Unternehmer können ab 1.1.2024 wieder Platz schaffen und einen Teil ihrer Steuerbelege aus den Vorjahren entsorgen.
Jeder Kaufmann ist allerdings verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dabei unterscheidet man Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren.
Folgende Unterlagen können ab 01.01.2024 vernichtet werden:
- Aufzeichnungen aus 2013 und früher
- Inventare, die bis zum 31.12.2013 aufgestellt worden sind
- Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2013 oder früher aufgestellt worden sind
- Buchungsbelege aus dem Jahre 2013 oder früher
- empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien abgesendeter Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2017 oder früher empfangen bzw. versandt wurden
- Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2017 oder früher
Tipp:
Nutzen Sie unseren kostenlosen Rechner zur Ermittlung der Aufbewahrungsfristen und berechnen Sie interaktiv wie lange Sie Rechnungen & Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen
Hierbei ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfristen nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen beginnen. Die Frist beginnt vielmehr erst nach Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung oder Änderung im betreffenden Dokument vorgenommen wurde. Klären Sie daher vorab den Zeitpunkt der letzen Eintragung bevor Sie Unterlagen dem Reiswolf zuführen. Hiernach addieren Sie die Aufbewahrungsfrist ab dem folgenden Kalenderjahr.
Beispiel: In der Buchführung 2021 wurden letztmals im März 2023 Umbuchungen vorgenommen. Wann endet die Aufbewahrungspflicht für diese Steuerunterlagen des Jahres 2021?
| 6-jährige Aufbewahrungspflicht | 10-jährige Aufbewahrungspflicht | |
|---|---|---|
| Beginn der Frist | 01.01.2024 | 01.01.2024 |
| Ende der Frist | 31.12.2029 | 31.12.2033 |
| Erlaubte Entsorgung ab | 01.01.2030 | 01.01.2034 |
Um böse Überraschungen bei einer späteren Betriebsprüfung auszuschließen, sollten Sie größere Aktenvernichtungen am besten immer vorab mit Ihrem Steuerberater besprechen.
| Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III hat die Finanzverwaltung das Recht erhalten, von einem Steuerpflichtigen bei einer Außenprüfung die Einsicht in die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Steuerdaten sowie die Nutzung dieses Datenverarbeitungssystems zu verlangen. Der Prüfer kann zudem die maschinelle Auswertung dieser Daten fordern oder einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen verlangen. Die Datenverarbeitungssysteme mussten bisher sogar bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Datenauslagerung über die 10-jährige Aufbewahrungsfrist aufrecht erhalten werden. Künftig reicht es aus, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Dies wird in § 147 Abs. 6 S. 6 AO und im Einführungsgesetz zur Abgabenordnung Art. 97, § 19b Abs. 2 AGAO geregelt. Die Neuregelung gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1.1.2020 beginnt. |
Ab 01. Januar 2023 können die Unterlagen der folgenden Jahrgänge vernichtet werden ê | ||
Gesetzliche Aufbewahrungsfrist ê |
| |
| A | ||
|---|---|---|
| Abbaumeldungen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Abfallsammelmeldungen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Abhängigkeitserklärungen | 10 Jahre | 2013 |
| Abkürzungsverzeichnis (erklärend) | 10 Jahre | 2013 |
| Ablaufdiagramme (wenn zur Buchführung erforderlich) | 10 Jahre | 2013 |
| Abrechnungsübersichten | 0 Jahre | sofort |
| Abrechnungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Abschlagszahlungen | 10 Jahre | 2013 |
| Abschlussbuchungsbelege | 10 Jahre | 2013 |
| Abschlusskonten | 10 Jahre | 2013 |
| Abschlussrechnungen | 10 Jahre | 2013 |
| Abschreibungsunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Abtretungserklärungen (nach Erledigung) | 6 Jahre | 2017 |
| Abwertungsbelege | 10 Jahre | 2013 |
| Akkordunterlagen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Akkreditive | 6 Jahre | 2017 |
| Aktenregister (allgemein) | 0 Jahre | sofort |
| Aktenvermerke | 6 Jahre | 2017 |
| Aktenvermerke (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse | 6 Jahre | 2017 |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 Jahre | 2013 |
| Angebote (mit Folgeauftrag) | 6 Jahre | 2017 |
| Angebote (ohne Folgeauftrag) | 0 Jahre | sofort |
| Angestelltenversicherung Belege (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Anhang (zum Jahresabschluss) | 10 Jahre | 2013 |
| Anlageninventare | 10 Jahre | 2013 |
| Anlagenkartei | 10 Jahre | 2013 |
| Anlagenunterhaltungskosten (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Anlagenverzeichnis | 10 Jahre | 2013 |
| Anlagevermögensbücher und -karteien | 10 Jahre | 2013 |
| Anleihebücher | 10 Jahre | 2013 |
| Anleihen | 6 Jahre | 2017 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen | 6 Jahre | 2017 |
| Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) | 6 Jahre | 2017 |
| Anzahlungsunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Arbeitgeberzuschusskarten | 6 Jahre | 2017 |
| Arbeitnehmersparzulage (Verträge) | 6 Jahre | 2017 |
| Arbeitsaufträge | 0 Jahre | sofort |
| Arbeitsplatzbeschreibungen | 0 Jahre | sofort |
| Auftragsbestätigungen | 6 Jahre | 2017 |
| Auftragsbücher | 6 Jahre | 2017 |
| Auftragseingangs- und Bestandslisten | 0 Jahre | sofort |
| Auftragskostenbelege | 10 Jahre | 2013 |
| Auftragszettel | 10 Jahre | 2013 |
| Aufzeichnungen | 10 Jahre | 2013 |
| Ausfuhrunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Ausgangsrechnungen | 10 Jahre | 2013 |
| Aushänge | 0 Jahre | sofort |
| Auskunftsunterlagen | 0 Jahre | sofort |
| Ausschusslisten (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Außendienstabrechnungen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Außendienstabrechnungen (kein Buchungsbeleg) | 6 Jahre | 2017 |
| Außenhandelsunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Auszahlungsbelege | 10 Jahre | 2013 |
| B | ||
| Bahnabrechnungen | 10 Jahre | 2013 |
| Bahnfrachtbriefe | 6 Jahre | 2017 |
| Bankbelege | 10 Jahre | 2013 |
| Bankbürgschaften | 6 Jahre | 2017 |
| Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen | 10 Jahre | 2013 |
| Bauantragskostenkostennachweise | 6 Jahre | 2017 |
| Baubeschreibungen | 6 Jahre | 2017 |
| Baubücher (Inventurunterlage) | 10 Jahre | 2013 |
| Baugenehmigungen | 6 Jahre | 2017 |
| Beförderungspapiere | 6 Jahre | 2017 |
| Beherrschungsverträge (nach Beendigung) | 10 Jahre | 2013 |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Belege, soweit Buchungsbeleg (Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 Jahre | 2013 |
| Bestandsberichtigungen | 10 Jahre | 2013 |
| Bestandsermittlungen (Inventurunterlage) | 10 Jahre | 2013 |
| Bestandsverzeichnisse | 10 Jahre | 2013 |
| Bestellungen | 6 Jahre | 2017 |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen | 10 Jahre | 2013 |
| Betriebskostenabrechnung (kein Buchungsbeleg) | 6 Jahre | 2017 |
| Betriebskostenrechnungen | 10 Jahre | 2013 |
| Betriebskrankenkasse (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 Jahre | 2017 |
| Betriebsratsangelegenheiten | 0 Jahre | sofort |
| Betriebsunfallunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Bewertungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Bewirtungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Bilanzbücher | 10 Jahre | 2013 |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 10 Jahre | 2013 |
| Bilanzkonten | 10 Jahre | 2013 |
| Bilanzprotokolle für die EDV | 10 Jahre | 2013 |
| Bilanzunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Bons | 10 Jahre | 2013 |
| Börsenaufträge | 6 Jahre | 2017 |
| Bruttoerlösnachweise | 6 Jahre | 2017 |
| Bruttolohnlisten | 6 Jahre | 2017 |
| Bruttolohnsammelkarten | 6 Jahre | 2017 |
| Bruttolohnstreifen | 6 Jahre | 2017 |
| Buchführungsprogramme | 10 Jahre | 2013 |
| Buchführungsunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Buchungsanweisungen | 10 Jahre | 2013 |
| Buchungsbelege | 10 Jahre | 2013 |
| Buchungsprotokolle für die EDV | 10 Jahre | 2013 |
| Buchungsunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Budget und Budgetunterlagen | 0 Jahre | sofort |
| Bürgschaftsunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| C | ||
| Carnet-Zolldokumente | 6 Jahre | 2017 |
| Clearingauszüge | 6 Jahre | 2017 |
| Clearing-Belege | 10 Jahre | 2013 |
| Code-Pläne zum Verständnis der Buchführung | 10 Jahre | 2013 |
| Codierungslisten | 10 Jahre | 2013 |
| Computerausdrucke mit Buchungsdaten | 10 Jahre | 2013 |
| COM-Verfahrensbeschreibungen | 10 Jahre | 2013 |
| CpD-Konto (Conto-pro-Diverse) | 10 Jahre | 2013 |
| D | ||
| Darlehenskonto | 10 Jahre | 2013 |
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 Jahre | 2017 |
| Darlehensverträge (nach Vertragsablauf) | 6 Jahre | 2017 |
| Datensicherungen | 10 Jahre | 2013 |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) | 10 Jahre | 2013 |
| Dauervorschüsse | 10 Jahre | 2013 |
| Debitorenkonten | 10 Jahre | 2013 |
| Debitorenlisten (wenn Bilanzunterlage) | 10 Jahre | 2013 |
| Deklarationen (wenn Versandunterlage) | 6 Jahre | 2017 |
| Depotauszüge | 10 Jahre | 2013 |
| Depotbestätigungen | 10 Jahre | 2013 |
| Depotbücher | 10 Jahre | 2013 |
| Deputatunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| DIN-Blätter | 0 Jahre | sofort |
| Devisenunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV | 10 Jahre | 2013 |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Dubiosenbücher | 10 Jahre | 2013 |
| E | ||
| Edelmetallbestände | 10 Jahre | 2013 |
| Edelmetallumsätze | 10 Jahre | 2012 |
| EDV-Journal | 10 Jahre | 2012 |
| Effektenbuch | 10 Jahre | 2012 |
| Effektenkassenquittungen | 10 Jahre | 2012 |
| Eichaufnahmen | 6 Jahre | 2017 |
| Eidesstattliche Versicherungen | 6 Jahre | 2017 |
| Einfuhrunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Eingangsrechnungen | 10 Jahre | 2012 |
| Eingangsüberweisungsträger | 6 Jahre | 2017 |
| Eingliederungsverträge | 10 Jahre | 2012 |
| Einheitswertunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Einkaufsbücher | 10 Jahre | 2012 |
| Einnahmenüberschussrechnung | 10 Jahre | 2012 |
| Einzahlungsbelege | 10 Jahre | 2012 |
| Energieverbrauchsunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Erlösjournale | 10 Jahre | 2012 |
| Erlösstatistiken | 0 Jahre | sofort |
| Eröffnungsbilanzen | 10 Jahre | 2012 |
| Ersatzkassenunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Essensmarkenabrechnungen (kein Buchungsbeleg) | 6 Jahre | 2017 |
| Eventualverbindlichkeiten | 10 Jahre | 2013 |
| Exportunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Expressauslieferungsbücher | 10 Jahre | 2013 |
| F | ||
| Fahrtenbücher | 10 Jahre | 2013 |
| Fahrtkostenerstattungen | 10 Jahre | 2013 |
| Fakturierjournale | 10 Jahre | 2013 |
| Fehlerjournale (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung | 10 Jahre | 2013 |
| Fernschreiben (Handelsbriefe) | 6 Jahre | 2017 |
| Feuerversicherungsunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Finanzberichte | 6 Jahre | 2017 |
| Frachtbriefe | 6 Jahre | 2017 |
| Frachttarife | 0 Jahre | sofort |
| Frachtunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Freistellungsauftrag für Kapitalerträge | 6 Jahre | 2017 |
| Freistempelabrechnungen | 10 Jahre | 2013 |
| Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) | 10 Jahre | 2013 |
| Fürsorgeunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| G | ||
| Garantiekarten, Garantiescheine | 0 Jahre | sofort |
| Gebrauchsanweisungen | 0 Jahre | sofort |
| Gebrauchsmusterunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Gehaltsabrechnungen und -bücher (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Gehaltskonten | 6 Jahre | 2017 |
| Gehaltslisten | 10 Jahre | 2013 |
| Gehaltsquittungen | 10 Jahre | 2013 |
| Gehaltsvorschusskonten | 10 Jahre | 2013 |
| Gemeinkostenverteilungsschlüssel | 6 Jahre | 2017 |
| Gemeinkostenzusammenstellungen | 6 Jahre | 2017 |
| Geschäftsberichte | 10 Jahre | 2013 |
| Geschäftsbriefe (außer Rechnungen u. Gutschriften) | 6 Jahre | 2017 |
| Geschenknachweise | 6 Jahre | 2017 |
| Gesellschaftsverträge | 10 Jahre | 2013 |
| Gewährleistungsverpflichtungen | 6 Jahre | 2017 |
| Gewerbesteuerunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Gewinn- und Verlustrechnung | 10 Jahre | 2013 |
| Gewinnabführungsverträge | 10 Jahre | 2013 |
| Gewinnfeststellungen | 6 Jahre | 2017 |
| Grundbuchauszüge | 10 Jahre | 2013 |
| Grundbücher | 10 Jahre | 2013 |
| Grundlohnlisten | 10 Jahre | 2013 |
| Grundstücksunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Grundstücksverzeichnis (wenn Inventar) | 10 Jahre | 2013 |
| Gutschriftanzeigen, Gutschriften | 10 Jahre | 2013 |
| H | ||
| Haftungsverhältnisunterlagen (Bilanzunterlagen) | 10 Jahre | 2013 |
| Handelsbilanz | 10 Jahre | 2013 |
| Handelsbriefe (außer Rechnungen u. Gutschriften) | 6 Jahre | 2017 |
| Handelsbücher | 10 Jahre | 2013 |
| Handelsregisterauszüge | 6 Jahre | 2017 |
| Hauptabschlussübersicht | 10 Jahre | 2013 |
| Hauptbücher und -karteien | 10 Jahre | 2013 |
| Hauptbuchkonten | 10 Jahre | 2013 |
| Hauptversammlung (z.B. Beschlüsse) | 10 Jahre | 2013 |
| Hinterlegungsanträge | 6 Jahre | 2017 |
| Hinterlegungsscheine | 6 Jahre | 2017 |
| Hypothekenbriefe | 6 Jahre | 2017 |
| Hypothekenpfandbriefe | 6 Jahre | 2017 |
| I | ||
| Importrechnungen | 10 Jahre | 2013 |
| Importunterlagen (Einfuhrbelege) | 6 Jahre | 2017 |
| Inkassobücher | 10 Jahre | 2013 |
| Inkassokarteien | 6 Jahre | 2017 |
| Inkassoquittungen | 10 Jahre | 2013 |
| Interne Berichte | 0 Jahre | sofort |
| Inventare (Bilanzunterlagen) | 10 Jahre | 2013 |
| Inventurunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Investitionsabrechnungen | 6 Jahre | 2017 |
| Investitionsanträge | 0 Jahre | sofort |
| Investitionszulagenunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| J | ||
| Jahresabschlüsse | 10 Jahre | 2013 |
| Jahresabschlusserläuterungen | 10 Jahre | 2013 |
| Jahresabschlusslisten | 10 Jahre | 2013 |
| Jahreskontoblätter | 10 Jahre | 2013 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Jubilarfeierunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Jubiläumsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| K | ||
| Kalkulationsunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Kantinenunterlagen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Kapitalerhöhungsunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Kapitalverkehrsteuerunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Kassenberichte | 10 Jahre | 2013 |
| Kassenbücher u. -blätter | 10 Jahre | 2013 |
| Kassenstreifen | 6 Jahre | 2017 |
| Kassenzettel (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Kassenzettel (kein Buchungsbeleg) | 6 Jahre | 2017 |
| Kaufverträge | 6 Jahre | 2017 |
| Kilometergeldabrechnungen | 10 Jahre | 2013 |
| Kommissionslisten | 6 Jahre | 2017 |
| Konnossemente | 6 Jahre | 2017 |
| Konsignationsunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Kontenpläne / Kontenplanänderungen | 10 Jahre | 2013 |
| Kontenregister | 10 Jahre | 2013 |
| Kontenübersichten (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Kontoauszüge | 10 Jahre | 2013 |
| Kontokorrentbücher | 10 Jahre | 2013 |
| Konzernabschlüsse | 10 Jahre | 2013 |
| Kostenartenpläne | 10 Jahre | 2013 |
| Kostenstellenpläne | 6 Jahre | 2017 |
| Kostenstellenstatistiken | 0 Jahre | sofort |
| Kostenträgerrechnung | 6 Jahre | 2017 |
| Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) | 10 Jahre | 2013 |
| Kostenvoranschläge | 6 Jahre | 2017 |
| Kreditorenkonten | 10 Jahre | 2013 |
| Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 Jahre | 2017 |
| Kreditunterlagen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Kurssicherungsunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Kurzarbeitergeldanträge | 6 Jahre | 2017 |
| Kurzarbeitergeldlisten | 6 Jahre | 2017 |
| L | ||
| Laborberichte | 0 Jahre | |
| Ladescheine | 10 Jahre | 2013 |
| Lageberichte | 10 Jahre | 2013 |
| Lagerbuchführungen | 10 Jahre | 2013 |
| Lagerprotokolle | 6 Jahre | 2017 |
| Lastschriftanzeigen | 10 Jahre | 2013 |
| Leasingunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Leasingverträge (nach Vertragsende) | 6 Jahre | 2017 |
| Leergutabrechnungen | 6 Jahre | 2017 |
| Lieferscheine (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) | 10 Jahre | 2013 |
| Lizenzunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Lohnbelege | 10 Jahre | 2013 |
| Lohnkonto | 6 Jahre | 2017 |
| Lohnlisten | 10 Jahre | 2013 |
| Lohnsteuerjahresausgleichsunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Lohnsteuerkonten | 10 Jahre | 2013 |
| Lohnsteuerpauschalierung | 6 Jahre | 2017 |
| Lohnsteuerunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Lohnunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Lohnvorschusskonten | 10 Jahre | 2013 |
| Luftfrachtbriefe | 6 Jahre | 2017 |
| M | ||
| Magnetbänder (mit Buchfunktion) | 10 Jahre | 2013 |
| Mahnbescheide | 6 Jahre | 2017 |
| Mahnungen | 6 Jahre | 2017 |
| Maklerschlussnoten | 6 Jahre | 2017 |
| Marktberichte | 0 Jahre | sofort |
| Materialabrechnungen | 10 Jahre | 2013 |
| Materialbeanstandungen | 6 Jahre | 2017 |
| Materialentnahmescheine | 6 Jahre | 2017 |
| Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 Jahre | 2017 |
| Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung | 10 Jahre | 2013 |
| Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen | 6 Jahre | 2017 |
| Mikrofilmverfahrensbeschreibungen | 10 Jahre | 2013 |
| Mineralölunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Monatsinventuren | 0 Jahre | sofort |
| Montageversicherungsakten | 10 Jahre | 2013 |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| N | ||
| Nachkalkulationen | 10 Jahre | 2013 |
| Nachnahmebelege (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Nachnahmebelege (kein Buchungsbeleg) | 6 Jahre | 2017 |
| Nebenbücher | 10 Jahre | 2013 |
| Nettolohnlisten | 10 Jahre | 2013 |
| Normblätter | 0 Jahre | sofort |
| Normvorschriften | 0 Jahre | sofort |
| Nutzflächenermittlung | 10 Jahre | 2013 |
| O | ||
| Obligationen | 6 Jahre | 2017 |
| Offene-Posten-Listen | 10 Jahre | 2013 |
| Orderlimitbücher | 0 Jahre | sofort |
| Orderpapiere | 6 Jahre | 2017 |
| Organisationsunterlagen der Buchführung | 10 Jahre | 2013 |
| Organschaftsabrechnungen | 10 Jahre | 2013 |
| Organschaftsverträge | 10 Jahre | 2013 |
| P | ||
| Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 Jahre | 2017 |
| Packzertifikate | 6 Jahre | 2017 |
| Patentunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Pensionskassenunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Pensionsrückstellungsunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Pensionszahlungen | 10 Jahre | 2013 |
| Pfandleihbücher | 10 Jahre | 2013 |
| Pfändungsunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Portokassenbücher | 10 Jahre | 2013 |
| Postaufträge | 6 Jahre | 2017 |
| Postbankauszüge | 10 Jahre | 2013 |
| Postbankbelege | 10 Jahre | 2013 |
| Postgebühren | 10 Jahre | 2013 |
| Postscheckbelege | 10 Jahre | 2013 |
| Preislisten | 6 Jahre | 2017 |
| Preisvereinbarungen | 6 Jahre | 2017 |
| Privatentnahmebelege | 10 Jahre | 2013 |
| Programmbeschreibung für EDV | 10 Jahre | 2013 |
| Proteste (Scheck, Wechsel) | 6 Jahre | 2017 |
| Protokolle (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Protokolle (kein Buchungsbeleg) | 6 Jahre | 2017 |
| Provisionsabrechnungen | 10 Jahre | 2013 |
| Provisionsgutschriften | 10 Jahre | 2013 |
| Prozessakten | 10 Jahre | 2013 |
| Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) | 10 Jahre | 2013 |
| Q | ||
| Qualitätsberichte | 6 Jahre | 2017 |
| Quartalsabschlüsse (freiwillig) | 0 Jahre | sofort |
| Quartalsabschlüsse (vorgeschrieben) | 10 Jahre | 2013 |
| Quittungen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| R | ||
| Rabattangelegenheiten | 10 Jahre | 2013 |
| Rechnungen | 10 Jahre | 2013 |
| Rechnungsabgrenzungsermittlung | 10 Jahre | 2013 |
| Registrierkassenstreifen (kein Buchungsbeleg) | 6 Jahre | 2017 |
| Reisekostenabrechnungen | 10 Jahre | 2013 |
| Rentabilitätsberechnungen | 0 Jahre | sofort |
| Rentenversicherungsnachweise | 6 Jahre | 2017 |
| Repräsentationsaufwendungen | 10 Jahre | 2013 |
| Repräsentationskosten | 10 Jahre | 2013 |
| Rückscheine | 6 Jahre | 2017 |
| Rückstellungsunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Rückwareneingangsjournale | 6 Jahre | 2017 |
| S | ||
| Sachanlagevermögenskarteien | 10 Jahre | 2013 |
| Sachkonten | 10 Jahre | 2013 |
| Saldenbestätigungen | 10 Jahre | 2013 |
| Saldenbilanzen | 10 Jahre | 2013 |
| Schadensmeldungen | 6 Jahre | 2017 |
| Schadensunterlagen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Scheckbestandsaufnahmen | 10 Jahre | 2013 |
| Schecks | 6 Jahre | 2017 |
| Schreiben (wenn Handelsgeschäft) | 6 Jahre | 2017 |
| Schriftwechsel | 6 Jahre | 2017 |
| Schuldscheine | 6 Jahre | 2017 |
| Schuldtitel | 10 Jahre | 2013 |
| Sicherungsübereignungen | 6 Jahre | 2017 |
| Skontounterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Sondergutschriften | 10 Jahre | 2013 |
| Sozialleistungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Sozialpläne | 6 Jahre | 2017 |
| Sozialversicherungsbeitragskonten | 6 Jahre | 2017 |
| Sparprämienanträge | 6 Jahre | 2017 |
| Sparurkunden | 6 Jahre | 2017 |
| Speditionsversicherungsscheine | 6 Jahre | 2017 |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 10 Jahre | 2013 |
| Spendenbescheinigungen | 10 Jahre | 2013 |
| Steuerbescheide und -erklärungen | 10 Jahre | 2013 |
| Steuerrückstellungsberechnungen | 10 Jahre | 2013 |
| Steuerunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Stornobelege | 10 Jahre | 2013 |
| Stundenlohnzettel (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| T | ||
| Tätigkeitsberichte (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Tagebücher der Handelsmakler | 10 Jahre | 2013 |
| Teilzahlungsbelege | 6 Jahre | 2017 |
| Telefonkostennachweise | 10 Jahre | 2013 |
| Telefonkostennachweise (kein Buchungsbeleg) | 6 Jahre | 2017 |
| Testate als Bilanzteil | 10 Jahre | 2013 |
| Transportschadenunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Transportversicherungsanmeldungen | 6 Jahre | 2017 |
| Transportversicherungsaufträge | 6 Jahre | 2017 |
| Trennungsgeldermittlungen | 10 Jahre | 2013 |
| U | ||
| Übereignungsverträge | 6 Jahre | 2017 |
| Übernahmebescheinigungen (Spediteur) | 6 Jahre | 2017 |
| Überstundenlisten | 6 Jahre | 2017 |
| Überweisungsbelege | 10 Jahre | 2013 |
| Umbuchungsbelege | 10 Jahre | 2013 |
| Umsatzsteuervergütungen | 10 Jahre | 2013 |
| Umsatzsteuervoranmeldungen | 10 Jahre | 2013 |
| Umwandlungsbilanzen | 10 Jahre | 2013 |
| Umwandlungsunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Unfallverhütungsvorschriften | 0 Jahre | sofort |
| Unfallversicherungsunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Unternehmerlohnverrechnungen | 6 Jahre | 2017 |
| Urlaubsanträge | 0 Jahre | sofort |
| Urlaubslisten für Rückstellungen | 10 Jahre | 2013 |
| V | ||
| Valuta-Belege | 10 Jahre | 2013 |
| Verbindlichkeiten | 10 Jahre | 2013 |
| Verfrachtungsaufträge | 6 Jahre | 2017 |
| Verkaufsbelege | 10 Jahre | 2013 |
| Verkaufsbücher, -journale | 10 Jahre | 2013 |
| Vermögensteuerunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Vermögensverzeichnis | 10 Jahre | 2013 |
| Vermögenswirksame Leistungen | 6 Jahre | 2017 |
| Verpfändungsunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Verrechnungskonten | 10 Jahre | 2013 |
| Versandanmeldungen | 6 Jahre | 2017 |
| Verrechnungspreisunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Versand- und Frachtunterlagen (wenn Buchungsbeleg) | 6 Jahre | 2017 |
| Verschiffungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Versicherungspolicen (wenn Buchungsbeleg) | 6 Jahre | 2017 |
| Versorgungsunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Versteigerungsunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Verträge | 6 Jahre | 2017 |
| Vertreterunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Vertreterverzeichnisse | 0 Jahre | sofort |
| Verwahrungsbücher für Wertpapiere | 10 Jahre | 2013 |
| Verzugszinsbelastung | 6 Jahre | 2017 |
| Viehregister | 10 Jahre | 2013 |
| Vollmachten (Urkunden) | 6 Jahre | 2017 |
| Vollständigkeitserklärungen | 10 Jahre | 2013 |
| Vorauszahlungsbelege | 10 Jahre | 2013 |
| Vorschusskonten | 10 Jahre | 2013 |
| Vorschusslisten (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| VwL-Unterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| W | ||
| Währungsforderungen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Warenabgabescheine | 6 Jahre | 2017 |
| Warenbestandsaufnahmen (Inventurunterlage) | 10 Jahre | 2013 |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 Jahre | 2013 |
| Warenverkehrsbescheinigungen | 6 Jahre | 2017 |
| Wechsel | 6 Jahre | 2017 |
| Wechsel (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Wechselbuch | 10 Jahre | 2013 |
| Wechselobligation | 10 Jahre | 2013 |
| Weihnachtsgratifikation (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Werbegeschenknachweise | 10 Jahre | 2013 |
| Werbekosten (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Werksrentenanträge | 6 Jahre | 2017 |
| Werkstattabrechnungen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Werkzeugkosten (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Werkzeugregister als Inventar | 10 Jahre | 2013 |
| Wertberichtigungen (Inventurunterlage) | 10 Jahre | 2013 |
| Wertpapieraufstellungen (Bilanzunterlage) | 10 Jahre | 2013 |
| Wertpapierkurse (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Wildhandelsbücher | 10 Jahre | 2013 |
| Wochenzettel (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Z | ||
| Zahlungsanweisungen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Zahlungsträger | 10 Jahre | 2013 |
| Zeichnungsvollmachten | 6 Jahre | 2017 |
| Zessionen | 6 Jahre | 2017 |
| Zinsabrechnungen | 10 Jahre | 2013 |
| Zinsberechnungen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Zinsberechnungsunterlagen | 6 Jahre | 2017 |
| Zinsstaffeln | 6 Jahre | 2017 |
| Zollbelege | 6 Jahre | 2017 |
| Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer | 10 Jahre | 2013 |
| Zugangsjournale | 6 Jahre | 2017 |
| Zuschüsse des Arbeitgebers (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | 2013 |
| Zustellungsquittungen | 6 Jahre | 2017 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres) | 10 Jahre | 2013 |
| Zwischengewinnermittlung (für vorgeschriebene Konzernabschlüsse) | 6 Jahre | 2017 |
Verlängerte Aufbewahrungspflichten
Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist
Grundsätzlich beträgt die Festsetzungsfrist vier Jahre. Der Frist beginnt am 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde zu laufen. Die Festsetzungsfrist verlängert sich
- auf fünf Jahre, wenn das Finanzbehörde eine "leichtfertige Steuerverkürzung" (Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO) ermittelt,
- auf zehn Jahre, wenn das Finanzbehörde eine "Steuerhinterziehung" (Straftat nach § 370 AO) ermittelt.
Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann jedoch durch eine Reihe von Ereignissen auch gehemmt werden. Deshalb sind Unterlagen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:
- für eine bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,
- für ein schwebendes aufgrund einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung angestrebtes Rechtsbehelfsverfahren,
- für anhängige steuerstrafrechtliche oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
- zur Begründung von Steueranträgen des Steuerpflichtigen..