Darlehensverträge (nach Vertragsablauf)  6 Jahre   2015 
Datensicherungen10 Jahre   2011 
Dauerauftragsunterlagen  6 Jahre   2015 
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf)10 Jahre   2011 
Dauervorschüsse10 Jahre   2011 
Debitorenkonten10 Jahre   2011 
Debitorenlisten (wenn Bilanzunterlage)10 Jahre   2011 
Deklarationen (wenn Versandunterlage)  6 Jahre   2015 
Depotauszüge10 Jahre   2011 
Depotbestätigungen10 Jahre   2011 
Depotbücher10 Jahre   2011 
Deputatunterlagen  6 Jahre   2015 
DIN-Blätter  0 Jahre  sofort
Devisenunterlagen  6 Jahre   2015 
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV10 Jahre   2011 
Doppelbesteuerungsunterlagen  6 Jahre   2015 
Dubiosenbücher10 Jahre   2011 
E
Edelmetallbestände10 Jahre   2011 
Edelmetallumsätze10 Jahre   2011 
EDV-Journal10 Jahre   2011 
Effektenbuch10 Jahre   2011 
Effektenkassenquittungen10 Jahre   2011 
Eichaufnahmen  6 Jahre   2015 
Eidesstattliche Versicherungen  6 Jahre   2015 
Einfuhrunterlagen  6 Jahre   2015 
Eingangsrechnungen10 Jahre   2011 
Eingangsüberweisungsträger  6 Jahre   2015 
Eingliederungsverträge10 Jahre   2011 
Einheitswertunterlagen  6 Jahre   2015 
Einkaufsbücher10 Jahre   2011 
Einnahmenüberschussrechnung10 Jahre   2011 
Einzahlungsbelege10 Jahre   2011 
Energieverbrauchsunterlagen  6 Jahre   2015 
Erlösjournale10 Jahre   2011 
Erlösstatistiken  0 Jahre  sofort
Eröffnungsbilanzen10 Jahre   2011 
Ersatzkassenunterlagen  6 Jahre   2015 
Essensmarkenabrechnungen (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2015 
Eventualverbindlichkeiten10 Jahre   2011 
Exportunterlagen  6 Jahre   2015 
Expressauslieferungsbücher10 Jahre   2011 
F
Fahrtenbücher10 Jahre   2011 
Fahrtkostenerstattungen10 Jahre   2011 
Fakturierjournale10 Jahre   2011 
Fehlerjournale (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung10 Jahre   2011 
Fernschreiben (Handelsbriefe)  6 Jahre   2015 
Feuerversicherungsunterlagen  6 Jahre   2015 
Finanzberichte  6 Jahre   2015 
Frachtbriefe  6 Jahre   2015 
Frachttarife  0 Jahre  sofort
Frachtunterlagen  6 Jahre   2015 
Freistellungsauftrag für Kapitalerträge  6 Jahre   2015 
Freistempelabrechnungen10 Jahre   2011 
Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe)10 Jahre   2011 
Fürsorgeunterlagen  6 Jahre   2015 
G
Garantiekarten, Garantiescheine  0 Jahre  sofort
Gebrauchsanweisungen  0 Jahre  sofort
Gebrauchsmusterunterlagen  6 Jahre   2015 
Gehaltsabrechnungen und -bücher (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Gehaltskonten  6 Jahre   2015 
Gehaltslisten10 Jahre   2011 
Gehaltsquittungen10 Jahre   2011 
Gehaltsvorschusskonten10 Jahre   2011 
Gemeinkostenverteilungsschlüssel  6 Jahre   2015 
Gemeinkostenzusammenstellungen  6 Jahre   2015 
Geschäftsberichte10 Jahre   2011 
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen u. Gutschriften)  6 Jahre   2015 
Geschenknachweise  6 Jahre   2015 
Gesellschaftsverträge10 Jahre   2011 
Gewährleistungsverpflichtungen  6 Jahre   2015 
Gewerbesteuerunterlagen  6 Jahre   2015 
Gewinn- und Verlustrechnung10 Jahre   2011 
Gewinnabführungsverträge10 Jahre   2011 
Gewinnfeststellungen  6 Jahre   2015 
Grundbuchauszüge10 Jahre   2011 
Grundbücher10 Jahre   2011 
Grundlohnlisten10 Jahre   2011 
Grundstücksunterlagen  6 Jahre   2015 
Grundstücksverzeichnis (wenn Inventar)10 Jahre   2011 
Gutschriftanzeigen, Gutschriften10 Jahre   2011 
H
Haftungsverhältnisunterlagen (Bilanzunterlagen)10 Jahre   2011 
Handelsbilanz10 Jahre   2011 
Handelsbriefe (außer Rechnungen u. Gutschriften)  6 Jahre   2015 
Handelsbücher10 Jahre   2011 
Handelsregisterauszüge  6 Jahre   2015 
Hauptabschlussübersicht10 Jahre   2011 
Hauptbücher und -karteien10 Jahre   2011 
Hauptbuchkonten10 Jahre   2011 
Hauptversammlung (z.B. Beschlüsse)10 Jahre   2011 
Hinterlegungsanträge  6 Jahre   2015 
Hinterlegungsscheine  6 Jahre   2015 
Hypothekenbriefe  6 Jahre   2015 
Hypothekenpfandbriefe  6 Jahre   2015 
I
Importrechnungen10 Jahre   2011 
Importunterlagen (Einfuhrbelege)  6 Jahre   2015 
Inkassobücher10 Jahre   2011 
Inkassokarteien  6 Jahre   2015 
Inkassoquittungen10 Jahre   2011 
Interne Berichte  0 Jahre  sofort
Inventare (Bilanzunterlagen)10 Jahre   2011 
Inventurunterlagen10 Jahre   2011 
Investitionsabrechnungen  6 Jahre   2015 
Investitionsanträge  0 Jahre  sofort
Investitionszulagenunterlagen  6 Jahre   2015 
J
Jahresabschlüsse10 Jahre   2011 
Jahresabschlusserläuterungen10 Jahre   2011 
Jahresabschlusslisten10 Jahre   2011 
Jahreskontoblätter10 Jahre   2011 
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Jubilarfeierunterlagen10 Jahre   2011 
Jubiläumsunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
K
Kalkulationsunterlagen  6 Jahre   2015 
Kantinenunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Kapitalerhöhungsunterlagen  6 Jahre   2015 
Kapitalverkehrsteuerunterlagen  6 Jahre   2015 
Kassenberichte10 Jahre   2011 
Kassenbücher u. -blätter10 Jahre   2011 
Kassenstreifen  6 Jahre   2015 
Kassenzettel (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Kassenzettel (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2015 
Kaufverträge  6 Jahre   2015 
Kilometergeldabrechnungen10 Jahre   2011 
Kommissionslisten  6 Jahre   2015 
Konnossemente  6 Jahre   2015 
Konsignationsunterlagen  6 Jahre   2015 
Kontenpläne / Kontenplanänderungen10 Jahre   2011 
Kontenregister10 Jahre   2011 
Kontenübersichten (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Kontoauszüge10 Jahre   2011 
Kontokorrentbücher10 Jahre   2011 
Konzernabschlüsse10 Jahre   2011 
Kostenartenpläne10 Jahre   2011 
Kostenstellenpläne  6 Jahre   2015 
Kostenstellenstatistiken  0 Jahre  sofort
Kostenträgerrechnung  6 Jahre   2015 
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage)10 Jahre   2011 
Kostenvoranschläge  6 Jahre   2015 
Kreditorenkonten10 Jahre   2011 
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf)  6 Jahre   2015 
Kreditunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Kurssicherungsunterlagen10 Jahre   2011 
Kurzarbeitergeldanträge  6 Jahre   2015 
Kurzarbeitergeldlisten  6 Jahre   2015 
L
Laborberichte  0 Jahre 
Ladescheine10 Jahre   2011 
Lageberichte10 Jahre   2011 
Lagerbuchführungen10 Jahre   2011 
Lagerprotokolle  6 Jahre   2015 
Lastschriftanzeigen10 Jahre   2011 
Leasingunterlagen  6 Jahre   2015 
Leasingverträge (nach Vertragsende)  6 Jahre   2015 
Leergutabrechnungen  6 Jahre   2015 
Lieferscheine (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften)10 Jahre   2011 
Lizenzunterlagen10 Jahre   2011 
Lohnbelege10 Jahre   2011 
Lohnkonto  6 Jahre   2015 
Lohnlisten10 Jahre   2011 
Lohnsteuerjahresausgleichsunterlagen10 Jahre   2011 
Lohnsteuerkonten10 Jahre   2011 
Lohnsteuerpauschalierung  6 Jahre   2015 
Lohnsteuerunterlagen10 Jahre   2011 
Lohnunterlagen  6 Jahre   2015 
Lohnvorschusskonten10 Jahre   2011 
Luftfrachtbriefe  6 Jahre   2015 
M
Magnetbänder (mit Buchfunktion)10 Jahre   2011 
Mahnbescheide  6 Jahre   2015 
Mahnungen  6 Jahre   2015 
Maklerschlussnoten  6 Jahre   2015 
Marktberichte  0 Jahre  sofort
Materialabrechnungen10 Jahre   2011 
Materialbeanstandungen  6 Jahre   2015 
Materialentnahmescheine  6 Jahre   2015 
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)  6 Jahre   2015 
Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung10 Jahre   2011 
Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen  6 Jahre   2015 
Mikrofilmverfahrensbeschreibungen10 Jahre   2011 
Mineralölunterlagen10 Jahre   2011 
Monatsinventuren  0 Jahre  sofort
Montageversicherungsakten10 Jahre   2011 
Mutterschaftsgeldunterlagen10 Jahre   2011 
N
Nachkalkulationen10 Jahre   2011 
Nachnahmebelege (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Nachnahmebelege (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2015 
Nebenbücher10 Jahre   2011 
Nettolohnlisten10 Jahre   2011 
Normblätter  0 Jahre  sofort
Normvorschriften  0 Jahre  sofort
Nutzflächenermittlung10 Jahre   2011 
O
Obligationen  6 Jahre   2015 
Offene-Posten-Listen10 Jahre   2011 
Orderlimitbücher  0 Jahre  sofort
Orderpapiere  6 Jahre   2015 
Organisationsunterlagen der Buchführung10 Jahre   2011 
Organschaftsabrechnungen10 Jahre   2011 
Organschaftsverträge10 Jahre   2011 
P
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)  6 Jahre   2015 
Packzertifikate  6 Jahre   2015 
Patentunterlagen  6 Jahre   2015 
Pensionskassenunterlagen10 Jahre   2011 
Pensionsrückstellungsunterlagen10 Jahre   2011 
Pensionszahlungen10 Jahre   2011 
Pfandleihbücher10 Jahre   2011 
Pfändungsunterlagen10 Jahre   2011 
Portokassenbücher10 Jahre   2011 
Postaufträge  6 Jahre   2015 
Postbankauszüge10 Jahre   2011 
Postbankbelege10 Jahre   2011 
Postgebühren10 Jahre   2011 
Postscheckbelege10 Jahre   2011 
Preislisten  6 Jahre   2015 
Preisvereinbarungen  6 Jahre   2015 
Privatentnahmebelege10 Jahre   2011 
Programmbeschreibung für EDV10 Jahre   2011 
Proteste (Scheck, Wechsel)  6 Jahre   2015 
Protokolle (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Protokolle (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2015 
Provisionsabrechnungen10 Jahre   2011 
Provisionsgutschriften10 Jahre   2011 
Prozessakten10 Jahre   2011 
Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers)10 Jahre   2011 
Q
Qualitätsberichte  6 Jahre   2015 
Quartalsabschlüsse (freiwillig)  0 Jahre  sofort
Quartalsabschlüsse (vorgeschrieben)10 Jahre   2011 
Quittungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
R
Rabattangelegenheiten10 Jahre   2011 
Rechnungen10 Jahre   2011 
Rechnungsabgrenzungsermittlung10 Jahre   2011 
Registrierkassenstreifen (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2015 
Reisekostenabrechnungen10 Jahre   2011 
Rentabilitätsberechnungen  0 Jahre  sofort
Rentenversicherungsnachweise  6 Jahre   2015 
Repräsentationsaufwendungen10 Jahre   2011 
Repräsentationskosten10 Jahre   2011 
Rückscheine  6 Jahre   2015 
Rückstellungsunterlagen10 Jahre   2011 
Rückwareneingangsjournale  6 Jahre   2015 
S
Sachanlagevermögenskarteien10 Jahre   2011 
Sachkonten10 Jahre   2011 
Saldenbestätigungen10 Jahre   2011 
Saldenbilanzen10 Jahre   2011 
Schadensmeldungen  6 Jahre   2015 
Schadensunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Scheck- und Wechselunterlagen  6 Jahre   2015 
Scheckbestandsaufnahmen10 Jahre   2011 
Schecks  6 Jahre   2015 
Schreiben (wenn Handelsgeschäft)  6 Jahre   2015 
Schriftwechsel  6 Jahre   2015 
Schuldscheine  6 Jahre   2015 
Schuldtitel10 Jahre   2011 
Sicherungsübereignungen  6 Jahre   2015 
Skontounterlagen10 Jahre   2011 
Sondergutschriften10 Jahre   2011 
Sozialleistungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Sozialpläne  6 Jahre   2015 
Sozialversicherungsbeitragskonten  6 Jahre   2015 
Sparprämienanträge  6 Jahre   2015 
Sparurkunden  6 Jahre   2015 
Speditionsversicherungsscheine  6 Jahre   2015 
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung10 Jahre   2011 
Spendenbescheinigungen10 Jahre   2011 
Steuerbescheide und -erklärungen10 Jahre   2011 
Steuerrückstellungsberechnungen10 Jahre   2011 
Steuerunterlagen  6 Jahre   2015 
Stornobelege10 Jahre   2011 
Stundenlohnzettel (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
T
Tätigkeitsberichte (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Tagebücher der Handelsmakler10 Jahre   2011 
Teilzahlungsbelege  6 Jahre   2015 
Telefonkostennachweise10 Jahre   2011 
Telefonkostennachweise (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2015 
Testate als Bilanzteil10 Jahre   2011 
Transportschadenunterlagen  6 Jahre   2015 
Transportversicherungsanmeldungen  6 Jahre   2015 
Transportversicherungsaufträge  6 Jahre   2015 
Trennungsgeldermittlungen10 Jahre   2011 
U
Übereignungsverträge  6 Jahre   2015 
Übernahmebescheinigungen (Spediteur)  6 Jahre   2015 
Überstundenlisten  6 Jahre   2015 
Überweisungsbelege10 Jahre   2011 
Umbuchungsbelege10 Jahre   2011 
Umsatzsteuervergütungen10 Jahre   2011 
Umsatzsteuervoranmeldungen10 Jahre   2011 
Umwandlungsbilanzen10 Jahre   2011 
Umwandlungsunterlagen  6 Jahre   2015 
Unfallverhütungsvorschriften  0 Jahre  sofort
Unfallversicherungsunterlagen  6 Jahre   2015 
Unternehmerlohnverrechnungen  6 Jahre   2015 
Urlaubsanträge  0 Jahre  sofort
Urlaubslisten für Rückstellungen10 Jahre   2011 
V
Valuta-Belege10 Jahre   2011 
Verbindlichkeiten10 Jahre   2011 
Verfrachtungsaufträge  6 Jahre   2015 
Verkaufsbelege10 Jahre   2011 
Verkaufsbücher, -journale10 Jahre   2011 
Vermögensteuerunterlagen  6 Jahre   2015 
Vermögensverzeichnis10 Jahre   2011 
Vermögenswirksame Leistungen  6 Jahre   2015 
Verpfändungsunterlagen10 Jahre   2011 
Verrechnungskonten10 Jahre   2011 
Versandanmeldungen  6 Jahre   2015 
Verrechnungspreisunterlagen10 Jahre   2011 
Versand- und Frachtunterlagen (wenn Buchungsbeleg)  6 Jahre   2015 
Verschiffungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Versicherungspolicen (wenn Buchungsbeleg)  6 Jahre   2015 
Versorgungsunterlagen10 Jahre   2011 
Versteigerungsunterlagen  6 Jahre   2015 
Verträge  6 Jahre   2015 
Vertreterunterlagen  6 Jahre   2015 
Vertreterverzeichnisse  0 Jahre  sofort
Verwahrungsbücher für Wertpapiere10 Jahre   2011 
Verzugszinsbelastung  6 Jahre   2015 
Viehregister10 Jahre   2011 
Vollmachten (Urkunden)  6 Jahre   2015 
Vollständigkeitserklärungen10 Jahre   2011 
Vorauszahlungsbelege10 Jahre   2011 
Vorschusskonten10 Jahre   2011 
Vorschusslisten (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
VwL-Unterlagen10 Jahre   2011 
W
Währungsforderungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Warenabgabescheine  6 Jahre   2015 
Warenbestandsaufnahmen (Inventurunterlage)10 Jahre   2011 
Wareneingangs- und -ausgangsbücher10 Jahre   2011 
Warenverkehrsbescheinigungen  6 Jahre   2015 
Wechsel  6 Jahre   2015 
Wechsel (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Wechselbuch10 Jahre   2011 
Wechselobligation10 Jahre   2011 
Weihnachtsgratifikation (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Werbegeschenknachweise10 Jahre   2011 
Werbekosten (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Werksrentenanträge  6 Jahre   2015 
Werkstattabrechnungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Werkzeugkosten (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Werkzeugregister als Inventar10 Jahre   2011 
Wertberichtigungen (Inventurunterlage)10 Jahre   2011 
Wertpapieraufstellungen (Bilanzunterlage)10 Jahre   2011 
Wertpapierkurse (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Wildhandelsbücher10 Jahre   2011 
Wochenzettel (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Z
Zahlungsanweisungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Zahlungsträger10 Jahre   2011 
Zeichnungsvollmachten  6 Jahre   2015 
Zessionen  6 Jahre   2015 
Zinsabrechnungen10 Jahre   2011 
Zinsberechnungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Zinsberechnungsunterlagen  6 Jahre   2015 
Zinsstaffeln  6 Jahre   2015 
Zollbelege  6 Jahre   2015 
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer10 Jahre   2011 
Zugangsjournale  6 Jahre   2015 
Zuschüsse des Arbeitgebers (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2011 
Zustellungsquittungen  6 Jahre   2015 
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres)10 Jahre   2011 
Zwischengewinnermittlung  (für vorgeschriebene Konzernabschlüsse)  6 Jahre   2015 

Verlängerte Aufbewahrungspflichten

Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist

Grundsätzlich beträgt die Festsetzungsfrist vier Jahre. Der Frist beginnt am 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde zu laufen. Die Festsetzungsfrist verlängert sich

  • auf fünf Jahre, wenn das Finanzbehörde eine "leichtfertige Steuerverkürzung" (Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO) ermittelt,
  • auf zehn Jahre, wenn das Finanzbehörde eine "Steuerhinterziehung" (Straftat nach § 370 AO) ermittelt.

Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann jedoch durch eine Reihe von Ereignissen auch gehemmt werden. Deshalb sind Unterlagen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:

  • für eine bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,
  • für ein schwebendes aufgrund einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung angestrebtes Rechtsbehelfsverfahren,
  • für anhängige steuerstrafrechtliche oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • zur Begründung von Steueranträgen des Steuerpflichtigen..