Welche Geschäftsunterlagen können 2023 entsorgt werden?

Unternehmer können ab 1.1.2023 wieder Platz schaffen und einen Teil ihrer Steuerbelege aus den Vorjahren entsorgen.

Jeder Kaufmann ist allerdings verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dabei unterscheidet man Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren.

Folgende Unterlagen können ab 01.01.2023 vernichtet werden:

  • Aufzeichnungen aus 2012 und früher
  • Inventare, die bis zum 31.12.2012 aufgestellt worden sind
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2012 oder früher aufgestellt worden sind
  • Buchungsbelege aus dem Jahre 2012 oder früher
  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien abgesendeter Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2016 oder früher empfangen bzw. versandt wurden
  • Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2016 oder früher

Tipp:

Nutzen Sie unseren kostenlosen Rechner zur Ermittlung der Aufbewahrungsfristen und berechnen Sie interaktiv wie lange Sie Rechnungen & Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen

Hierbei ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfristen nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen beginnen. Die Frist beginnt vielmehr erst nach Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung oder Änderung im betreffenden Dokument vorgenommen wurde. Klären Sie daher vorab den Zeitpunkt der letzen Eintragung bevor Sie Unterlagen dem Reiswolf zuführen. Hiernach addieren Sie die Aufbewahrungsfrist ab dem folgenden Kalenderjahr.

Beispiel: In der Buchführung 2020 wurden letztmals im März 2022 Umbuchungen vorgenommen. Wann endet die Aufbewahrungspflicht für diese Steuerunterlagen des Jahres 2020?

  6-jährige Aufbewahrungspflicht  10-jährige Aufbewahrungspflicht 
 Beginn der Frist 01.01.2023 01.01.2023
 Ende der Frist 31.12.2028 31.12.2032
 Erlaubte Entsorgung ab 01.01.2029 01.01.2033

Um böse Überraschungen bei einer späteren Betriebsprüfung auszuschließen, sollten Sie größere Aktenvernichtungen am besten immer vorab mit Ihrem Steuerberater besprechen.

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III hat die Finanzverwaltung das Recht erhalten, von einem Steuerpflichtigen bei einer Außenprüfung die Einsicht in die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Steuerdaten sowie die Nutzung dieses Datenverarbeitungssystems zu verlangen. Der Prüfer kann zudem die maschinelle Auswertung dieser Daten fordern oder einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen verlangen. Die Datenverarbeitungssysteme mussten bisher sogar bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Datenauslagerung über die 10-jährige Aufbewahrungsfrist aufrecht erhalten werden. Künftig reicht es aus, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Dies wird in § 147 Abs. 6 S. 6 AO und im Einführungsgesetz zur Abgabenordnung Art. 97, § 19b Abs. 2 AGAO geregelt. Die Neuregelung gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1.1.2020 beginnt.

Ab 01. Januar 2023 können die Unterlagen der folgenden Jahrgänge vernichtet werden ê       

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist ê       

 

A
Abbaumeldungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Abfallsammelmeldungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Abhängigkeitserklärungen10 Jahre   2012 
Abkürzungsverzeichnis (erklärend)10 Jahre   2012 
Ablaufdiagramme (wenn zur Buchführung erforderlich)10 Jahre   2012 
Abrechnungsübersichten  0 Jahre  sofort
Abrechnungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Abschlagszahlungen10 Jahre   2012 
Abschlussbuchungsbelege10 Jahre   2012 
Abschlusskonten10 Jahre   2012 
Abschlussrechnungen10 Jahre   2012 
Abschreibungsunterlagen10 Jahre   2012 
Abtretungserklärungen (nach Erledigung)  6 Jahre   2016 
Abwertungsbelege10 Jahre   2012 
Akkordunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Akkreditive  6 Jahre   2016 
Aktenregister (allgemein)  0 Jahre  sofort
Aktenvermerke  6 Jahre   2016 
Aktenvermerke (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse  6 Jahre   2016 
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung10 Jahre   2012 
Angebote (mit Folgeauftrag)  6 Jahre   2016 
Angebote (ohne Folgeauftrag)  0 Jahre  sofort
Angestelltenversicherung Belege (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Anhang (zum Jahresabschluss)10 Jahre   2012 
Anlageninventare10 Jahre   2012 
Anlagenkartei10 Jahre   2012 
Anlagenunterhaltungskosten (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Anlagenverzeichnis10 Jahre   2012 
Anlagevermögensbücher und -karteien10 Jahre   2012 
Anleihebücher10 Jahre   2012 
Anleihen  6 Jahre   2016 
Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen  6 Jahre   2016 
Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich)  6 Jahre   2016 
Anzahlungsunterlagen  6 Jahre   2016 
Arbeitgeberzuschusskarten  6 Jahre   2016 
Arbeitnehmersparzulage (Verträge)  6 Jahre   2016 
Arbeitsaufträge  0 Jahre  sofort
Arbeitsplatzbeschreibungen  0 Jahre  sofort
Auftragsbestätigungen  6 Jahre   2016 
Auftragsbücher  6 Jahre   2016 
Auftragseingangs- und Bestandslisten  0 Jahre  sofort
Auftragskostenbelege10 Jahre   2012 
Auftragszettel10 Jahre   2012 
Aufzeichnungen10 Jahre   2012 
Ausfuhrunterlagen  6 Jahre   2016 
Ausgangsrechnungen10 Jahre   2012 
Aushänge  0 Jahre  sofort
Auskunftsunterlagen  0 Jahre  sofort
Ausschusslisten (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Außendienstabrechnungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Außendienstabrechnungen (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2016 
Außenhandelsunterlagen  6 Jahre   2016 
Auszahlungsbelege10 Jahre   2012 
B
Bahnabrechnungen10 Jahre   2012 
Bahnfrachtbriefe  6 Jahre   2016 
Bankbelege10 Jahre   2012 
Bankbürgschaften  6 Jahre   2016 
Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen10 Jahre   2012 
Bauantragskostenkostennachweise  6 Jahre   2016 
Baubeschreibungen  6 Jahre   2016 
Baubücher (Inventurunterlage)10 Jahre   2012 
Baugenehmigungen  6 Jahre   2016 
Beförderungspapiere  6 Jahre   2016 
Beherrschungsverträge (nach Beendigung)10 Jahre   2012 
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Belege, soweit Buchungsbeleg (Offene-Posten-Buchhaltung)10 Jahre   2012 
Bestandsberichtigungen10 Jahre   2012 
Bestandsermittlungen (Inventurunterlage)10 Jahre   2012 
Bestandsverzeichnisse10 Jahre   2012 
Bestellungen  6 Jahre   2016 
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen10 Jahre   2012 
Betriebskostenabrechnung (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2016 
Betriebskostenrechnungen10 Jahre   2012 
Betriebskrankenkasse (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Betriebsprüfungsberichte  6 Jahre   2016 
Betriebsratsangelegenheiten  0 Jahre  sofort
Betriebsunfallunterlagen  6 Jahre   2016 
Bewertungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Bewirtungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Bilanzbücher10 Jahre   2012 
Bilanzen (Jahresbilanzen)10 Jahre   2012 
Bilanzkonten10 Jahre   2012 
Bilanzprotokolle für die EDV10 Jahre   2012 
Bilanzunterlagen10 Jahre   2012 
Bons10 Jahre   2012 
Börsenaufträge  6 Jahre   2016 
Bruttoerlösnachweise  6 Jahre   2016 
Bruttolohnlisten  6 Jahre   2016 
Bruttolohnsammelkarten  6 Jahre   2016 
Bruttolohnstreifen  6 Jahre   2016 
Buchführungsprogramme10 Jahre   2012 
Buchführungsunterlagen10 Jahre   2012 
Buchungsanweisungen10 Jahre   2012 
Buchungsbelege10 Jahre   2012 
Buchungsprotokolle für die EDV10 Jahre   2012 
Buchungsunterlagen10 Jahre   2012 
Budget und Budgetunterlagen  0 Jahre  sofort
Bürgschaftsunterlagen  6 Jahre   2016 
C
Carnet-Zolldokumente  6 Jahre   2016 
Clearingauszüge  6 Jahre   2016 
Clearing-Belege10 Jahre   2012 
Code-Pläne zum Verständnis der Buchführung10 Jahre   2012 
Codierungslisten10 Jahre   2012 
Computerausdrucke mit Buchungsdaten10 Jahre   2012 
COM-Verfahrensbeschreibungen10 Jahre   2012 
CpD-Konto (Conto-pro-Diverse)10 Jahre   2012 
D
Darlehenskonto10 Jahre   2012 
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)  6 Jahre   2016 
Darlehensverträge (nach Vertragsablauf)  6 Jahre   2016 
Datensicherungen10 Jahre   2012 
Dauerauftragsunterlagen  6 Jahre   2016 
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf)10 Jahre   2012 
Dauervorschüsse10 Jahre   2012 
Debitorenkonten10 Jahre   2012 
Debitorenlisten (wenn Bilanzunterlage)10 Jahre   2012 
Deklarationen (wenn Versandunterlage)  6 Jahre   2016 
Depotauszüge10 Jahre   2012 
Depotbestätigungen10 Jahre   2012 
Depotbücher10 Jahre   2012 
Deputatunterlagen  6 Jahre   2016 
DIN-Blätter  0 Jahre  sofort
Devisenunterlagen  6 Jahre   2016 
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV10 Jahre   2012 
Doppelbesteuerungsunterlagen  6 Jahre   2016 
Dubiosenbücher10 Jahre   2012 
E
Edelmetallbestände10 Jahre   2012 
Edelmetallumsätze10 Jahre   2012 
EDV-Journal10 Jahre   2012 
Effektenbuch10 Jahre   2012 
Effektenkassenquittungen10 Jahre   2012 
Eichaufnahmen  6 Jahre   2016 
Eidesstattliche Versicherungen  6 Jahre   2016 
Einfuhrunterlagen  6 Jahre   2016 
Eingangsrechnungen10 Jahre   2012 
Eingangsüberweisungsträger  6 Jahre   2016 
Eingliederungsverträge10 Jahre   2012 
Einheitswertunterlagen  6 Jahre   2016 
Einkaufsbücher10 Jahre   2012 
Einnahmenüberschussrechnung10 Jahre   2012 
Einzahlungsbelege10 Jahre   2012 
Energieverbrauchsunterlagen  6 Jahre   2016 
Erlösjournale10 Jahre   2012 
Erlösstatistiken  0 Jahre  sofort
Eröffnungsbilanzen10 Jahre   2012 
Ersatzkassenunterlagen  6 Jahre   2016 
Essensmarkenabrechnungen (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2016 
Eventualverbindlichkeiten10 Jahre   2012 
Exportunterlagen  6 Jahre   2016 
Expressauslieferungsbücher10 Jahre   2012 
F
Fahrtenbücher10 Jahre   2012 
Fahrtkostenerstattungen10 Jahre   2012 
Fakturierjournale10 Jahre   2012 
Fehlerjournale (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung10 Jahre   2012 
Fernschreiben (Handelsbriefe)  6 Jahre   2016 
Feuerversicherungsunterlagen  6 Jahre   2016 
Finanzberichte  6 Jahre   2016 
Frachtbriefe  6 Jahre   2016 
Frachttarife  0 Jahre  sofort
Frachtunterlagen  6 Jahre   2016 
Freistellungsauftrag für Kapitalerträge  6 Jahre   2016 
Freistempelabrechnungen10 Jahre   2012 
Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe)10 Jahre   2012 
Fürsorgeunterlagen  6 Jahre   2016 
G
Garantiekarten, Garantiescheine  0 Jahre  sofort
Gebrauchsanweisungen  0 Jahre  sofort
Gebrauchsmusterunterlagen  6 Jahre   2016 
Gehaltsabrechnungen und -bücher (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Gehaltskonten  6 Jahre   2016 
Gehaltslisten10 Jahre   2012 
Gehaltsquittungen10 Jahre   2012 
Gehaltsvorschusskonten10 Jahre   2012 
Gemeinkostenverteilungsschlüssel  6 Jahre   2016 
Gemeinkostenzusammenstellungen  6 Jahre   2016 
Geschäftsberichte10 Jahre   2012 
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen u. Gutschriften)  6 Jahre   2016 
Geschenknachweise  6 Jahre   2016 
Gesellschaftsverträge10 Jahre   2012 
Gewährleistungsverpflichtungen  6 Jahre   2016 
Gewerbesteuerunterlagen  6 Jahre   2016 
Gewinn- und Verlustrechnung10 Jahre   2012 
Gewinnabführungsverträge10 Jahre   2012 
Gewinnfeststellungen  6 Jahre   2016 
Grundbuchauszüge10 Jahre   2012 
Grundbücher10 Jahre   2012 
Grundlohnlisten10 Jahre   2012 
Grundstücksunterlagen  6 Jahre   2016 
Grundstücksverzeichnis (wenn Inventar)10 Jahre   2012 
Gutschriftanzeigen, Gutschriften10 Jahre   2012 
H
Haftungsverhältnisunterlagen (Bilanzunterlagen)10 Jahre   2012 
Handelsbilanz10 Jahre   2012 
Handelsbriefe (außer Rechnungen u. Gutschriften)  6 Jahre   2016 
Handelsbücher10 Jahre   2012 
Handelsregisterauszüge  6 Jahre   2016 
Hauptabschlussübersicht10 Jahre   2012 
Hauptbücher und -karteien10 Jahre   2012 
Hauptbuchkonten10 Jahre   2012 
Hauptversammlung (z.B. Beschlüsse)10 Jahre   2012 
Hinterlegungsanträge  6 Jahre   2016 
Hinterlegungsscheine  6 Jahre   2016 
Hypothekenbriefe  6 Jahre   2016 
Hypothekenpfandbriefe  6 Jahre   2016 
I
Importrechnungen10 Jahre   2012 
Importunterlagen (Einfuhrbelege)  6 Jahre   2016 
Inkassobücher10 Jahre   2012 
Inkassokarteien  6 Jahre   2016 
Inkassoquittungen10 Jahre   2012 
Interne Berichte  0 Jahre  sofort
Inventare (Bilanzunterlagen)10 Jahre   2012 
Inventurunterlagen10 Jahre   2012 
Investitionsabrechnungen  6 Jahre   2016 
Investitionsanträge  0 Jahre  sofort
Investitionszulagenunterlagen  6 Jahre   2016 
J
Jahresabschlüsse10 Jahre   2012 
Jahresabschlusserläuterungen10 Jahre   2012 
Jahresabschlusslisten10 Jahre   2012 
Jahreskontoblätter10 Jahre   2012 
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Jubilarfeierunterlagen10 Jahre   2012 
Jubiläumsunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
K
Kalkulationsunterlagen  6 Jahre   2016 
Kantinenunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Kapitalerhöhungsunterlagen  6 Jahre   2016 
Kapitalverkehrsteuerunterlagen  6 Jahre   2016 
Kassenberichte10 Jahre   2012 
Kassenbücher u. -blätter10 Jahre   2012 
Kassenstreifen  6 Jahre   2016 
Kassenzettel (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Kassenzettel (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2016 
Kaufverträge  6 Jahre   2016 
Kilometergeldabrechnungen10 Jahre   2012 
Kommissionslisten  6 Jahre   2016 
Konnossemente  6 Jahre   2016 
Konsignationsunterlagen  6 Jahre   2016 
Kontenpläne / Kontenplanänderungen10 Jahre   2012 
Kontenregister10 Jahre   2012 
Kontenübersichten (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Kontoauszüge10 Jahre   2012 
Kontokorrentbücher10 Jahre   2012 
Konzernabschlüsse10 Jahre   2012 
Kostenartenpläne10 Jahre   2012 
Kostenstellenpläne  6 Jahre   2016 
Kostenstellenstatistiken  0 Jahre  sofort
Kostenträgerrechnung  6 Jahre   2016 
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage)10 Jahre   2012 
Kostenvoranschläge  6 Jahre   2016 
Kreditorenkonten10 Jahre   2012 
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf)  6 Jahre   2016 
Kreditunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Kurssicherungsunterlagen10 Jahre   2012 
Kurzarbeitergeldanträge  6 Jahre   2016 
Kurzarbeitergeldlisten  6 Jahre   2016 
L
Laborberichte  0 Jahre 
Ladescheine10 Jahre   2012 
Lageberichte10 Jahre   2012 
Lagerbuchführungen10 Jahre   2012 
Lagerprotokolle  6 Jahre   2016 
Lastschriftanzeigen10 Jahre   2012 
Leasingunterlagen  6 Jahre   2016 
Leasingverträge (nach Vertragsende)  6 Jahre   2016 
Leergutabrechnungen  6 Jahre   2016 
Lieferscheine (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften)10 Jahre   2012 
Lizenzunterlagen10 Jahre   2012 
Lohnbelege10 Jahre   2012 
Lohnkonto  6 Jahre   2016 
Lohnlisten10 Jahre   2012 
Lohnsteuerjahresausgleichsunterlagen10 Jahre   2012 
Lohnsteuerkonten10 Jahre   2012 
Lohnsteuerpauschalierung  6 Jahre   2016 
Lohnsteuerunterlagen10 Jahre   2012 
Lohnunterlagen  6 Jahre   2016 
Lohnvorschusskonten10 Jahre   2012 
Luftfrachtbriefe  6 Jahre   2016 
M
Magnetbänder (mit Buchfunktion)10 Jahre   2012 
Mahnbescheide  6 Jahre   2016 
Mahnungen  6 Jahre   2016 
Maklerschlussnoten  6 Jahre   2016 
Marktberichte  0 Jahre  sofort
Materialabrechnungen10 Jahre   2012 
Materialbeanstandungen  6 Jahre   2016 
Materialentnahmescheine  6 Jahre   2016 
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)  6 Jahre   2016 
Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung10 Jahre   2012 
Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen  6 Jahre   2016 
Mikrofilmverfahrensbeschreibungen10 Jahre   2012 
Mineralölunterlagen10 Jahre   2012 
Monatsinventuren  0 Jahre  sofort
Montageversicherungsakten10 Jahre   2012 
Mutterschaftsgeldunterlagen10 Jahre   2012 
N
Nachkalkulationen10 Jahre   2012 
Nachnahmebelege (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Nachnahmebelege (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2016 
Nebenbücher10 Jahre   2012 
Nettolohnlisten10 Jahre   2012 
Normblätter  0 Jahre  sofort
Normvorschriften  0 Jahre  sofort
Nutzflächenermittlung10 Jahre   2012 
O
Obligationen  6 Jahre   2016 
Offene-Posten-Listen10 Jahre   2012 
Orderlimitbücher  0 Jahre  sofort
Orderpapiere  6 Jahre   2016 
Organisationsunterlagen der Buchführung10 Jahre   2012 
Organschaftsabrechnungen10 Jahre   2012 
Organschaftsverträge10 Jahre   2012 
P
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)  6 Jahre   2016 
Packzertifikate  6 Jahre   2016 
Patentunterlagen  6 Jahre   2016 
Pensionskassenunterlagen10 Jahre   2012 
Pensionsrückstellungsunterlagen10 Jahre   2012 
Pensionszahlungen10 Jahre   2012 
Pfandleihbücher10 Jahre   2012 
Pfändungsunterlagen10 Jahre   2012 
Portokassenbücher10 Jahre   2012 
Postaufträge  6 Jahre   2016 
Postbankauszüge10 Jahre   2012 
Postbankbelege10 Jahre   2012 
Postgebühren10 Jahre   2012 
Postscheckbelege10 Jahre   2012 
Preislisten  6 Jahre   2016 
Preisvereinbarungen  6 Jahre   2016 
Privatentnahmebelege10 Jahre   2012 
Programmbeschreibung für EDV10 Jahre   2012 
Proteste (Scheck, Wechsel)  6 Jahre   2016 
Protokolle (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Protokolle (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2016 
Provisionsabrechnungen10 Jahre   2012 
Provisionsgutschriften10 Jahre   2012 
Prozessakten10 Jahre   2012 
Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers)10 Jahre   2012 
Q
Qualitätsberichte  6 Jahre   2016 
Quartalsabschlüsse (freiwillig)  0 Jahre  sofort
Quartalsabschlüsse (vorgeschrieben)10 Jahre   2012 
Quittungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
R
Rabattangelegenheiten10 Jahre   2012 
Rechnungen10 Jahre   2012 
Rechnungsabgrenzungsermittlung10 Jahre   2012 
Registrierkassenstreifen (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2016 
Reisekostenabrechnungen10 Jahre   2012 
Rentabilitätsberechnungen  0 Jahre  sofort
Rentenversicherungsnachweise  6 Jahre   2016 
Repräsentationsaufwendungen10 Jahre   2012 
Repräsentationskosten10 Jahre   2012 
Rückscheine  6 Jahre   2016 
Rückstellungsunterlagen10 Jahre   2012 
Rückwareneingangsjournale  6 Jahre   2016 
S
Sachanlagevermögenskarteien10 Jahre   2012 
Sachkonten10 Jahre   2012 
Saldenbestätigungen10 Jahre   2012 
Saldenbilanzen10 Jahre   2012 
Schadensmeldungen  6 Jahre   2016 
Schadensunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Scheck- und Wechselunterlagen  6 Jahre   2016 
Scheckbestandsaufnahmen10 Jahre   2012 
Schecks  6 Jahre   2016 
Schreiben (wenn Handelsgeschäft)  6 Jahre   2016 
Schriftwechsel  6 Jahre   2016 
Schuldscheine  6 Jahre   2016 
Schuldtitel10 Jahre   2012 
Sicherungsübereignungen  6 Jahre   2016 
Skontounterlagen10 Jahre   2012 
Sondergutschriften10 Jahre   2012 
Sozialleistungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Sozialpläne  6 Jahre   2016 
Sozialversicherungsbeitragskonten  6 Jahre   2016 
Sparprämienanträge  6 Jahre   2016 
Sparurkunden  6 Jahre   2016 
Speditionsversicherungsscheine  6 Jahre   2016 
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung10 Jahre   2012 
Spendenbescheinigungen10 Jahre   2012 
Steuerbescheide und -erklärungen10 Jahre   2012 
Steuerrückstellungsberechnungen10 Jahre   2012 
Steuerunterlagen  6 Jahre   2016 
Stornobelege10 Jahre   2012 
Stundenlohnzettel (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
T
Tätigkeitsberichte (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Tagebücher der Handelsmakler10 Jahre   2012 
Teilzahlungsbelege  6 Jahre   2016 
Telefonkostennachweise10 Jahre   2012 
Telefonkostennachweise (kein Buchungsbeleg)  6 Jahre   2016 
Testate als Bilanzteil10 Jahre   2012 
Transportschadenunterlagen  6 Jahre   2016 
Transportversicherungsanmeldungen  6 Jahre   2016 
Transportversicherungsaufträge  6 Jahre   2016 
Trennungsgeldermittlungen10 Jahre   2012 
U
Übereignungsverträge  6 Jahre   2016 
Übernahmebescheinigungen (Spediteur)  6 Jahre   2016 
Überstundenlisten  6 Jahre   2016 
Überweisungsbelege10 Jahre   2012 
Umbuchungsbelege10 Jahre   2012 
Umsatzsteuervergütungen10 Jahre   2012 
Umsatzsteuervoranmeldungen10 Jahre   2012 
Umwandlungsbilanzen10 Jahre   2012 
Umwandlungsunterlagen  6 Jahre   2016 
Unfallverhütungsvorschriften  0 Jahre  sofort
Unfallversicherungsunterlagen  6 Jahre   2016 
Unternehmerlohnverrechnungen  6 Jahre   2016 
Urlaubsanträge  0 Jahre  sofort
Urlaubslisten für Rückstellungen10 Jahre   2012 
V
Valuta-Belege10 Jahre   2012 
Verbindlichkeiten10 Jahre   2012 
Verfrachtungsaufträge  6 Jahre   2016 
Verkaufsbelege10 Jahre   2012 
Verkaufsbücher, -journale10 Jahre   2012 
Vermögensteuerunterlagen  6 Jahre   2016 
Vermögensverzeichnis10 Jahre   2012 
Vermögenswirksame Leistungen  6 Jahre   2016 
Verpfändungsunterlagen10 Jahre   2012 
Verrechnungskonten10 Jahre   2012 
Versandanmeldungen  6 Jahre   2016 
Verrechnungspreisunterlagen10 Jahre   2012 
Versand- und Frachtunterlagen (wenn Buchungsbeleg)  6 Jahre   2016 
Verschiffungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Versicherungspolicen (wenn Buchungsbeleg)  6 Jahre   2016 
Versorgungsunterlagen10 Jahre   2012 
Versteigerungsunterlagen  6 Jahre   2016 
Verträge  6 Jahre   2016 
Vertreterunterlagen  6 Jahre   2016 
Vertreterverzeichnisse  0 Jahre  sofort
Verwahrungsbücher für Wertpapiere10 Jahre   2012 
Verzugszinsbelastung  6 Jahre   2016 
Viehregister10 Jahre   2012 
Vollmachten (Urkunden)  6 Jahre   2016 
Vollständigkeitserklärungen10 Jahre   2012 
Vorauszahlungsbelege10 Jahre   2012 
Vorschusskonten10 Jahre   2012 
Vorschusslisten (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
VwL-Unterlagen10 Jahre   2012 
W
Währungsforderungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Warenabgabescheine  6 Jahre   2016 
Warenbestandsaufnahmen (Inventurunterlage)10 Jahre   2012 
Wareneingangs- und -ausgangsbücher10 Jahre   2012 
Warenverkehrsbescheinigungen  6 Jahre   2016 
Wechsel  6 Jahre   2016 
Wechsel (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Wechselbuch10 Jahre   2012 
Wechselobligation10 Jahre   2012 
Weihnachtsgratifikation (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Werbegeschenknachweise10 Jahre   2012 
Werbekosten (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Werksrentenanträge  6 Jahre   2016 
Werkstattabrechnungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Werkzeugkosten (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Werkzeugregister als Inventar10 Jahre   2012 
Wertberichtigungen (Inventurunterlage)10 Jahre   2012 
Wertpapieraufstellungen (Bilanzunterlage)10 Jahre   2012 
Wertpapierkurse (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Wildhandelsbücher10 Jahre   2012 
Wochenzettel (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Z
Zahlungsanweisungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Zahlungsträger10 Jahre   2012 
Zeichnungsvollmachten  6 Jahre   2016 
Zessionen  6 Jahre   2016 
Zinsabrechnungen10 Jahre   2012 
Zinsberechnungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Zinsberechnungsunterlagen  6 Jahre   2016 
Zinsstaffeln  6 Jahre   2016 
Zollbelege  6 Jahre   2016 
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer10 Jahre   2012 
Zugangsjournale  6 Jahre   2016 
Zuschüsse des Arbeitgebers (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre   2012 
Zustellungsquittungen  6 Jahre   2016 
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres)10 Jahre   2012 
Zwischengewinnermittlung  (für vorgeschriebene Konzernabschlüsse)  6 Jahre   2016 

Verlängerte Aufbewahrungspflichten

Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist

Grundsätzlich beträgt die Festsetzungsfrist vier Jahre. Der Frist beginnt am 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde zu laufen. Die Festsetzungsfrist verlängert sich

  • auf fünf Jahre, wenn das Finanzbehörde eine "leichtfertige Steuerverkürzung" (Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO) ermittelt,
  • auf zehn Jahre, wenn das Finanzbehörde eine "Steuerhinterziehung" (Straftat nach § 370 AO) ermittelt.

Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann jedoch durch eine Reihe von Ereignissen auch gehemmt werden. Deshalb sind Unterlagen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:

  • für eine bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,
  • für ein schwebendes aufgrund einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung angestrebtes Rechtsbehelfsverfahren,
  • für anhängige steuerstrafrechtliche oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • zur Begründung von Steueranträgen des Steuerpflichtigen..
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