Diese Unterlagen können 2026 vernichtet werden
Jeder Kaufmann ist allerdings verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Nach Inkrafttreten des "Vierten Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie" wurde ein Teil der 10jährigen Aufbewahrungsplicht um 2 Jahre reduziert.
Folgende Unterlagen können unter Berücksichtigung der 6, 8 oder 10-jährigen Aufbewahrungsfrist ab dem 1.1.2026 vernichtet werden:
- Aufzeichnungen aus 2016 und früher
- Inventare, die bis zum 31.12.2016 aufgestellt worden sind
- Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2016 oder früher aufgestellt worden sind
- Buchungsbelege aus dem Jahre 2018 oder früher
- empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien abgesendeter Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2020 oder früher empfangen bzw. versandt wurden
- Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2020 oder früher
Tipp:
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Hierbei ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfristen nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen beginnen. Die Frist beginnt vielmehr erst nach Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung oder Änderung im betreffenden Dokument vorgenommen wurde. Klären Sie daher vorab den Zeitpunkt der letzen Eintragung bevor Sie Unterlagen dem Reiswolf zuführen. Hiernach addieren Sie die Aufbewahrungsfrist ab dem folgenden Kalenderjahr.
Beispiel: In der Buchführung 2023 wurden letztmals im April 2025 Umbuchungen vorgenommen. Wann endet die Aufbewahrungspflicht für diese Steuerunterlagen des Jahres 2023?
| 6-jährige Aufbewahrungspflicht | 8-jährige Aufbewahrungspflicht | 10-jährige Aufbewahrungspflicht | |
|---|---|---|---|
| Beginn der Frist | 01.01.2026 | 01.01.2026 | 01.01.2026 |
| Ende der Frist | 31.12.2031 | 31.12.2033 | 31.12.2035 |
| Erlaubte Entsorgung ab | 01.01.2032 | 01.01.2034 | 01.01.2036 |
Um böse Überraschungen bei einer späteren Betriebsprüfung auszuschließen, sollten Sie größere Aktenvernichtungen am besten immer vorab mit Ihrem Steuerberater besprechen.
| Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III hat die Finanzverwaltung das Recht erhalten, von einem Steuerpflichtigen bei einer Außenprüfung die Einsicht in die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Steuerdaten sowie die Nutzung dieses Datenverarbeitungssystems zu verlangen. Der Prüfer kann zudem die maschinelle Auswertung dieser Daten fordern oder einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen verlangen. Die Datenverarbeitungssysteme mussten bisher sogar bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Datenauslagerung über die 10-jährige Aufbewahrungsfrist aufrecht erhalten werden. Künftig reicht es aus, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Dies wird in § 147 Abs. 6 S. 6 AO und im Einführungsgesetz zur Abgabenordnung Art. 97, § 19b Abs. 2 AGAO geregelt. Die Neuregelung gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1.1.2020 beginnt. |
Ab 01. Januar 2026 können die Unterlagen der folgenden Jahrgänge vernichtet werden ê | ||
Gesetzliche Aufbewahrungsfrist ê |
| |
| A | ||
| Abrechnungsbelege | 8 | 2017 |
| Abtretungserklärungen | 6 | 2019 |
| Akkreditive | 6 | 2019 |
| Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) | 10 | 2015 |
| Änderungsnachweis der EDV-Buchführung | 10 | 2015 |
| Angebote, die zum Auftrag geführt haben | 6 | 2019 |
| Anlagevermögensbücher und -karteien | 10 | 2015 |
| Arbeitsanweisungen | 10 | 2015 |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen/Krankmeldungen | 10 | 2015 |
| Ausbildungsnachweise | 6 | 2019 |
| Ausgangsrechnungen | 10 | 2015 |
| Außendienstabrechnungen | 10 | 2015 |
| B | ||
| Bankauszüge, Bankbelege | 8 | 2017 |
| Bankbürgschaften | 10 | 2015 |
| Begleitscheine | 10 | 2015 |
| Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung | 10 | 2015 |
| Belege, Sammelbelege, Beleglisten | 8 | 2017 |
| Betriebskostenabrechnungen | 10 | 2015 |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 | 2019 |
| Bewirtungsbelege | 8 | 2017 |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 10 | 2015 |
| Buchungsanweisungen/Buchungsbelege | 8 | 2017 |
| D | ||
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) | 10 | 2015 |
| Datensicherungen | 10 | 2015 |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 | 2019 |
| Debitorenlisten | 10 | 2015 |
| E | ||
| Eingangsrechnungen | 10 | 2015 |
| E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt | 10 | 2015 |
| Export-/Ausfuhrunterlagen (Lieferantenerklärungen, Präferenznachweise etc.) | 10 | 2015 |
| F | ||
| Fahrtkostenerstattungen (Buchungsbelege) | 8 | 2017 |
| Frachtbriefe | 6 | 2019 |
| G | ||
| Gehaltslisten | 8 | 2017 |
| Geschäftsberichte | 10 | 2015 |
| Geschäftsbriefe (außer Gutschriften und Rechnungen) | 6 | 2019 |
| Geschenknachweise | 6 | 2019 |
| H | ||
| Handelsbriefe | 6 | 2019 |
| Handelsregisterauszüge | 10 | 2015 |
| Hauptabschlussübersicht (anstelle der Bilanz) | 10 | 2015 |
| I | ||
| Import-/Einfuhrunterlagen | 10 | 2015 |
| Inkassobücher, -karteien und -quittungen | 10 | 2015 |
| Inventare | 10 | 2015 |
| Investitionszulagen | 10 | 2015 |
| J | ||
| Jahresabschlüsse mit Erläuterungen | 10 | 2015 |
| Jahresabschlusserläuterungen | 10 | 2015 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 | 2015 |
| K | ||
| Kalkulationsunterlagen | 10 | 2015 |
| Kassenberichte, -bücher, -blätter und -belege | 8 | 2017 |
| Kassenzettel | 8 | 2017 |
| Kontoauszüge | 8 | 2017 |
| Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte | 10 | 2015 |
| Kostenträgerrechnungen | 10 | 2015 |
| Krankmeldungen/AU-Bescheinigungen | 10 | 2015 |
| Kreditunterlagen | 10 | 2015 |
| L | ||
| Lieferantenerklärungen | 10 | 2015 |
| Lieferscheine | 10 | 2015 |
| Lohnaufzeichnungen | 8 | 2017 |
| M | ||
| Mahnbescheide | 10 | 2015 |
| Mietunterlagen | 10 | 2015 |
| N | ||
| Nachnahmebelege | 10 | 2015 |
| Nebenbücher | 10 | 2015 |
| O | ||
| Organisationsunterlagen über EDV-Buchführung | 10 | 2015 |
| P | ||
| Pachtunterlagen | 10 | 2015 |
| Personalakten | 10 | 2015 |
| Preislisten (Bewertungsunterlagen) | 10 | 2015 |
| Protokolle (Buchungsbelege) | 8 | 2017 |
| Prozessakten | 10 | 2015 |
| Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) | 10 | 2015 |
| Q | ||
| Quittungen (Buchungsbelege) | 8 | 2017 |
| R | ||
| Rechnungen, Rechnungsunterlagen | 10 | 2015 |
| Reisekostenabrechnungen | 10 | 2015 |
| Reklamationen | 6 | 2019 |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 | 2015 |
| S | ||
| Saldenbilanzen und -listen | 10 | 2015 |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 6 | 2019 |
| Schriftwechsel (allgemein) | 6 | 2019 |
| Schulungsnachweise | 6 | 2019 |
| Spendenbescheinigungen | 10 | 2015 |
| Steuerunterlagen | 10 | 2015 |
| T | ||
| Telefonkostennachweise | 10 | 2015 |
| U | ||
| Überstundenlisten | 10 | 2015 |
| Unfallanzeige/Unfallprotokoll | 6 | 2019 |
| Urlaubsanträge | 10 | 2015 |
| V | ||
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 | 2015 |
| Verkaufsbücher | 10 | 2015 |
| Vermögensverzeichnisse | 10 | 2015 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 6 | 2019 |
| Versicherungspolicen (nach Ablauf) | 6 | 2019 |
| Verträge (nach Vertragsende, sofern keine Buchungsgrundlage) | 6 | 2019 |
| W | ||
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 | 2015 |
| Wechsel (Buchungsbelege) | 8 | 2017 |
| Werbekostenbelege | 8 | 2017 |
| Z | ||
| Zahlungsanweisungen | 10 | 2015 |
| Zinsabrechnungen | 10 | 2015 |
| Zollanmeldung | 10 | 2015 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 | 2015 |
Verlängerte Aufbewahrungspflichten
Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist
Grundsätzlich beträgt die Festsetzungsfrist vier Jahre. Der Frist beginnt am 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde zu laufen. Die Festsetzungsfrist verlängert sich
- auf fünf Jahre, wenn das Finanzbehörde eine "leichtfertige Steuerverkürzung" (Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO) ermittelt,
- auf zehn Jahre, wenn das Finanzbehörde eine "Steuerhinterziehung" (Straftat nach § 370 AO) ermittelt.
Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann jedoch durch eine Reihe von Ereignissen auch gehemmt werden. Deshalb sind Unterlagen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:
- für eine bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,
- für ein schwebendes aufgrund einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung angestrebtes Rechtsbehelfsverfahren,
- für anhängige steuerstrafrechtliche oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
- zur Begründung von Steueranträgen des Steuerpflichtigen..